Utmaningen

Styrelsen för ingenjörsbolaget Rolls-Royce - som ingår i FTSE 100 - ville ha bättre strukturerade rapporter som presenterades med större genomslagskraft och konsekvens. Styrelseledamöterna hade märkt en tendens till att deras styrelsematerial var alltför tekniskt. Dokumenten var ofta långa och tjocka, fokuserade på detaljerna i ett ämne och gjorde det svårt för styrelsen att betrakta frågorna ur ett mer övergripande, strategiskt perspektiv.

Kort sagt ville styrelsen att handlingarna skulle bli bättre på att lyfta fram nyckelfrågor och underlätta en strategisk debatt. Vi utmanades att hjälpa sekretariatsteamet att uppfylla uppdraget.

Lösningen

Vi arbetade med sekretariatsteamet för att leverera en rapporteringslösning i två delar.

För det första levererade vi utbildning för att höja kompetensen hos Rolls-Royces ordinarie rapportförfattare. Vi utbildade 100 personer under sex workshops, som fokuserade på tre nyckelområden:

• Hur man skriver en effektiv sammanfattning som lyfter fram de viktigaste budskapen.
• Hur man strukturerar rapporter för att säkerställa att det finns en logisk kaskad av information och att alla väsentliga punkter täcks in.
• Hur man producerar rapporter med en konsekvent stil, skrivna klart och koncist.

För det andra införde vi en skräddarsydd version av Lucia, vår AI-drivna programvara för rapportskrivning, för att förankra utbildningsprinciperna i hela organisationen. De rapportmallar som ingår i Lucia återspeglar bästa praxis för rapportering och ger rapportförfattarna fortlöpande stöd och utbildningstips. Mallarna är utformade för att utmana och vägleda rapportförfattarnas tänkande, vilket säkerställer att informationen i rapporterna är relevanta och väl genomtänkta.

Utfallet

För styrelsen: en väsentlig förbättring av den information de får. Styrelsen har rapporterat att de omarbetade dokumenten lyfter fram de viktigaste frågorna mycket tydligare och bidrar till bättre samtal i styrelserummet.

För rapportförfattarna och sekretariatet: avsevärda tidsbesparingar. De skräddarsydda rapportmallarna har gjort det enklare att skriva rapporter och företagets sekretariatsteam lägger nu mindre tid på att granska och förbättra dokumenten eftersom de första utkasten håller mycket högre kvalitet.

För organisationen som helhet: en förbättring av rapporteringen på flera nivåer. Utbildningsprinciperna har anammats av fler än den första gruppen som utbildades inom Rolls-Royce och många av dem som genomgick utbildningen är starka förespråkare för att använda våra rekommendationer i sina egna möten och dokument.

Du kan också ladda ner den här fallstudien som en PDF. Klicka bara på knappen nedan.

Om du vill veta mer om våra utbildningar eller Lucia och hur de kan hjälpa din organisation, kontakta oss. När du har fyllt i formuläret kontaktar vi dig för att komma överens om en tid som passar dig.