Trots att styrelserna är mer mångfaldiga och kompetenta än någonsin finns det fortfarande oro kring styrelsernas prestationer. Endast 30 % av de högsta cheferna betygsätter sin styrelse som ”bra” eller ”utmärkt”, och vår undersökning om styrelsens effektivitet visar att styrelserna brottas med en rad utmaningar, från informationsöverflöd till överfulla dagordningar.
Så hur hanterar du dessa hinder och förbättrar styrelsens effektivitet?
Det första steget är att förstå vilka faktorer som verkligen driver styrelsens inflytande. Därefter gäller det att utvärdera relevanta mätvärden – och att implementera verktyg och system som möjliggör kontinuerlig uppföljning och utveckling av styrelsens arbete.
Varför mäter vi styrelsens effektivitet?
Att mäta styrelsens effektivitet är avgörande för att säkerställa ett ansvarsfullt ledarskap och säkerställa att styrelsen tillför värde. Organisationer bör regelbundet utvärdera styrelsens och utskottens prestationer för att identifiera förbättringsområden.
Regelbundna utvärderingar av styrelsens effektivitet rekommenderas i många riktlinjer för att säkerställa höga prestationsnivåer och tydlig ansvarstagande inom styrelsearbetet.
Vilka mått på styrelsens effektivitet bör du utvärdera?
Styrelser står idag inför en rad olika utmaningar. De hanterar ett ständigt växande ansvarsområde, ihållande geopolitisk och ekonomisk osäkerhet samt snabba förändringar i affärsmodeller till följd av AI.
För att hjälpa styrelser att navigera framgångsrikt i denna komplexitet är det viktigt att tänka på styrelsens effektivitet i dess vidaste bemärkelse. Det innebär att man går längre än att mäta de tre traditionella pelarna för styrelsens effektivitet – individer, information och infrastruktur – och gräver djupare i andra faktorer, såsom styrelsens roll i innovation och dess beslutsförmåga.
Kriterier för framgång och riktmärken
Hur ser framgång ut för din styrelse? Det är den första frågan du måste ställa dig innan du börjar mäta något.
För att kunna svara på den måste du se till att styrelsen har ett fokuserat och tydligt definierat uppdrag. Det underlättar inte bara sådant som agendaplanering och styrelserapportering, utan säkerställer också att alla är klara över varför styrelsen finns och vad den ska uppnå.
Utifrån detta kan du definiera styrelsens ”kriterier för framgång” – de specifika mål, resultat och mått som visar om styrelsen levererar värde. De kommer sannolikt att omfatta områden som styrelsens sammansättning, kommunikation, kultur och processer.
Det kan också vara bra att identifiera riktmärken för dessa framgångskriterier. Genom att utvärdera prestationen mot branschstandarder eller tidigare resultat kan du sätta styrelsens prestation i sitt sammanhang och bedöma om saker och ting går i rätt riktning.
Nyckeltal
En KPI-dashboard sammanställer relevanta mätvärden för att ge en ögonblicksbild av styrelsens prestation mot uppsatta mål. Dessa mål kan omfatta snabbhet och kvalitet av beslut, styrelsens oberoende, styrelseledamöternas engagemang och styrelsens utvärderingsbetyg.
Genom att fastställa tydliga KPI:er och regelbundet följa styrelsens framsteg mot dessa kan du koppla styrelsens prestanda till konkreta resultat och snabbt upptäcka och reagera på nya trender. Högkvalitativa KPI:er driver också välgrundade och objektiva diskussioner om vad styrelsen eller enskilda styrelseledamöter kan behöva göra annorlunda.
En välstrukturerad KPI-dashboard kan skära igenom bruset från en oändlig mängd datapunkter och hjälpa styrelseledamöterna att fokusera på de frågor som är viktigast.
Vilka ramverk och verktyg för styrelseutvärdering fungerar bäst?
När du vet hur framgång ser ut kan du börja samla in och rapportera relevanta mätvärden. Du kan använda en rad olika ramverk och verktyg för att göra detta.
Tänk på att om du vill att din styrelseutvärderingsprocess ska tillföra värde måste den ge dig information som du inte redan har. För att gå längre än att bara kryssa i rutor krävs nya insikter och de är inte alltid lätta att få fram.
