Mötespaketen blir allt sämre. Här är skälen och hur du kan åtgärda det.

Det är svårt att överdriva hur mycket arbetslivet har förändrats under de senaste åren och samtidigt hur lite mötespaketen har förändrats till det bättre under samma period, enligt de senaste mätningarna.

Under 2018 lanserade vi ett gemensamt initiativ med Chartered Governance Institute UK & Ireland för att hjälpa organisationer att betygsätta sina mötespaket. Eftersom mötespaketet innehåller ett företags mest konfidentiella information är det i sig svårt att objektivt jämföra det med andra företag, så målet var att lyfta på locket och hjälpa styrelser, bolagsstyrningsansvariga och ledningsgrupper att förstå hur de låg till.

Initiativet bestod av två självundersökningsverktyg:

• Ett bedömningsverktyg av mötespaket för att identifiera styrkor och svagheter i både mötespaketet (stil, omfattning och innehåll) och i rapporteringscykeln till styrelsen.
• En styrelserapporteringskalkylator för att räkna ut de dolda kostnaderna för hela processen för styrelserapportering, baserat på antalet styrelseledamöter och möten, längden på mötespaketet och distributionsmetoden.

Vad säger uppgifterna om styrelserapporteringen?

Över 1 000 styrelseledamöter, högsta chefer och yrkesverksamma inom bolagsstyrning från nästan 700 organisationer inom olika sektorer har fyllt i dessa undersökningsverktyg sedan de lanserades. Och resultaten är förödande: under de senaste fem åren har mötespaketen inte bara blivit längre, utan även nivån på de insikter de ger har minskat.

Inte ens hälften av styrelseledamöterna får ut något av styrelsedokumenten

Låt oss börja med de goda nyheterna: 2022 var det fler styrelser och bolagsstyrningsansvariga som ansåg att deras styrelsedokument var ett hinder för styrelsesamtalet (30 %) än till hjälp (28 %). Detta verkar ha varit bottennoteringen för styrelserapporteringen och 2023 visar en markant förbättring.

De dåliga nyheterna? Det är fortfarande färre än hälften (48 %) av styrelsedokumenten som ger mervärde i sina läsares ögon, medan resten anses antingen inte ha någon inverkan (42 %) eller vara ett hinder (10 %).

Totalt sett fortsätter 63 % av styrelseledamöterna och de som arbetar med bolagsstyrning att bedöma sina mötespaket som ”svaga” eller ”dåliga” (en liten förbättring jämfört med genomsnittet för 2018–2022 på 70 %).

Bedömning av styrelsedokument ...

Och bara drygt hälften av styrelseledamöterna tycker att deras ledningsgrupp ägnar tillräckligt med tid åt rapportering

Till råga på allt är det en knapp majoritet (57 %) av styrelseledamöterna och de bolagsstyrningsansvariga som anser att deras ledningsgrupp ägnar tillräckligt med tid åt att skriva styrelsedokumenten – trots att mötespaketen totalt sett har blivit längre.

• Det genomsnittliga mötespaketet är nu 226 sidor långt (en ökning med 30 % sedan 2019, och i linje med vår tidigare forskning i samarbete med Cambridge Judge Business School som visade att medianlängden var cirka 200 sidor). Endast 40 % av mötespaketen är fortfarande under 100 sidor.
• En fjärdedel av styrelseledamöterna och de som arbetar med bolagsstyrning (24 %) anser att den tid som ledningen avsätter för verksamhetsrapporter är otillräcklig, medan ytterligare 19 % är osäkra.

Den tid som ledningen avsätter för styrelserapportering är ...

Vad avslöjar dåliga mötespaket om de organisationer som producerar dem?

Utöver slöseriet när företagsledningen ägnar dagar åt att skriva rapporter som styrelseledamöterna inte har nytta av, är detta allvarligt eftersom mötespaketet är som en kanariefågel i gruvan. Ett dåligt mötespaket är nästan alltid symptomatiskt för en brist på kritiskt tänkande hos ledningen i stort, en brist på tydligt fokus och anpassning till det som är viktigast samt en bristfällig kommunikation mellan ledningen och övriga delar av organisationen.

Och vad leder detta till? Det gör styrelserna långsamma att upptäcka risker och möjligheter i verksamheten. Det gör dem även långsamma att fatta beslut och att genomföra förändringar i strategi och riktning. Och i tider av så snabb förändring och omställning är det en riskfylld situation att befinna sig i.

Efter att ha deltagit i hundratals styrelsemöten genom åren har vi sett hur kvaliteten på mötespaketet är en avgörande faktor för kvaliteten på styrelsediskussionen och själva styrelsemötet. Om det görs på rätt sätt kan det ge styrelsen förutsättningar att lyckas och göra det möjligt för den att föra strategiska, framåtblickande samtal om de saker – och de olika intressenterna - som verkligen betyder något.

Var går mötespaketen fel?

Så vad är det som går fel i styrelserapporteringsprocessen? Det handlar inte om att rapportförfattarna är lata och inte skriver tillräckligt mycket, utan om att de inte är rustade för jobbet och därför skriver på fel sätt om fel saker.

Bra exempel på detta är data som omfattar 2020 till och med 2023:

• 54 % av styrelseledamöterna och de som arbetar med bolagsstyrning anser att nyckelbudskapen i styrelsedokumenten är som att hitta en nål i en höstack.
• 62 % anser att den ledningsinformation de får är för operativ och inte tillräckligt strategisk.
• 54 % tycker att styrelserapporterna är för introspektiva.
• Och 38 % säger att de inte ens på ett korrekt sätt återspeglar organisationens prioriteringar.

Nyckelbudskapen i våra mötespaket ...

Hur åtgärdar man dåligt skrivna mötespaket?

Men bara för att statistiken är ful betyder inte det att den nedåtgående trenden måste fortsätta. De bästa mötespaketen följer den så kallade QDI-principen (Question Driven Insight) – en metod som säkerställer att varje styrelsedokument bygger på ett stabilt och kritiskt tänkande, kommuniceras effektivt och fokuserar på det som är viktigt.

Lucia – vår AI-drivna tanke- och skrivplattform ger liv åt QDI-principen och förser författare med de verktyg och den feedback i realtid som de behöver för att skapa dokument som går till botten med det som är viktigt. Den fungerar som en skicklig redaktör och kritisk vän och hjälper även nybörjare att hitta balansen mellan information och insikt; tidigare resultat och framtidsutsikter; vad som har gått bra och vad som inte har gjort det. Och det gör det enkelt att skapa en högkvalitativ sammanfattning som lyfter fram de viktigaste punkterna direkt.

Så:

• Om du är nyfiken på hur ditt mötespaket står sig mot andra, fyll i utvärderingsverktyget för mötespaket.
• Om du vet att det behövs förbättringar men inte är säker på var du ska börja kan du ta en titt på vår guide till bästa praxis för skriva en sammanfattning samt vår “Hur man skriver …” videoserie där du bland annat kan lära dig skriva verksamhetsrapporter.
• Och om du är redo att förändra din styrelserapportering i stor skala kan du boka en demo av Lucia, vår plattform för verksamhetsrapporter som hjälper dig att skriva briljanta och smarta rapporter som får ditt företag att agera: