Bästa praxis för styrelseprotokoll

Varför behöver vi riktlinjer för bästa praxis för protokollskrivning?

Hur ser bästa praxis för styrelseprotokoll ut?

Att leverera bästa praxis för protokollskrivning handlar inte bara om att leverera högkvalitativa resultat, utan också om att leverera en både effektiv och kostnadseffektiv process.

Det är bra att titta på hela processen från början till slut. Genom att dela upp arbetet i separata uppgifter kan du identifiera moment som kan förbättras och utforska nya tekniker för att effektivisera ditt arbete. Om du inte redan har gjort det, är en bra startpunkt vår kostnadsfria kalkylator för att beräkna den totala kostnaden för protokollskrivning för ditt team eller din organisation.

Samtidigt bör du se till att du har implementerat tipsen för bästa praxis nedan, så att du kan vara säker på att du levererar den kvalitet som dina intressenter förväntar sig.

Vilka är de väsentliga delarna i ett styrelseprotokoll?

Syftet med protokoll från styrelse- och kommittémöten är, enligt Chartered Governance Institute UK & Ireland, att ”tillhandahålla en korrekt, opartisk och balanserad intern redogörelse för de ärenden som behandlats vid ett möte”. De fungerar som styrelsens kollektiva minne och ger styrelsen vägledning när den planerar och fattar strategiska beslut.

De innehåller bland annat information om mötet, dagordningen, viktiga diskussionspunkter, beslu, slutresultat och åtgärdspunkter samt frågor som rör efterlevnad och styrning.

Det kan vara bra att använda en mall för att föra styrelseprotokoll, men kom ihåg att det inte finns någon mall som passar alla och att du bör anpassa protokollet efter din organisation och bransch.

Obligatoriskt innehåll och format

För att upprätta mötesprotokoll enligt bästa praxis bör du inkludera väsentliga uppgifter i ett fastställt format. Dessa väsentliga uppgifter är:

• Datum och tid för mötet
• Namn på närvarande styrelseledamöter och frånvarande styrelseledamöter
• Rättelser och ändringar av protokoll från föregående möte
• Tillägg till den aktuella dagordningen
• Om styrelsen är beslutsför
• Antagna eller avslagna motioner och invändningar
• Omröstning och omröstningsresultat
• Åtgärder som vidtagits eller beslutats
• Nästa steg
• Ärenden som ska skjutas upp
• Nya ärenden
• Öppen diskussion eller allmänhetens deltagande
• Datum och tid för nästa möte
• Tidpunkt för mötets slut

Detaljnivå och ton

Protokollet ska innehålla tillräckligt med detaljer för att en ny styrelseledamot ska kunna förstå vad styrelsen har gjort och varför den fattat vissa beslut. Var kortfattad men utförlig och se till att du fångar upp viktiga diskussioner utan att gå in på onödiga detaljer.

Protokollet ska också vara sakligt, fritt från personliga åsikter, fördomar eller känslomässigt språk och skrivet i tredje person.

Vad behöver du veta om lagkrav och efterlevnad?

I Sverige innebär god praxis för styrelseprotokoll att alla protokoll ska vara tydliga, korrekta och följa gällande lagar och regler. Vilka krav som gäller beror på organisationens typ – exempelvis om det rör sig om ett aktiebolag, en ideell förening eller en stiftelse. För aktiebolag är aktiebolagslagen den centrala lagstiftningen som styr styrelsens arbete och dokumentation. Utöver lagkrav är det också viktigt att följa etablerade principer för bolagsstyrning, särskilt för börsnoterade företag.

Regleringsstandarder

Tillsynsmyndigheter som Finansinspektionen och Revisorsinspektionen ställer särskilda krav på bolagsstyrning för börsnoterade företag, finansiella institut och andra reglerade verksamheter.

Dessutom är det viktigt att följa lokal dataskyddslagstiftning (som GDPR) för att skydda känslig företagsinformation och hantera personuppgifter på ett korrekt sätt.

Arkiveringsskyldighet

Enligt svensk aktiebolagslag är företag skyldiga att föra noggranna och tillförlitliga styrelseprotokoll som dokumenterar beslut och viktiga diskussioner. Protokollen ska undertecknas och förvaras på ett säkert sätt i minst sju år enligt bokföringslagen. De ska vara tillgängliga för styrelseledamöter och, vid behov, kunna uppvisas för exempelvis Bolagsverket, Skatteverket eller andra relevanta myndigheter.

Hur skriver man effektiva protokoll?

En omfattande mall för styrelseprotokoll kan hjälpa dig att skapa mer strukturerade protokoll, men den passar kanske inte alltid din specifika situation eller ditt användningsområde. Det är viktigare att veta vilken information som ska dokumenteras och hur den ska presenteras.