Använd därför en vetenskaplig metod för att analysera styrelsens prestationer – oavsett om du tittar på styrelsens sammansättning, dagordningens fokus och disciplin, mötesstrukturer och beteenden eller rapportering. På så sätt får du en djupare förståelse för vad som driver styrelsens effektivitet och öppnar upp för nya metoder, taktiker och strategier för att förbättra styrelsens prestationer.
Denna metod med "små förbättringar" för att bygga högpresterande team har visat sig framgångsrik inom en rad andra områden, från sport till handel och kommer också att tillföra stort värde till styrelser.
Utvärderingsmetoder
Styrelseutvärderingen bör utformas så att den noggrant testar om styrelsens sammansättning, verksamhet, struktur och dynamik är effektiv, med hänsyn till organisationens unika kontext och strategi.
Utvärderingsmetoderna omfattar:
- Självutvärdering
- Kollegial utvärdering
- Externa utvärderingar
- Utvärdering av styrelseordförande och vd
- Feedback från intressenter och investerare
- Uppföljning av styrelsens nyckeltal
Digitala verktyg kan användas för att stödja var och en av dessa metoder, till exempel för att samla in information, tillhandahålla riktmärken och identifiera förbättringsområden.
Extern kontra intern utvärdering
Interna granskningar är värdefulla, men kan ibland följa ett rutinmässigt mönster och vara mindre objektiva eller djupgående. Externa utvärderare bidrar med nya perspektiv och hjälper till att säkerställa att processen förblir transparent och opartisk. Det är därför organisationer i allt högre grad vänder sig till externa granskningar och inför regelbundna styrelseutvärderingar i sin planering. Regelbundna externa granskningar är också obligatoriska enligt vissa regelverk för bolagsstyrning.
Vilka är de kvantitativa och kvalitativa måtten på styrelsens effektivitet?
Kvalitativa mått fokuserar på ”varför” och ”hur” bakom styrelsens beteende och resultat och ger oss mer kontext och detaljer för att förstå styrelsens prestationer.
Även om dessa insikter är värdefulla bör de inte användas isolerat; vi behöver också hårda siffror att arbeta med. Det är där kvantitativa frågor kommer in, som ger oss empiriska data om faktorer som mötesfrekvens, tid som läggs ner (på förberedelser eller i möten), styrelsens enighet om viktiga beslut och styrelseledamöternas belåtenhet, som vi kan mäta och jämföra över tid och mellan olika organisationer.
Styrelsens dynamik och kultur
Varje styrelse har en intern kultur som formas av hur styrelseledamöterna kommunicerar med varandra, arbetar som ett team och fattar beslut. Denna kultur formas ytterligare av faktorer som styrelsens storlek och sammansättning samt organisationens styrningsstruktur (till exempel om vd- och styrelseordförande har samma person eller om organisationen har en styrelse med två nivåer).
Kulturen är en viktig drivkraft inte bara för teamets prestationer, utan också för företagets prestationer. Forskning från Board Intelligence Think Tank visar att organisationer med en sund kultur ger 200 % högre avkastning för aktieägarna. Styrelsedynamiken kan påverka hur framgångsrika förändringsprogrammen blir, och studier visar att styrelsernas struktur, mångfald och beslutsprocesser kan underlätta eller försvåra förändringsinitiativ.
Implementering av mätsystem
Det finns ett brett utbud av mätverktyg som blir allt enklare att implementera. Styrelser kan till exempel använda verktyg för självutvärdering, få realtidsdata från sin styrelseportal eller följa kvaliteten på sina styrelsedokument med hjälp av verktyg som Lucia, Board Intelligence AI-drivna plattform för styrelserapportering som analyserar styrelsedokument medan de skrivs. Tillsammans med Chartered Governance Institute UK & Ireland har Board Intelligence också skapat två kostnadsfria verktyg som hjälper organisationer att utvärdera kvaliteten och effektiviteten i sin styrelserapportering: ett självutvärderingsverktyg för styrelsens rapportering och en kalkylator för styrelserapportering.
Verktyg som dessa kan ge användbara datadrivna insikter som hjälper dig att mäta styrelsens effektivitet och vidta åtgärder för att förbättra den.
