Den kompletta guiden till KPI-dashboardar

Om det är något styrelser både gillar och behöver så är det data. Men det är inte alltid lätt att hitta rätt balans. Blir det för mycket eller för lite, finns risken att de missar viktiga insikter, fastnar i detaljer eller fattar fel beslut.

För att hitta rätt balans måste du se till att ditt mötespaket innehåller en KPI-dashboard (KPI = Key Performance Indicators) av hög kvalitet. Men hur ser en KPI-dashboard ut som uppfyller alla krav, och hur skapar man en sådan?

Läs vidare för våra bästa tips på hur man skapar en bra KPI-dashboard för ditt företag. Om du har ont om tid kan du skrolla ner till slutet av inlägget och titta på vår videoguide.

En KPI-dashboard ger en tydlig visuell sammanfattning av en organisations resultat och prognos för framtiden. Den sammanställer en rad noggrant utvalda KPI:er och mätvärden för att ge styrelseledamöterna en översiktlig bild av organisationens hälsa.

Det är vanligtvis en av de första rapporterna som en styrelseledamot läser när de öppnar sitt mötespaket, tillsammans med vd-rapporten och dessa ska helst vara på samma sida.

När det görs rätt fungerar KPI-dashboarden som ett kraftfullt verktyg som skär igenom bruset och hjälper styrelsen att fokusera sin uppmärksamhet, erfarenhet och tid på det som verkligen spelar roll. Den fungerar som “en central sanningskälla” som säkerställer att organisationens ledare utgår från samma underlag när de bedömer verksamhetens hälsa och viktiga nyckeltal.

För få styrelseledamöter upplever dock denna fördel, eftersom de överväldigas av information. Det genomsnittliga mötespaketet är nu 226 sidor långt – en ökning med över 30 % sedan 2019 – och 54 % av styrelseledamöterna har svårt att hitta de viktigaste budskapen i materialet, enligt forskning utförd av Board Intelligence och Chartered Governance Institute UK & Ireland. En styrelseledamot berättade en gång för mig att det kändes som att “dricka vatten ur en brandslang” när hen läste mötespaketet, eftersom datan var så detaljerad och omfattande.

KPI-dashboardar är ett av de mest effektiva sätten att hantera informationsöverflöd, då de kondenserar en potentiellt obegränsad mängd datapunkter till handlingsbara insikter som är relevanta för styrelsen.

De flesta dashboardar har en tendens att fokusera på kortsiktiga finansiella och operativa mätvärden. 62 % av styrelseledamöterna anser att den ledningsinformation de tar emot är för operativ och saknar strategisk inriktning.

För att få en holistisk överblick av organisationens hälsa måste man ta hänsyn till en rad olika faktorer. Allt från ekonomi och drift till hållbarhet, relationer med intressenter och kundnöjdhet.

Men att välja rätt mätvärden när det finns så många att välja mellan är lättare sagt än gjort. Hur skapar man en KPI-dashboard som täcker alla områden? Hur bestämmer man vad som ska vara med och vad som ska utelämnas?

Här är våra bästa tips för KPI-dashboardar baserade på bästa praxis.

De flesta organisationer drunknar i data. Det är lätt att hamna i situationer där man har tio sidor eller mer fyllda med siffror, diagram och grafer – med allt från vad tillsynsmyndigheter kräver till ”bara för säkerhets skull”-detaljer.

Vi föreslår att du gör på ett annat sätt: lägg dina nuvarande KPI:er åt sidan och börja istället med din värdeskapande resa.

Det innebär att du identifierar de huvudsakliga resultat organisationen försöker uppnå – i grunden anledningen till att den finns – och sedan verkligen förstår hur ni levererar dessa resultat för att skapa värde. Alla mått du inkluderar i din dashboard bör utgå från och tydligt kopplas till dessa få övergripande mål.

Att utforma din dashboard utifrån en lista med översiktliga mål kommer inte att förhindra all överbelastning av information som kan uppstå. Varje punkt kan ha sin egen komplexa uppsättning, ledande nyckeltal och resultatmått som sträcker sig över flera sidor.

För att skapa en effektiv dashboard bör du därför se den som toppen av din organisations informationspyramid som endast innehåller de mest övergripande KPI:er. Kom ihåg att dashboarden inte är skapad för att gå in på detaljer, utan är till för att hjälpa chefer att få en helhetsbild och avgöra var de ska lägga sin fokus.

För att göra detta på enklast sätt ska du försöka att hålla dig till en sida. * Vi tror att detta kan göras även i de största och mest komplexa organisationerna. Genom att hålla din instrumentpanel till en enda sida sätter du höga krav på den data som presenteras, vilket hjälper dig att undvika onödig eller överflödig information. Det främjar också bättre disciplin och fokus genom att tvinga ledningen att tänka kritiskt kring vad som ska inkluderas – och framför allt – vad som ska utelämnas. Det resulterar i en gemensam och tydlig förståelse för vad som är viktigt, vad som hjälper företaget att nå sina mål och vilka mätvärden som visar om dina planer fungerar.

