Vad är verksamhetsrapporter och varför är de viktiga?
En verksamhetsrapport sammanfattar en affärsenhets, en funktions eller ett teams resultat och framtidsutsikter. Den skrivs ofta varje månad och är en av de rapporter som en ledare oftast ombeds att skriva. Den kan ha många olika namn, till exempel ledningsrapport, affärsrapport, operativ uppdatering eller resultatuppföljning.
En välskriven verksamhetsrapport ger värdefull insikt i ett teams aktiviteter och resultaten av dessa aktiviteter och är därmed ett viktigt verktyg för beslutsfattande.
Den är också en möjlighet för författaren att ingjuta förtroende och bygga upp tillit. Genom att visa kollegor, ledningsgruppen och styrelsen att du förstår vad som driver ditt teams prestationer visar du att du kan anförtros resurser och beslut.
Men många faller i fällan att skriva en ”aktivitetsrapport”, det vill säga en redogörelse för allt som håller dem sysselsatta. Och det är inte vad din styrelse eller din chef är ute efter.
Det styrelseledamöterna vill veta är om du har grepp om de viktigaste frågorna inom ditt ansvarsområde och om du har förmågan att föreslå hur de bäst kan hanteras. Din förmåga att urskilja det väsentliga från det oväsentliga och staka ut en kurs är ett tecken på starkt ledarskap – och det är vad dina läsare letar efter.
Vad är de viktigaste kännetecknen för en bra verksamhetsrapport?
De bästa verksamhetsrapporterna ger praktiska insikter i ett format som är lätt att ta till sig. De är:
- Välstrukturerade och ger en heltäckande översikt över ämnet
- Kortfattade och koncisa
- Skrivna på ett engagerande vis som är lätt att läsa och ta till sig
- Fokuserade på att ge praktiska insikter, snarare än information för informationens skull
- Stödda av relevanta och välpresenterade data
Vad bör en verksamhetsrapport innehålla?
Hur framgångsrik en verksamhetsrapport är har väldigt lite att göra med hur mycket goda nyheter du har att rapportera. Nästan hälften (42 %) av styrelseledamöterna anser att deras verksamhetsrapporter och styrelserapporter inte är tillräckligt uppriktiga med de dåliga nyheterna, vilket kan vara anledningen till att 68 % av styrelseledamöterna betygsätter sina styrdokument som ”svaga” eller ”dåliga”, enligt en undersökning gjord av Board Intelligence.
De flesta rapporter snubblar på samma saker. De nämner inte de övergripande mål som de försöker uppnå eller hur dessa mål relaterar till organisationens helhetsbild. De är antingen för bakåtblickande eller bara en samling goda nyheter. Och slutligen är de otydliga – rapporterna anger inte om du tror att du kommer att uppnå dina mål eller om du behöver korrigera kursen.
För att undvika dessa fallgropar och få en perfekt verksamhetsrapport måste du besvara fyra enkla frågor.
1. Vad försöker vi uppnå?
Börja med att sammanfatta dina mål och hur de stöder organisationens övergripande mål. Läsaren av din verksamhetsrapport är intresserad av de övergripande frågorna. Genom att tydligt visa hur det du beskriver hänger samman med dessa skapar du ett starkare intresse och motiverar läsaren att läsa vidare.
Det låter självklart, eller hur? Men alltför ofta förbises detta. Utöver att hjälpa läsaren att förstå sammanhanget, är det också ett tillfälle för dig att lyfta fram det "varför" som ligger till grund för ditt arbete och engagemang. Fokus och samsyn är kraftfulla prestationsfaktorer.
2. Hur presterar vi i förhållande till vår plan?
Dela upp detta i två områden i verksamhetsrapporten:
- Var presterar vi bättre än planerat?
- Var presterar vi sämre än planerat?
