Planera för framgång: hur du bemästrar styrelsens dagordning

”Möten är där protokoll förs och timmar slösas bort.” Detta citat tillskrivs ofta en fiktiv karaktär – rymdskeppskapten James T. Kirk – men det pekar på en smärtsam sanning: enligt en studie från University of North Carolina från 2022 är en tredjedel av alla möten helt onödiga.

Förutom att de är onödiga är de också dyra och kostar stora företag över 100 miljoner dollar per år. Det är därför många organisationer har tagit en stor sax i sina kalendrar, skrotat återkommande möten med fler än två eller tre personer, infört ”mötesfria dagar” och begränsat möten till 30–45 minuter för att minska bördan.

Tyvärr kan inget av dessa ”produktivitethacks” tillämpas på våra dyraste och utan tvekan viktigaste sammankomster: styrelsemötena.

Vår gemensamma undersökning med "Chartered Governance Institute UK & Ireland" visar att den genomsnittliga kostnaden för styrelse- och utskottsmöten i stora organisationer ligger på omkring 300 000 pund per år sedan 2020. Ändå är det få som är övertygade om att denna investering ger en rimlig avkastning. I en nyligen genomförd undersökning av Board Intelligence uppgav 91 % av företagsledarna att deras styrelse behövde ägna mindre tid åt detaljer för att kunna fokusera mer på organisationens övergripande vision och mål, vilket tyder på att styrelserna har svårt att fokusera sin begränsade tid tillsammans på de saker som är viktigast.

Så hur kan en välplanerad dagordning hjälpa till så att styrelsens tid används på bästa sätt och att styrelsemötena ger det värde vi alla förväntar oss?

Hur planerar du effektiva dagordningar för styrelsemöten?

Två enkla verktyg kan hjälpa styrgrupper, styrelseordförande och vd:ar att planera effektiva dagordningar för styrelsemöten och årsplaner.

Det första, “livets burk”, hjälper oss att tänka mer strategiskt och strukturerat kring hur vi använder styrelseledamöternas tid.

Vi börjar med att tänka på styrelsens tid som en tom glasburk. Den har en begränsad storlek och det finns bara en viss mängd som får plats i den – precis som styrelsens tid, som är begränsad och därför behöver den planeras väl i din dagordning.

Vi kan dela in de olika typer av samtal som styrelseledamöterna vanligtvis har under sina styrelsemöten – allt som behöver få plats i burken – i tre grupper:

• Först har vi de stora strategiska diskussionerna, viktiga beslut och planerade fördjupningar. Tänk på dessa som ”stenar” – stora, klumpiga och oflexibla.
• Sedan finns de regelbundna, rutinmässiga och administrativa ärendena som prestationsuppdateringar, efterlevnadsfrågor och protokoll. Tänk på dessa som sandkorn – de är små men det finns många av dem och de hamnar överallt.
• Slutligen finns det tillfälliga eller brådskande ärenden som dyker upp och som är svåra att planera för – en styrelseledamot ber om en djupdykning i något eller det uppstår ett problem i datacentret som kanske gör att tekniska systemen ligger nere i några timmar. Tänk på dessa som grus.

Det traditionella tillvägagångssättet för att planera dagordningen är att börja med sanden (rutinpunkterna) och sedan lägga till gruset (de brådskande eller ad hoc-punkterna som är mest aktuella). Problemet med detta tillvägagångssätt är dock att det inte ger mycket utrymme för stenarna – vilket gör det mer sannolikt att rutinpunkter eller brådskande frågor tränger undan de större frågorna.

Så för att säkerställa att styrelsen har tid för de viktigaste diskussionerna – de strategiska prioriteringarna som driver organisationen framåt – måste du vända på detta tillvägagångssätt och börja med att lägga stenarna först.

Lägg först stenarna i dagordningen och lägg sedan till sanden, skaka burken lite för att fylla luckorna. Och var hänsynslös: en del sand kan nästan alltid tas bort helt genom att delegera den till en kommitté, diskutera den mindre ofta eller ta samtalet ”offline” och hantera frågan asynkront.

När du har gjort detta bör det finnas lite utrymme kvar för gruset – tid som du fritt kan avsätta till de ad hoc-frågor som dyker upp under styrelsemötet, med vetskapen om att du har gjort tillräckligt med plats för allt annat.

Att bygga upp din dagordning på detta sätt innebär att styrelsen kan ägna mer av sin begränsade tid åt de frågor som är viktiga, med en dagordning som styrs av organisationens prioriteringar snarare än av en administrativ ”att göra”-lista.

