I augusti 1940, när slaget om Storbritannien rasade, satte sig Winston Churchill vid sitt skrivbord och skrev det numera berömda memot om kommunikation till sin personal med titeln “Brevity”, översätts till ”Korthet” på svenska.
”För att kunna göra vårt arbete måste vi alla läsa en massa dokument. Nästan alla är alldeles för långa. Det slösar tid, samtidigt som energi går åt till att leta efter de väsentliga punkterna. Jag ber mina kollegor och deras medarbetare att se till att deras rapporter blir kortare.”
Churchill fortsatte med att ge några tips på hur man kan minska ordantalet använd kortfattade sammanfattningar för att lyfta fram de viktigaste punkterna, lägg detaljerade analyser i bilagor och ersätta ”byråkratiskt språk” med kortare, mer konversationsliknande formuleringar.
”Tidsbesparingen blir stor, samtidigt som disciplinen att formulera de verkliga huvudpunkterna på ett koncist sätt kommer att bidra till klarare tänkande” avslutade han.
Churchill hade all rätt att vara frustrerad över de rapporter som landade på hans skrivbord. Kommunikationen var långrandiga och fulla av otydliga tankegångar och försvagade allas förmåga att tänka klart i en situation där det var nödvändigt att vara knivskarp.
Många företagsledare delar Churchills frustration. Titta bara på mötespaket så förstår ni vad vi menar. De är bland de viktigaste dokumenten som ett företag producerar, men styrelserapporter är ofta så fulla av brus att det är nästan omöjligt att hitta de viktiga signalerna i dem. Enligt en undersökning som vi har genomfört tillsammans med Chartered Governance Institute UK & Ireland anser nära en tredjedel av styrelseledamöterna att deras styrelsedokument är ett hinder och 80 % betygsätter sina mötespaket som ”svaga” eller ”dåliga”.
Samma problem återfinns ofta i resten av organisationen, där lager på lager av rapportering skapar en tät dimma som försvårar överblicken – från styrelse och ledningsgrupp och hela vägen ner i organisationen. Det är inte konstigt att dålig intern kommunikation beskrivs som ”stora företags tysta mördare”. Det gör det svårt att se vad som är viktigt och ännu svårare att få saker gjorda.
Varför måste företag bli bättre på intern kommunikation?
Om du vill bygga ett varaktigt framgångsrikt företag behöver du ett team som kan omvandla sina insikter och idéer till handling. Det är ju ingen mening med att bygga ett team som kan tänka bra om deras tankar inte leder någonstans.
De måste kunna uttrycka sina tankar öppet och sedan få alla med sig genom att uttrycka sig med konsekvens, tydlighet och genomslagskraft.
Problemet är att det är svårt att kommunicera väl och att de flesta av oss inte är särskilt bra på det – inte ens på de högsta nivåerna inom näringslivet. Vi lär oss dåliga kommunikationsvanor, förklädda som bästa praxis, från tidig ålder. Felaktiga regler inpräntas i oss i skolan och förstärks sedan på arbetsplatsen.
Den goda nyheten är att vanor kan brytas. Så låt oss slänga de dåliga reglerna och ersätta dem med nya som fungerar.
Varje företag besitter en enorm potential av kreativitet och innovation. Vi har skrivit en bok som visar dig hur du kan utnyttja den.
Läs merHur ser bästa praxis för intern kommunikation ut?
Under de senaste 15 åren har vi arbetat med tusentals chefer och hundratals organisationer för att utveckla QDI-principen, en metodik för högkvalitativt tänkande och skrivande.
När du skriver din nästa verksamhetsrapport eller förbereder en presentation för dina kollegor kan du prova att följa dessa tre enkla QDI-principer – och se hur mycket mer ditt tänkande lyser igenom.
1. Placera det viktigaste först för att göra de budskapen kristallklara
Inledning, analys, slutsats. Under hela vårt liv lär vi oss att framföra viktiga budskap och att sammanfatta allt i slutet av vårt arbete. Men viktig information måste ropas ut från hustaket, inte gömmas som en nål i en höstack för att företagskommunikationen ska bli effektiv.
Istället ska du inleda med slutsatsen först för att hjälpa din publik att fånga dina viktigaste budskap. Det innebär att du börjar med en slagkraftig, koncis sammanfattning som direkt svarar på de frågor som de har i åtanke.
Ge direkt ett kortfattat svar på dessa frågor och behandla varje fråga som en hisspitch till en uttråkad 15-åring. Om du bara hade 10 sekunder på dig att förklara vad du tycker och varför de borde bry sig, vad skulle du säga?
2. Skriv som en människa för att göra ditt innehåll lätt att följa
För att få fram ditt budskap ska du inte försöka låta smart. När vi gör det börjar vi använda långa meningar, mångstaviga ord och jargong – allt som belastar vårt arbetsminne extra mycket och gör vår text svår att ta till sig.