Nyckeln till detta är att utforma datan kring frågor, använda frågor som rubriker och presentera de mätvärden som bäst och tydligast svarar på dem. Istället för att ha ”finansiell prestation” som avsnittsrubrik kan du till exempel fråga: ”Nåddes våra finansiella mål?”. I slutändan är det inte datan som skapar insikter – det är frågorna. Läs vidare för de fyra nyckelfrågor vi anser att du behöver besvara i din KPI-dashboard, eller använd frågedrivna insikter med QDI-principen för att ta fram dina egna.

*Ytterligare detaljer, om det behövs, kan tas upp i funktionella rapporter eller rapporter från affärsområden (som kan innehålla egna dashboardar) eller läggas i en bilaga.

När du har fastställt rätt frågor och mätvärden måste du se till att du inte lämnar några luckor i materialet som skapar oklarheter. Det innebär att du måste strukturera dina data så att de täcker alla områden och att inget är oklart eller saknas.

Använd grupperingar av mätvärden som är både ömsesidigt uteslutande och heltäckande – så att du får med hela bilden – från finansiella och icke-finansiella mätvärden (exempelvis kund, kvalitet och personal) till interna och externa faktorer, och ge både en framåtblickande och en historisk bild.

Instrumentpanelen bör också täcka de översiktliga områden som hjälper styrelsen att utföra sitt uppdrag:

• Strategi: framsteg mot långsiktiga mål.
• Prestation: resultat som uppnåtts under den senaste perioden och hur väl den framåtblickande planen genomförs.
• Styrning: hur organisationens verksamhet bedrivs (ett mått på att behålla sitt tillstånd att verka, antingen ur ett regulatoriskt eller ett anseendemässigt perspektiv).

Vi rekommenderar också att hålla data och förklaringar åtskilda. En dashboard bör helst kompletteras med en separat förklaring (på högst tre sidor) som beskriver var utfallet varit särskilt framgångsrikt eller svagt och vilka konsekvenser detta får. Denna rapport skrivs vanligtvis av verkställande direktör och fungerar som inledning till styrelsemötet.

Frågor är avgörande för att bestämma vad som ska finnas med i din dashboard. Här är fyra frågor som kan hjälpa dig att ge en helhetsbild av organisationens resultat och leverera de insikter som dina styrelseledamöter behöver.

Här bör ni ange 2–5 mätvärden som visar på er kommersiella ambition och företagets högre syfte. Tillsammans definierar dessa mätvärden anledningen till att ni finns som företag. Ta med ert främsta mätvärde för kommersiellt värde – till exempel vinst eller avkastning på kapital – och sedan ert syfte. Vad är viktigt för era intressenter, exempelvis kunderna? Hur mäter ni den effekt ni lovar dem?

Det här handlar om strategigenomförande, vilket du kan visa genom att rapportera om framstegen i centrala program och initiativ. Och kom ihåg: less is more.

Håller de tidplanen, budgeten och levereras de förväntade resultaten? Titta sedan externt, vad skulle kunna få era resultat eller er strategi att spåra ur? Det handlar oftast om ekonomiska marknadstrender och – i allt högre grad – samhälleliga och politiska krafter.

Dessa indikatorer ger dig trygghet i att ni levererar kortsiktiga resultat. De är också de hävstänger som ledningen kan använda för att förändra riktningen på er ambition. Och de omfattar vanligtvis produkt, kund, verksamhet och innovation; de inkluderar även er kassaposition samt finansieringskällor för att säkerställa att ni kan finansiera den ambitionen.

Ni kanske överträffar era ambitioner, strategiprojekt och kortsiktiga KPI:er, men till vilket pris? Tar ni genvägar? Skadar ni ert långsiktiga rykte?

För att hjälpa dig att svara på dessa frågor är det bra att fundera över följande två följdfrågor:

• Vilka faktorer kan hota er möjlighet att bedriva verksamheten? Regleringar, samhällsfrågor och klimatfrågor är exempel på faktorer som stödjer er rätt att bedriva verksamheten.
• Vad innebär det att bedriva verksamheten på rätt sätt? Här kan ämnen som riskanalys, styrning och företagskultur tas upp.

När du har funderat över dessa frågor kan du välja de KPI:er som bäst besvarar dem. När du gör detta ska du tänka på två saker: överväg nyckeltal som har en prediktiv funktion och några som rapporteras externt. Denna balans säkerställer att din instrumentpanel inte blir för bakåtblickande eller isolerad.

KPI-dashboardar är ett viktigt verktyg för styrelser, men för att tillföra värde till styrelsediskussioner och beslut behöver de utformas, byggas och implementeras på rätt sätt.

När så många intressenter och rörliga delar är inblandade – och ni samtidigt är upptagna med det dagliga arbetet – kan det vara en utmaning. Det är här vi kan hjälpa till: med vår tjänst för utveckling av dashboardar kan vi göra det tunga arbetet åt er.

Vi samarbetar med er och er styrelse för att designa och implementera en skräddarsydd KPI-dashboard som bygger på beprövad metodik, tjugo års erfarenhet och branschens bästa praxis – och hjälper er att omvandla informationsöverflöd till handlingsbara insikter som frigör styrelsens potential.