Datainsamling och granskningscykler
Frågeformulär och enkäter används ofta för att utvärdera styrelsens prestationer, eftersom de möjliggör effektiv datainsamling från stora grupper av respondenter.
Det anses vara bästa praxis att genomföra en enkätbaserad styrelseutvärdering en gång om året och en extern styrelseutvärdering vart tredje år. Dessa utvärderingsprocesser bör även omfatta styrelsens utskott.
Handlingsplanering och genomförande
När du har fått fram användbara insikter om styrelsens prestationer kan du formulera en plan för att hantera identifierade problem, förbättra styrelsens processer och öka dess effekt.
Prioritera de frågor och möjligheter som du vill fokusera på först. Se till att åtgärderna är väl definierade och mätbara, med tydliga ansvariga. Du bör också upprätta ett system för att följa och granska framstegen för varje punkt och rapportera tillbaka till styrelsen om genomförandet. Du kan läsa vår vägledning om bästa praxis för resultatrapportering här.
Uppföljning av framsteg och förbättringar
Styrelsens mötesprotokoll dokumenterar resultaten av styrelsens diskussioner, men följer inte upp framstegen för styrelsens åtgärder eller delegeringar. Mötespaketen bör innehålla en åtgärdshandling för att dokumentera framstegen för överenskomna åtgärder, med en uppdelning mellan pågående, avslutade och återstående åtgärder.
Om styrelsen har delegerat diskussioner till utskott är det viktigt att utskotten lämnar högkvalitativa uppdateringsrapporter för att följa upp framstegen. En styrelseportal gör det enkelt att dela denna information på ett säkert sätt.
Prestationsövervakning och återkoppling
AI-verktyg kan, när de används på ett ansvarsfullt sätt, hjälpa till att övervaka styrelseledamöternas åsikter, mäta individuella och kollektiva prestationer och identifiera bristande efterlevnad.
Prestationen kan också övervakas genom styrelseobservationer som utförs av en pålitlig extern observatör som deltar i styrelsemötena. Observatören övervakar noggrant dynamiken mellan individer, beslutsprocesser, diskussioner och efterlevnaden av styrningsprinciperna och ger sedan feedback om styrelsens interaktioner och engagemangsnivåer.
Kontinuerlig förbättring
Ordföranden bör uppmuntra öppna, ärliga och regelbundna diskussioner om styrelsens prestationer och skapa en trygg miljö där styrelseledamöterna kan ge konstruktiv feedback och dela sina perspektiv.
Du kan skapa en kultur av kontinuerlig förbättring genom att regelbundet se över de metoder, verktyg och mått som du använder för att utvärdera styrelsens effektivitet och ändra dem vid behov för att säkerställa att de är anpassade till organisationens behov.
Använd vårt utvärderingsverktyg för att ta reda på hur effektiv din styrelserapportering är och få praktiska tips om hur du kan förbättra kvaliteten på ditt mötespaket.
Börja nuVanliga frågor
Hur ofta bör styrelser genomföra effektivitetsgranskningar?
Det beror på lagkrav, bästa praxis och organisationens specifika behov. De flesta organisationer genomför en översiktlig prestationsgranskning varje år. Utvärderingar kan genomföras oftare under perioder av betydande förändringar, såsom fusioner, ledarskiften eller regeländringar.
Vilka är de viktigaste måtten för att mäta styrelsens prestationer?
De viktigaste måtten fokuserar på operativ effektivitet och strategiskt inflytande. Vanliga indikatorer är styrelsens sammansättning och oberoende, styrelsens engagemang och närvaro, anpassning till företagsstrategin samt risk- och regelefterlevnad. Andra mått är intressenternas tillfredsställelse och finansiell tillsyn.
Bör styrelser använda interna eller externa utvärderare för att mäta sin effektivitet?
För börsnoterade företag i Storbritannien är det i linje med bästa praxis för bolagsstyrning och lagstadgade krav att använda både interna och externa utvärderingar. Årliga interna granskningar säkerställer kontinuerlig övervakning och regelbunden kalibrering. Externa utvärderingar vartannat till vart tredje år ger ett opartiskt perspektiv och en referensram, samtidigt som man bör ha i åtanke att högriskbranscher som finans och energi kan ha nytta av mer frekventa externa granskningar.