Claire har arbetat mer än 11 år som bolagssekreterare på Angel Trains.
I denna nya värld av Covid-19 gör nästan alla som har möjligheten att arbeta hemifrån det och virtuella styrelse-, utskotts- och ledningsmöten kommer att förbli normen under överskådlig framtid. Men även om tekniken gör det mycket enklare att anordna och genomföra digitala möten än det skulle ha varit för tio år sedan, kvarstår en utmaning: att föra protokoll under digitala styrelsemöten.
För styrelser och dess utskott är protokoll inte bara en nyttig påminnelse om vad som diskuterades och beslutades - det är ett lagkrav. Styrelseprotokoll måste visa att styrelseledamöterna har uppfyllt sina juridiska och förvaltningsmässiga skyldigheter och kan användas både defensivt och offensivt i domstolsförfaranden. Eftersom organisationer sannolikt kommer att fatta svåra och oöverträffade beslut i den nuvarande miljön är det viktigt att styrelseprotokollen visar att styrelseledamöterna noggrant har övervägt inverkan hos alla de intressentgrupper som styrelsen enligt aktiebolagslagen och svensk kod för bolagsstyrning ska ta hänsyn till.
Detta är inte lätt i alla lägen och att göra det i ett virtuellt möte innebär ytterligare utmaningar. Här följer därför några tips som hjälper protokollförare, bolagssekreterare och assistenter att förbereda sig för ett framgångsrikt möte.
1. Bekanta er med tekniken inför digitala styrelsemöten
Videoteknik, som Skype eller Zoom (med video påslaget!), är att föredra för ett helt digitalt möte eftersom det gör att alla deltagare kan ses och det gör det mycket lättare att dels se vem som talar, och dels om någon är sugen på att ställa en fråga eftersom de kan räcka upp handen. Det finns dock ofta minst en styrelseledamot som inte känner sig trygg med tekniken och som kämpar för att komma igång och vill delta via telefon i stället. Därför kan det vara en bra idé att ha en provomgång för att kontrollera att alla har tillgång till tekniken och kan synas och höras, särskilt då IT-team inte fysiskt kan vara på plats för att hjälpa till.
2. Som protokollförare är det viktigt att veta vilka som ska delta
Se till att du som protokollförare vet vilka som förväntas delta i mötet och vilka som har skickat in återbud, så att du kan säkerställa att det finns ett beslutfört antal deltagare. När mötet startar kan du - om du använder video - se vilka som har anslutit sig och helt enkelt gå runt i det (virtuella) rummet. Om alla eller några av deltagarna ansluter via telefon ska du föra ett register som om du vore i skolan, i stället för att alla ska försöka meddela sin närvaro samtidigt. Du måste också vara uppmärksam på om någon lämnar mötet eller avbryter samtalet i förtid, så att du kan notera det i protokollet och se till att det fortfarande finns ett beslutsmandat.
3. Förbered dig för framgång tillsammans med ordföranden
Ett nära samarbete mellan protokollförare och ordföranden före mötet är viktigt för att se till att allt går så smidigt som möjligt. Här är några saker du kan tänka på:
- Föreslå ett förberedande samtal med ordföranden för att gå igenom allt som han eller hon behöver tänka på för att mötet ska löpa på smidigt.
- Be ordföranden att låta deltagarnas kommentarer och frågor komma i tur och ordning för att undvika att folk talar i munnen på varandra.
- Om det är ett telefonmöte kan ordföranden be alla att säga sitt namn innan de lämnar sin kommentar så att du vet vem som talar, även om det finns deltagare vars röster du känner igen.
- Be slutligen ordföranden att sammanfatta de viktigaste punkterna och eventuella åtgärder efter varje punkt innan ni går vidare till nästa, så att du får möjlighet att kontrollera att du har fått med allt viktigt.
4. Få feedback före eller efter mötet
Föreslå att ordföranden ber styrelseledamöterna att, före eller efter mötet, dela kommentarer på föregående protokoll eller ge statusuppdateringar om åtgärder som inte täcks av agendan. Styrelseledamöterna bör kunna göra detta antingen via e-post eller med hjälp av anteckningsverktygen i er styrelseportal. Det sparar inte bara tid att gå igenom dem under mötet utan minskar också risken för du som protokollförare missar någon detalj.
5. Läs möteshandlingarna
Det här låter kanske självklart, men jag vet av erfarenhet att det inte alltid är möjligt för bolagssekreteraren att läsa alla handlingar som skickas ut inför ett möte och det är fullt möjligt att föra ett korrekt protokoll utan att göra det. Men för ett digitalt möte kan det vara bra att veta vad som står i handlingarna för att förstå vad som kommer att tas upp och för att hänga med i diskussionen. Det hjälper dig som protokollförare också att känna igen namn eller tekniska termer som du inte är bekant med.
6. Var inte rädd för att avbryta som protokollförare
Om du inte hör vad någon säger, antingen för att han eller hon talar svagt eller på grund av dålig mottagning, var inte rädd för att avbryta och be honom eller henne att tala högre eller upprepa vad som sagts. Om du inte hör vad som sägs är chansen stor att andra deltagare inte heller gör det och det kan vara en viktig punkt!
7. Använd en styrelseportal-app
Det finns för många fördelar för att jag ska kunna nämna dem alla här med att använda en styrelseportal-app som Board Intelligence jämfört med e-post eller mötespaket i PDF-format.
En bra portal kan göra det enklare att föra protokoll vid digitala styrelsemöten genom att du kan göra anteckningar och navigera enklare i dokumenten under mötet. Du kan använda anteckningsverktygen i din app för att markera viktiga delar av ett dokument som du sannolikt kommer att behöva hänvisa tillbaka till när du skriver ditt protokoll. Dessutom kan du till exempel markera nyckeltal och namn för att spara tid när du försöker hitta den relevanta delen senare.
För det andra kan du som protokollförare använda din styrelseportal för att granska dokument under mötet. Det gör det lättare för alla att följa med eftersom sidnumren alltid är tydligt synliga och det är lättare att navigera i paketet än i ett pappers- eller PDF-paket.
8. Ta avlastande pauser, även som protokollförare
Det här gäller även för fysiska möten. Om det sannolikt blir ett långt möte kan ni komma överens om att ta korta pauser vid bestämda tidpunkter eller efter specifika punkter. Medan andra mötesdeltagare kan smita iväg ett par minuter för att ta en paus, kan protokollföraren inte göra det, eftersom det finns en risk att något viktigt missas. Planera därför in pauserna så att alla kan ta en paus.
9. Dela protokollutkast med projektets sponsorer
Sist men inte minst, även om det är vanligt att protokollutkastet från ett möte endast delas med ordföranden (och kanske vd:n) innan det distribueras vidare, skulle jag föreslå att efter att ha skrivit protokoll från digitala styrelsemöten att det är en god idé att dela relevanta avsnitt med presentatören eller projektets sponsorer. Detta gör det möjligt för dem att kontrollera att alla viktiga punkter har kommit med - särskilt användbart om ämnet var komplext eller ljudkvaliteten var dålig.
Jag hoppas att dessa tips kan ge lite trygghet och vägledning till bolagssekreterare och andra som kanske står inför att vara protokollförare vid digitala möten för första gången. Och om du är bolagssekreterare och har några ytterligare egna förslag, hör gärna av dig!