Att använda Board Intelligence styrelseportal vid virtuella eller fysiska möten kan underlätta protokollföringen. Du kan enkelt navigera genom styrelsepaket och söka i dokument efter information som det hänvisas till under mötet. Du kan också använda anteckningsverktygen i appen för att markera viktiga delar av ett dokument som du kan behöva återkomma till när du skriver protokollet.

Dokumentera diskussioner och beslut

Att föra bra protokoll är en konst. Du måste fånga vad styrelsen har sagt och gjort men när medlemmarna kommer in på sidospår eller går in på detaljer kan det vara svårt att omvandla dessa fragmenterade samtal till en sammanhängande helhet.

Skriv en kort redogörelse för de åtgärder som styrelsen har vidtagit för varje punkt på dagordningen och förklara kortfattat bakgrunden till åtgärden, tillsammans med en sammanfattning av de viktigaste punkterna som har diskuterats.

Under styrelsemötet dokumenterar du vem som röstade för eller emot ett förslag och eventuella skäl för avvikande röster. När du antecknar förslag ska du ange den exakta formuleringen och eventuella ändringar samt vem som föreslog och stödde dem.

Anteckna de viktigaste diskussionspunkterna som påverkade beslutet, särskilt strategiska frågor eller insikter. Sammanfatta de viktigaste punkterna från styrelsedokumenten, med särskild uppmärksamhet på alternativ som presenterades och övervägdes för viktiga beslut. Högkvalitativa styrelsedokument kan underlätta denna uppgift avsevärt.

Hantering av känslig information

Innan mötet måste du identifiera alla ämnen som kan anses vara känsliga eller konfidentiella. Det kan handla om juridiska frågor, finansiella detaljer, personalfrågor eller strategiska planer.

Inkludera endast övergripande innehåll för vissa diskussioner och se till att protokollet återspeglar besluten men inte de känsliga detaljerna i diskussionen. Följ relevanta lokala dataskyddsbestämmelser för att upprätthålla sekretess och skydda känslig affärsinformation och personlig information.

Dela protokollet endast med dem som behöver informationen och se till att de är bundna av sekretessavtal. Redigera känsliga detaljer innan du delar protokollet med personer som inte är styrelseledamöter.

Om känsliga frågor har diskuterats i virtuella möten krävs ytterligare säkerhetsprotokoll, såsom användning av krypterade plattformar, begränsad åtkomst eller digitala sekretessavtal. För mer information, läs våra tips för protokollföring vid virtuella styrelsemöten.

Använd AI för att skriva styrelseprotokoll

Generativ AI förändrar hur ledningsgrupper producerar protokoll från styrelse- och kommittémöten.

AI är utmärkt på att konvertera data från en representation till en annan – vare sig det är ”bild till text”, ”text till kalkylblad” eller ”franska till engelska”. Och det är precis den process som ligger till grund för protokollskrivning: beslut som fattas av styrelsen (data) konverteras från anteckningar eller transkriptioner (en representation av dessa data) till korrekta mötesprotokoll (en annan representation av samma data).

Därför har vi utvecklat vår egen AI-drivna mjukvarulösning, Minute Writer, för att hjälpa ledningsgrupper att dra maximal nytta av den tidsbesparande tekniken:

• Verktyget är utformat för ett enda syfte: att omvandla anteckningar eller transkriptioner till protokoll – med bibehållen information som är viktig och utan att skriva ut något som du inte har matat in.
• Den är tränad på en noggrant utvald datasamling av protokoll, har lärt sig vad som är bästa praxis och strävar efter att generera samma kvalitet varje gång.
• Utformad med fokus på god styrning delar den upp processen i flera steg, där varje steg innehåller kontrollmekanismer som gör att du behåller kontrollen – så att du kan övervaka och styra vad AI:n gör i varje steg.

Minute Writer automatiserar inte hela processen, men det snabbar upp de mer tråkiga och tidskrävande uppgifterna, så att ditt styrningsteam kan fortsätta att producera protokoll som verkligen är bästa praxis – inklusive processen.

Vilka steg bör du inkludera i din gransknings- och godkännandeprocess?

Granska protokollet genom att verifiera fakta, dubbelkolla siffror och se till att alla röster, motioner och åtgärdspunkter är korrekt antecknade. Innan du slutför protokollet skickar du ett utkast till styrelsens ordförande eller annan utsedd person för godkännande. Gör ändringar enligt önskemål.

AI-verktyg kan flagga potentiella inkonsekvenser eller fel i utkastet till protokollet, till exempel otydliga motioner eller saknade åtgärdspunkter. Många plattformar för styrelsearbete innehåller mallar och arbetsflöden som är utformade för godkännande av protokoll.

I början av ett styrelsemöte måste styrelsen godkänna protokollet från det föregående mötet med enhälligt samtycke. Att godkänna mötesprotokoll är ett viktigt steg för att upprätthålla styrelsens integritet, eftersom icke godkända protokoll inte betraktas som officiella dokument. Dessa godkännanden tar inte mycket tid i anspråk under styrelsemötet och stör inte dagordningen om följande steg har vidtagits före mötet.

