Hur skriver man en sammanfattning för styrelsen?

”Det känns som att jag kommer in mitt i en konversation.”

Det är förmodligen det sista du vill höra från en styrelseledamot som läser din styrelserapport, men det är en av de vanligaste kommentarerna vi får från styrelseledamöter. Oavsett hur mycket erfarenhet du har är det lätt att göra misstaget att skriva en sammanfattning som bara beskriver situationen och inte ger mycket mer. Men en bra sammanfattning kan göra så mycket mer.

En välskriven sammanfattning ger alla en snabb överblick, lyfter fram dina viktigaste punkter och rekommendationer, leder in i en gedigen rapport och gör i slutändan ett starkt intryck på styrelsen. Den goda nyheten är att det finns en idiotsäker formel för att få detta rätt – på en enda A4-sida. Den kallas CQC (Context, Questions, Conclusions) vilket står för bakgrund, frågor, slutsatser och så här fungerar den.

Vad är en sammanfattning – och vad ska den inte innehålla?

Sammanfattningen är rapportens sås. Den finns till för att binda samman allt och ge en snabb smak av ditt styrelsedokument, till en publik som har ont om tid och ännu inte har bestämt sig för om de ska börja dyka ner i hela rapporten. Den finns där för att ge dina läsare en känsla av vad dina viktigaste budskap är, varför det är viktigt och varför de bör läsa vidare.

Men sammanfattningen är inte huvudrätten. Utvecklingen av de viktigaste budskapen, eller analysen av de data som stöder dina slutsatser och rekommendationer, bör behandlas i rapportens huvuddel – tillsammans med allt annat som kräver mer ingående diskussion.

Vilka steg bör du följa när du skriver en sammanfattning?

1. Ge lite bakgrund

Börja med att beskriva hur din rapport hänger ihop med helheten – till exempel din organisations tillväxtmål eller varumärkesstrategi. Om du inleder sammanfattningen med ett okontroversiellt konstaterande kommer läsaren att nicka instämmande och vara på samma våglängd som du. Det är också värt att förklara vad som ligger bakom rapporten – varför läggs den fram för styrelsen just nu? Är det en rutinuppdatering eller har det skett något som påverkar verksamheten?

Begränsa detta avsnitt till några korta meningar som beskriver ”varför och varför nu” i din rapport. Du har utrymme att gå in på detaljerna i själva rapporten.

”Ett kortfattat försättsblad bör redogöra för de viktigaste frågorna, de kontroversiella punkterna och anledningen till att dokumentet inkluderas. Detta bidrar till att styrelsen inte fastnar i detaljer eller frestas att förbise något.”

~ Jane Hanson, Ordförande, Reclaim Fund

2. Fokusera dina frågor

Fortsätt sedan sammanfattningen med att beskriva vilka frågor rapporten kommer att besvara. Det bästa är att begränsa antalet frågor till mellan tre och fem. Forskning har visat att det mänskliga sinnet bara kan behålla cirka fem idéer åt gången – och du vill inte riskera att överbelasta dina styrelseledamöter.

Frågorna bör vara ömsesidigt uteslutande, det vill säga att svaren på dem ska passa in i separata underavsnitt i rapporten utan att överlappa varandra. De ska också leda till svar som ger all information, både positiv och negativ, och ger styrelsen en korrekt bild. Denna princip kallas MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) vilket står för ömsesidigt uteslutande, kollektivt uttömmande. Den säkerställer att ingenting blir oklart och att ingenting saknas.

”Rapporter har en naturlig tendens att dölja brister. Det är inte bara kontraproduktivt utan också ett grundläggande missförstånd av vad styrelsen gör. Vi behöver hela bilden för att kunna göra vårt jobb och hjälpa er att hitta lösningar.”

~ Lynne Berry CBE, Ordförande, Human Tissue Authority

3. Dela dina slutsatser

Nu är det dags att besvara var och en av dina frågor, en i taget, med en kort slutsats. Det kan kännas konstigt att sammanfattningen ska avslöja slutet direkt, men dina styrelseledamöter vill inte behöva leta efter svar. Det är trots allt du som anses vara expert på området – du är den som är bäst lämpad att analysera informationen.

”Författaren vet mycket mer om ämnet än du någonsin kommer att göra – så varför lägger ämnesexperter bördan på läsaren?”

~ Lord Victor Adebowale, Ordförande och medgrundare, Visionable

4. Sammanfatta alla synpunkter som har inkommit och synpunkter som efterfrågas

Slutligen, om det är lämpligt, nämn de synpunkter som har inkommit till din rapport eller ditt projekt, oavsett om de kommer från en kollega, en avdelning eller en extern expert. Tänk noga igenom vilken typ av feedback du vill få från styrelseledamöterna när de har läst din rapport. Vill du ha specifika råd, vill du att de fattar eller godkänner ett beslut, eller är rapporten bara till för deras information?

”Dokument måste vara mycket tydliga – varför exakt ska styrelsen se detta? Är det bara för information, eller förväntar du dig ett beslut från mig?”