Använd istället korta, enkla ord och meningar. Det gör ditt skrivande lättare för andra att ta till sig och får dig att låta smartare. Otaliga studier i olika länder och kulturer, från Princeton till University of Tokyo, har visat att om man ber någon bedöma en författares intelligens utifrån en text, hamnar de författare som använder kortare ord och meningar i topp.
3. Använd din röst och stå för ditt budskap för att skapa förtroende
För att låta lämpligt formella och auktoritära gömmer sig affärsskrivare ofta bakom passiv form och skriver i tredje person. Men för läsaren kan denna kommuikation uppfattas som osäker eller undvikande.
För att undvika detta bör du bryta mot den klassiska regeln om att undvika ”jag” och ”vi” och istället använda just första person och aktiv form. När du tar ansvar för ditt budskap (till exempel genom att säga ”Vi missade våra försäljningsmål” istället för ”Försäljningsmålen missades”) visar du att du tar ansvar – vilket är avgörande för att andra ska ge dig det stöd och de resurser du behöver.
Hur får du dessa nya kommunikationsregler att fungera?
Tyvärr räcker det sällan med att veta vad man bör göra för att ändra sitt beteende. Till och med Winston Churchill misslyckades i sina försök att ändra sitt teams dåliga kommunikationsvanor. Elva år efter sitt memo om ”korthet” måste han ha känt en känsla av déjà vu när han skrev ut ett nytt direktiv.
”1940 uppmanade jag till kortfattning. Uppenbarligen måste jag göra det igen. Jag ber mina kollegor att läsa vad jag skrev då ... och att informera sina medarbetare om mina önskemål.”
Han visste att han lät som en papegoja. Vad han dock inte insåg var att ett memo inte spontant leder till en kultur med god internkommunikation, där alla automatiskt följer reglerna.
Så, vad krävs?
Nyckeln till att få en organisation att kommunicera väl internt är att göra det svårt för alla att inte göra det bra. De företag som är bäst på detta förlitar sig inte på memon, stilguider, förebilder, utbildning eller arméer av redigerare. De använder teknik för att visa människor när de har missat målet och hjälper dem att hitta tillbaka till det.
Det liknar det japanska begreppet poka-yoke, eller ”förhindrande av fel” – att utforma en produkt eller process på ett sätt som gör det väldigt svårt att göra fel. Termen myntades på Japans fabriksgolv på 1960-talet och poka-yoke används idag i de flesta moderna tillverkningsprocesser och i vardagen. Som automatväxlade bilar som inte startar om de inte står i ”parkering” eller ”neutral”, så att du inte rullar framåt (eller bakåt). Eller arkivskåp som inte låter dig öppna mer än en låda åt gången, för att förhindra att de välter.
Idag kan moderna programvaruverktyg användas på ungefär samma sätt för att förbättra den interna kommunikationen. De flesta av oss använder dem redan för att kontrollera stavning och grammatik, men du kan gå ett steg längre och använda programvara för att uppmuntra dina kollegor att anamma kommunikationsprinciper som fungerar och för att guida dig tillbaka på rätt spår när du kommer ur kurs.
Det är här AI kommer in. Dess enorma förmåga att analysera och omformulera text kan knuffa rapportförfattare i rätt riktning och fungera som en kritisk, alltid tillgänglig vän.
Det är därför vi har skapat Lucia, en AI-driven guide för tänkande och skrivande. Ett perfekt verktyg för internkommunikation, tänk på den som ett kärleksbarn mellan Microsoft Words röda streck, Grammarly, Sokrates och en tidningsredaktör. Eller, som japanerna kanske skulle säga, poka-yoke för bra kommunikation.
Den kan ge omedelbar feedback och realtidsmeddelanden som utmanar det dina teammedlemmar skriver medan de skriver, och på så sätt knuffa dem i rätt riktning och kontinuerligt träna dem. Är meningarna korta eller långa och svamliga? Är ordförrådet enkelt eller överdrivet långt och fullt av jargong? Lucias AI-verktyg ställer dessa frågor och föreslår sätt att åtgärda de problem den hittar.
Inom kort känns dessa nya kommunikationskonventioner mindre som ”nya regler” som alla måste lära sig och mer som ”goda vanor” som är svåra att bryta. Och intern kommunikation blir mer som en organisatorisk superkraft och mindre som ett hinder – vilket hjälper dig att styra ditt teams kollektiva hjärnkraft och tillämpa den på de problem och möjligheter som är viktigast.
Vill du skapa nya kommunikationsvanor idag?
Om du vill börja forma nya kommunikationsvanor, ta en titt på Lucia, vår AI-drivna programvara för verksamhetsrapportering. Den erbjuder live-feedback, realtidsmeddelanden, smarta automatiska redigeringsverktyg – och mycket mer.
Ytterligare resurser:
Om du vill lära dig mer och ta reda på hur du kan tillämpa dessa principer på specifika dokument, kolla in våra bästa praxis-guider nedan.
Hur man …
En plattform för reflektion och skrivande som gör det enklare att skapa skarpa, insiktsfulla och välformulerade rapporter – med kraft att inspirera och driva förändring i din organisation.
Läs mer