Effektivt styrelsearbete

Vad är styrelseeffektivitet och effektivt styrelsearbete?

Styrelseeffektivitet avser hur väl en styrelse fullgör sina uppgifter. Dessa uppgifter fastställs i bolagslagstiftningen och kompletteras av bolagsstyrningskoder och riktlinjer, som varierar mellan länder och branscher.

Utöver efterlevnad av relevanta lagar och regler avser styrelseeffektivitet även hur väl styrelsen fullgör sina övervaknings- och styrningsuppgifter.

Styrelsens övervakande roll är inriktad på att följa upp kortsiktiga resultat. I denna roll söker styrelseledamöterna säkerhet och hanterar risker. De är upptagna av organisationens kortsiktiga utsikter och huruvida verksamheten kommer att uppnå sina operativa och finansiella mål.

Styrelsens styrande roll är inriktad på att möjliggöra ett hållbart och långsiktigt värdeskapande. Styrelsen tar en styrande roll när den överväger strategier och fattar viktiga investeringsbeslut. När styrelseledamöterna fullgör denna roll måste de vara strategiska, framåtblickande och beakta en rad externa faktorer, så att de kan forma ledningens tänkande och fatta högkvalitativa beslut i linje med organisationens syfte och värderingar.

De mest effektiva styrelserna utmärker sig i båda rollerna för att uppnå kortsiktiga mål och långsiktiga visioner.

Varför är styrelsens effektivitet viktig?

Styrelser påverkar de viktigaste drivkrafterna för organisationens resultat, från planering av VD-tillsättning och finansiell strategi till hållbarhet och kultur. Genom att fastställa organisationens strategi och mål definierar de parametrar inom vilka beslut fattas inom hela organisationen. Detta påverkar hur resurser fördelas och resultat uppnås långt utanför styrelserummet. De säkerställer också att organisationen behåller sin rätt att bedriva verksamhet genom att proaktivt övervaka och hantera risker och följa relevanta lagar och regler.

Många akademiska studier har undersökt sambandet mellan effektiva styrelser och framgångsrika organisationer. Den starkaste påminnelsen om vikten av styrelsens effektivitet kommer dock från en annan källa: de statliga utredningar och rättsprocesser som följer i spåren av företagsskandaler. Deras slutsatser och de bevis som framkommer genom dem, understryker vikten av en engagerad och effektiv styrelse för att förebygga företagsmisslyckanden. Styrelser har varit inblandade i uppmärksammade konkurser i allt från Enron och Blockbuster i USA till Carillion och BHS i Storbritannien.

Som Institute of Directors konstaterade i sin analys av skandalen inom det brittiska postverket, ”var de grundläggande orsakerna brister i mänskligt beslutsfattande, organisationskultur och affärsetik. Post Office:s styrning – och särskilt styrelsen – visade sig inte klara av att hantera dessa problem.”

Vilka är grundpelarna för en effektiv styrelse?

Styrelser måste ha en stabil grund inom tre områden för att kunna fungera på ett säkert och ansvarsfullt sätt: individer, infrastruktur och information.

Individer

Det är viktigt att ha rätt personer runt bordet och att se till att de agerar på rätt sätt – både som individer och som grupp. Styrelser med diversifierade kompetenser, relevant erfarenhet och en kultur präglad av samarbete har större sannolikhet att kunna hantera komplexitet, tänka kreativt och fatta högkvalitativa beslut.

Infrastruktur

Att ha ändamålsenliga policyer, verktyg och processer på plats skapar en stark ram för etiskt och regelrätt beslutsfattande. Det säkerställer också att styrelsens arbete är effektiv, så att styrelsen levererar tillfredsställande mervärde i förhållande till de resurser som krävs för att stödja den.

Information

Korrekt, aktuell och välpresenterad information säkerställer att styrelseledamöterna förstår vad som driver resultatet och gör det möjligt för dem att tänka kreativt och fatta högkvalitativa beslut. De behöver information som täcker relevanta ämnen i lämplig detalj för att öka sin kunskap och stimulera produktiva diskussioner.

Vad gör styrelser i den övre kvartilen annorlunda?

Om dessa tre pelare (individer, infrastruktur och information) fungerar väl utgör de en stark grund för styrelsen. De mest framgångsrika styrelserna nöjer sig dock inte med det. De går längre och bidrar på ett meningsfullt sätt till värdeskapandet i organisationen genom att stärka två ytterligare pelare: inverkan och innovation.

Vi kallar dessa fem pelare för "5 I:na för styrelseeffektivitet", och vårt team av styrelsegranskare använder dem som vägledning i sitt arbete med styrelseutvärderingar.