~ Alison Munro, Ordförande, TfL’s Independent Investment Programme Advisory Group

Hur ser ett exempel på en bra sammanfattning ut?

Hur ser det ut i praktiken? Här är ett exempel på en sammanfattning som en rapportförfattare på ett fiktivt företag, Globocorp, skulle inkludera i början av ett dokument som informerar ledningsgruppen om förändringar i organisationens rapporteringsprocesser:

Globocorps nya strategi för rapportering

Bakgrund

Vår senaste granskning av styrelsens effektivitet visade att kvaliteten på våra mötespaket behöver förbättras. I detta dokument beskrivs vad som kommer att ändras från och med ledningsgruppsmötet i mars och vad vi behöver från er för att detta ska bli en framgång.

Frågor som tas upp i detta dokument

1. Vad är den nya strategin för rapportering och tidsramar?
2. Vilka är fördelarna med detta?
3. Vad måste jag göra som styrelseledamot?

Slutsatser

1. Vi inför ett nytt berättande format (detaljer på nästa sida). Vi kommer att höja kompetensen hos ledningen genom att införa:
• Workshop och coaching (denna månad).
• Videobaserat lärande (pågående).
• En återkopplingsloop (efter ledningsgruppsmötet i mars).
2. Det nya sättet att rapportera kommer att införas i stor skala, med följande fördelar:
• Beslutsfattande: korta, insiktsfulla dokument som leder till snabbare och smartare beslut.
• Ansvarighet: högkvalitativ rapportering som visar en kultur av ansvar för beslut och deras konsekvenser.
• Tidsbesparing: att skriva långa rapporter tar värdefull tid från dig och dina team och kostar uppskattningsvis 1 miljon pund per år. Den tid som sparas kan istället användas för att driva Globocorp framåt.
3. Ditt engagemang är avgörande för framgången. Du kommer att vara sponsor, författare eller beställare av rapporter. I var och en av dessa roller spelar du en viktig roll:
• Sammanfattning: kom överens om frågorna för att säkerställa att interna intressenter är överens från början. Detta minskar omskrivningar.
• Granska ditt dokument: kontrollera fakta, lägg till din bedömning och var tydlig med vad du vill ha. Det hjälper dig att få tillbaka värde från ledningsgruppen.
• Delta i en workshop: lär dig principerna för effektiv rapportering. Led genom att föregå med gott exempel.
• Förespråka: god kommunikation stärker styrelsens förtroende för dig och ditt team. Med ditt ledarskap är vi övertygade om att vi kan stödja en varaktig förändring av beteendet.

Synpunkter efterfrågas

• Har du några frågor eller funderingar kring tillvägagångssättet?
• Har vi ditt fulla stöd för att genomföra detta initiativ i ditt team?

Några tips att tänka på:

• I sammanfattningens Bakgrund ska du se till att nämna den utlösande faktorn (”Vår senaste granskning av styrelsens effektivitet visade att ...”) och svara på frågan ”Varför nu?” (”Vad kommer att förändras från och med styrelsemötet i mars ...”).
• Sedan, i dina Frågor ska du inte lista de frågor du är mest intresserad av, utan de som troligen kommer att vara mest aktuella i forumet. Begränsa antalet till högst fem och använd dem som underlag för rapportens struktur.
• I dina Slutsatser ska du se till att svara på frågan ”Och?” genom att lägga till insikter (”snabbare beslut”, ”1 miljon pund i besparingar per år” ...), inte bara fakta. Redigera noggrant så att allt ryms på en sida och använd ett enkelt språk, skriv som du talar.
• Slutligen, i avsnittet Synpunkter efterfrågas, få tillbaka värdet genom att fundera på hur ditt forum kan bidra med kreativitet, ge ett externt perspektiv, dra nytta av medlemmarnas erfarenhet eller hjälpa dig att få en tydligare framtidsbild. Använd dina läsare för att upptäcka vad du kanske missar.

Hur börjar man skriva bättre sammanfattningar?

Hämta din kostnadsfria mall för sammanfattningar

Med CQC-formeln skriver du en vinnande rapport som inte bara engagerar direktörerna i de frågor du bryr dig om, utan också bygger upp din trovärdighet hos styrelsen – och du kan ladda ner vår gratis sammanfattningsmall som ger dig allt du behöver för att sätta detta i praktiken:

Lägg till den hemliga ingrediensen i varje rapport

Letar du efter ett verktyg som automatiserar processen så att du kan gå bortom mallar och lägga till den där hemliga ingrediensen i varje rapport? Ta en titt på Lucia, vår AI-drivna programvara för rapportering som har ett inbyggt verktyg för sammanfattningar.

Och stanna inte där, för det som följer efter sammanfattningen är lika viktigt – och ännu svårare att få rätt. Prata med vårt rådgivande team för att ta reda på hur du kan förvandla alla aspekter av ditt mötespaket – och skapa förutsättningar för din styrelse att lyckas.