Hur tar man reda på vilka samtal som är prioriterade för styrelsen?

Att följa rätt process är bara en del av lösningen; man måste också veta vilka dessa stenar, eller prioriteringar, är. Och det är lättare sagt än gjort när styrelserna jonglerar med en omfattande och växande arbetsbörda. En styrelseledamot klagade en gång till oss att hans styrelse behövde en horisontell dagordning för att hantera sina 20 ”viktigaste” prioriteringar.

Det är här det andra verktyget, modellen ”6 samtal” kommer in. Den hjälper styrelser att identifiera de diskussioner som är avgörande för att organisationen ska kunna förverkliga sin övergripande vision och sina mål, så att dagordningar för styrelsemöten och årsplaner kan byggas upp kring de samtal som är viktiga.

Med hjälp av denna modell kan styrelsens omfattande uppdrag organiseras i sex kategorier, eller samtal. Dessa samtal omfattar strategi, resultat och styrning – de viktigaste områdena för rapportering och diskussion – och kan betraktas på två olika sätt, som återspeglar de två roller som styrelserna utför vid varje given tidpunkt:

• Styra – styrelsens roll i att forma organisationen och hjälpa den att uppnå sina långsiktiga mål.
• Övervaka – styrelsens roll i att övervaka prestationer och söka säkerhet.

Med hjälp av detta enkla ramverk kan styrelser identifiera den eller de frågor som de behöver ta itu med i var och en av dessa kategorier under det kommande året. Dessa frågor är de prioriteringar, eller ”grundstenar”, som styrelsens kalender behöver byggas upp kring.

När dessa prioriteringar har identifierats kan styrelsen bestämma vilken vikt varje fråga ska ges – hur ofta och hur länge den behöver diskuteras vid ett visst styrelsemöte eller under året. Styrelsen kan också ta ett steg tillbaka och bedöma om den har för många prioriteringar, så att vissa kan delegeras till exempelvis ledningen eller kommittéer för att undvika att dagordningen blir överbelastad.

Förutom att modellen utgör grunden för styrelsens årskalender och dagordningar för möten, ger den också styrgrupperna ett ramverk för att bedöma om styrelsen fullgör sina uppgifter och täcker allt som behövs, i rätt balans, under året.

Det är särskilt viktigt eftersom så många styrelser inte får till den balansen utan en välplanerad dagordning. Diskussionerna är ofta inriktade på tillsyn och prestationsfrågor som ”Kommer vi att nå årets mål?”, på bekostnad av diskussioner om strategi och styrning. Det är därför inte förvånande att Board Intelligence i sin undersökning fann att endast 16 % av styrelseledamöterna ansåg att de ägnade för mycket tid åt prestationer, medan 44 % ansåg att de ägnade för lite tid åt strategi.

Hur omsätter du teorin om planering av styrelsens dagordning i praktiken?

Det första steget är att ta ett steg tillbaka, utvärdera var styrelsen har lagt sin tid och identifiera vad som behöver förändras. Vad är rätt balans för din styrelse, och hur långt har du kvar till att uppnå den? Vad diskuterar inte din styrelse?

Det andra steget är en strukturerad samrådsprocess som leds av styrelseordföranden och bolagssekreteraren och där ledningsgruppen och styrelsen deltar, för att fastställa ett tydligt mandat och en uppsättning prioriteringar för styrelsen. Modellen med "6 samtal" är ett användbart ramverk för denna process. Du kan också arbeta med ett team av experter för att underlätta arbetet med att fastställa styrelsens prioriteringar och dagordning som resulterar i en fokuserad styrelsekalender med robusta men ändå flexibla dagordningar för styrelsemöten.

Det sista steget, när styrelsen har en tydlig prioriteringslista och en strukturerad metod för dagordningsplanering, är att omsätta detta i en operativ process. De flesta styrelser planerar sina dagordningar i god tid, men vi vet alla att saker och ting förändras – och att det kan hålla styrelseproffs vakna om natten att hålla reda på alla rörliga delar i kalkylblad och andra dokument.

Board Intelligences verktyg Agenda Planner är utformat för att göra det mindre komplicerat att fastställa dagordningar. Från en enda vy kan du planera din framtida kalender och hantera sista minuten-ändringar med en enkel dra-och-släpp-funktion. Du kan också spåra var styrelsen lägger sin tid och proaktivt korrigera kursen, så att du lättare kan dokumentera efterlevnad och säkerställa att det är styrelsens prioriteringar, inte konventioner, som driver organisationen framåt.