Vilka är de viktigaste faktorerna som påverkar styrelsens effektivitet?

En rad olika faktorer kan påverka styrelsens effektivitet. Det beror delvis på att styrelser inte är homogena. En genomsnittlig styrelse i ett börsnoterat företag har mellan 9 och 11 ledamöter, som alla bidrar med olika kompetenser, erfarenheter och personlighetsdrag till gruppen.

• Sammansättning: Styrelsens resultat påverkas i hög grad av dess storlek och sammansättning – till exempel antalet ledamöter, balansen mellan ledamöter samt individernas kunskap, expertis och bakgrund. En mer diversifierad grupp analyserar situationer ur fler vinklar och bidrar med fler idéer, vilket i slutändan leder till bättre resultat. En studie från McKinsey från 2023, visade till exempel att företag i den övre kvartilen när det gäller genusdiversitet i styrelsen hade 27 % större sannolikhet att överträffa sina finansiella resultat än företag i den nedre kvartilen.
• Kultur: En samarbetsvillig- och öppen kultur som uppmuntrar utmaningar, debatt och idéer gör det möjligt för organisationen att dra nytta av styrelsemedlemmarnas kunskaper och expertis. Det hjälper också styrelsen att förstå prestationer och fatta välgrundade beslut. Forskning visar att det faktum att man helt enkelt ger människor ”tillstånd att debattera” leder till bättre resultat.
• Mandat: Det är viktigt att styrelsen är tydlig med sina roller och ansvarsområden och att även den övriga organisationen förstår dess roll. Denna fokusering och samstämmighet säkerställer att styrelseledamöterna kan engagera sig i rätt frågor på rätt sätt och vid rätt tidpunkt, och att deras prestationer lättare kan utvärderas.
• Strategi: Organisationens strategi avgör vad som krävs av styrelsen. Om företaget har en strategi för fusioner och förvärv behöver styrelsen andra kompetenser och erfarenheter för att utforma och genomföra denna strategi än om det till exempel handlar om en omstrukturering eller förändringsarbete.

Vilka är de vanligaste utmaningarna för effektivt styrelsearbete?

Endast 30 % av företagsledarna betygsätter sin styrelse som ”bra” eller ”utmärkt”. Samtidigt vill 62 % av VD:ar byta ut en eller flera av sina styrelseledamöter. Denn undersökning från PwC tyder på att det finns betydande utrymme för förbättringar i hur styrelser fungerar och att vissa av de faktorer som anges ovan kan vara svåra att påverka utan lämpliga verktyg och resurser.

Vanliga utmaningar är bristande mångfald, otillräcklig utbildning, överfulla mötesagendor och begränsad tillgång till aktuell information. Dessa problem kan hindra styrelsen från att hantera komplexa frågor och fatta välgrundade beslut i rätt tid.

Exempelvis, visar undersökningar från Board Intelligence att endast 48 % av styrelseledamöterna får ut något av sina styrelsedokument och att varje punkt på dagordningen i genomsnitt diskuteras i endast 21 minuter.

Genom att erbjuda ledningen riktad utbildning och möjligheter till professionell utveckling, anta ett strategiskt angreppssätt till agendaplanering och tillhandahålla vägledning om bästa praxis för rapportskrivning, kan styrelser övervinna dessa hinder och effektivisera styrelsearbetet.

Hur mäter man styrelsens effektivitet?

Att mäta styrelsens effektivitet ger värdefulla insikter som kan bidra till att förbättra styrelsens prestationer och öka dess bidrag till organisationens framgång.

Through regular styrelseutvärderingar, antingen i form av självutvärderingar eller externa styrelseutvärderingar, kan styrelser identifiera sina styrkor och svagheter och jämföra sin prestation med bästa praxis och regelverk. Detta gör det möjligt för styrelseordföranden och bolagssekreteraren att identifiera brister och vidta proaktiva åtgärder för att förbättra styrelsens effektivitet. Tekniska verktyg kan också samla in och analysera data om styrelsens processer, aktiviteter och inverkan, vilket hjälper styrelsen att utveckla en mentalitet som präglas av kontinuerlig förbättring.

Enligt en undersökning genomförd av Board Intelligence i december 2024 anser endast 17 % av företagsledarna att deras styrelser är rustade för att dra nytta av AI-möjligheterna. För att hantera nya utmaningar och risker, samt nyttja nya möjligheter, måste styrelser regelbundet reflektera över sina prestationer. Genom att identifiera brister kan styrelser vidta proaktiva åtgärder för att ligga steget före branschens krav och ge framåtblickande vägledning som hjälper deras organisationer att blomstra på lång sikt.