Förfaranden för granskning av utkast

När det första utkastet är färdigt ska protokollet distribueras så snart som möjligt – inom tre till fem arbetsdagar efter mötet. Detta säkerställer att detaljerna är färska i styrelseledamöternas minne, så att eventuella problem lätt kan identifieras och åtgärdas omedelbart. Använd en säker plattform, till exempel en styrelseportal, så att styrelseledamöterna kan komma åt och granska protokollet vid behov.

Uppmuntra feedback och uppmana ledamöterna att påpeka fel eller föreslå ytterligare korrigeringar före nästa möte. Genom att använda styrelseportalens interna samarbetsfunktion kan styrelseledamöterna dela sina anteckningar med dig på ett säkert sätt.

Distribution och lagring

Distribuera godkända protokoll till styrelseledamöterna med hjälp av en dedikerad dokumenthanteringslösning och använd styrelseportalens programvara för att arkivera godkända protokoll. Detta säkerställer efterlevnad, tillförlitlighet och robust säkerhet under både fysiska och virtuella styrelsemöten. Enligt svensk bokföringslag ska alla styrelseprotokoll arkiveras i minst sju år.

Vilka är de vanligaste fallgroparna att undvika?

Med tanke på bredden, djupet och komplexiteten i styrelse- och utskottsprotokoll, samt mängden möten som kräver protokollföring, kan misstag inträffa. Här är några vanliga fallgropar att se upp för:

• Tvetydiga beskrivningar av styrelsens åtgärder
• Överdrivna detaljer eller ordagrant återgivna protokoll
• Otydlig identifiering av åtgärdspunkter
• Underlåtenhet att dokumentera intressekonflikter
• Felaktig arkivering och felaktig hantering av känslig information
• Inkludering av information som kan skada styrelsen juridiskt
• Att inte få protokollet godkänt och därmed inte kunna göra det till ett officiellt dokument
• Att inte dokumentera styrelsens beslutsförhet

Risker kring sekretess, noggrannhet och fullständighet kan hanteras genom att vidta följande åtgärder.

Hantera sekretess

Upprätthåll sekretess genom att använda säkra kommunikationskanaler, sekretessavtal och begränsad åtkomst till dokument. Säkerhetsåtgärder bör också omfatta makulering av fysiska dokument och anteckningar efter användning samt permanent radering av elektroniska filer från tillfälliga lagringsplatser och säkerhetskopior. Krypterade virtuella mötesplattformar och styrelseportaler bör användas för att förhindra obehörig avlyssning.

Säkerställa noggrannhet och fullständighet

Att använda en enhetlig mall som fångar upp viktiga detaljer, centrala diskussionspunkter och åtgärdspunkter kan bidra till att säkerställa noggrannhet och fullständighet, särskilt om du har ett stort team som skriver mötesprotokoll. Du kan också använda AI-drivna verktyg för att flagga potentiella fel eller inkonsekvenser i utkastet till mötesprotokoll, till exempel saknade åtgärdspunkter eller otydliga motioner.

Om du vill lära dig mer om bästa praxis för protokollskrivning kan du läsa vår artikel med de bästa tipsen från experter på bolagsstyrning.

Vanliga frågor

Hur ska protokoll från virtuella eller hybridstyrelsemöten skilja sig från protokoll från fysiska möten?

Virtuella och hybridprotokoll ska ange vilken mötesplattform som använts och eventuella tekniska problem som kan ha påverkat diskussionerna eller omröstningarna. Ange hur beslutsförhet fastställdes, särskilt för hybridmöten där deltagarna ansluter från flera platser. Om känsliga frågor diskuterades, dokumentera eventuella ytterligare säkerhetsprotokoll, såsom användning av krypterade plattformar, begränsad åtkomst eller digitala sekretessavtal.

Vad är det bästa sättet att dokumentera avstånd och avvikande åsikter i styrelseprotokoll?

Notera förslaget och omröstningsresultatet genom att ange den exakta ordalydelsen i förslaget eller slutresultatet och det totala antalet röster för, emot och avstånd. Ange vilka medlemmar som avstår eller har avvikande mening genom att lista deras namn. Om en styrelseledamot väljer att förklara sin avvikande mening eller sitt avstående, inkludera en kortfattad sammanfattning.

Hur länge ska organisationer spara olika typer av styrelseprotokoll?

Svensk lagstiftning kräver att företag sparar styrelseprotokoll i minst sju år, i enlighet med bokföringslagen. Vissa branscher som hälso- och sjukvård eller finanssektorn kan dock omfattas av ytterligare krav från tillsynsmyndigheter som Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller Finansinspektionen, vilket kan innebära längre arkiveringstider eller särskilda riktlinjer för dokumentation.