Det räcker med tre till fem viktiga punkter för varje område. Och var inte rädd för att dela med dig av dåliga nyheter. Om du inte tar upp det som inte har gått bra direkt kommer dina läsare att leta efter bevis på det någon annanstans och dra sina egna slutsatser. Deras förtroende för dig stärks när du tar itu med de svåra frågorna, står för budskapet och talar om vad du gör för att åtgärda det som har gått fel.
Och för varje punkt du tar upp, fråga dig själv: ”Så vad betyder det?” Vad innebär det och vad gör vi åt det? Det hjälper dig att hålla verksamhetsrapporten fokuserad på att ge insikter, snarare än information för informationens skull.
3. Hur ser framtiden ut?
Titta framåt och prata om möjligheter samt utmaningar. Det är här den diskussion som din verksamhetsrapport ger upphov till kan bli särskilt värdefull för dig. Det kan vara mycket värdefullt att engagera läsaren genom att be om deras idéer, råd och erfarenheter.
4. Vilka är konsekvenserna?
När du tar ett steg tillbaka och överväger all information du har delat via din verksamhetsrapport, hur säker är du på planen? Finns det saker vi bör påbörja, avsluta eller göra annorlunda för att komma tillbaka på rätt spår eller för att upprätthålla vår fina utveckling?
Alltför ofta lutar sig ledare mot fakta och utelämnar vad de verkligen tycker. Men det finns ingen brist på information idag, tvärtom drunknar vi i den. Så vad skiljer vinnarna från förlorarna? Vår förmåga att urskilja meningen ur bruset och identifiera den bästa vägen framåt. Du är experten och din åsikt är viktig.
Och eftersom du har varit balanserad och uttryckt ditt omdöme kommer du att ingjuta förtroende och din publik kommer att respektera dig.
Vad mer bör du tänka på när du skriver verksamhetsrapporter?
Förutom att strukturera din verksamhetsrapport utifrån de frågor som beskrivs ovan bör du:
- Inkludera en kortfattad sammanfattning som lyfter fram de viktigaste budskapen, så att dina läsare enkelt kan ta till sig de insikterna och fokusera sin uppmärksamhet där det tillför mest värde.
- Skriva tydligt och övertygande så att informationen är lätt att förstå och ta till sig för dina läsare. Det är inte bara vad du säger, utan också hur du säger det och dålig kommunikation kan förstöra ditt hårda arbete.
- Använd en datadashboard för att ge en visuell sammanfattning av de viktigaste KPI:erna som du rapporterar om.
Vilka är fördelarna med att skriva en bra verksamhetsrapport?
Att skriva en högkvalitativ verksamhetsrapport ger en rad fördelar – inte bara för dem du skriver för, utan också för dig själv, ditt team och hela organisationen.
- Att leverera handlingsbara insikter, istället för tomma ord, förbättrar kvaliteten på beslutsfattandet.
- Att ta sig tid att tänka kritiskt kring prestationer fördjupar allas förståelse för vad som händer och varför.
- Att engagera sig i framåtblickande frågor väcker kreativitet som genererar bättre idéer.
- Kortfattade underlag förenklar mötesförberedelserna och leder till mer produktiva diskussioner.
- Genom att bygga upp din publiks förtroende för dig och dina planer är det mer sannolikt att du får det stöd och de resurser du behöver.
Om du vill veta mer om hur du kan hjälpa ditt team att skriva högkvalitativa verksamhetsrapporter varje gång, kontakta vårt rådgivande team om våra tjänster för styrelserapportering eller ta en titt på Lucia, vår AI-drivna plattform för tänkande och skrivande för styrelse- och ledningsrapportering.
Och om du tyckte att den här guiden var användbar hittar du länkar till andra videor i serien nedan.
Eller se mer av den här serien
Hur man skriver en bra ...
En plattform för reflektion och skrivande som gör det enklare att skapa skarpa, insiktsfulla och välformulerade rapporter – med kraft att inspirera och driva förändring i din organisation.
Läs mer