Hur Keller åstadkom strategiska samtal med kortare och vassare rapporter

Keller är världens största geotekniska specialistentreprenör och hjälper till att bygga allt från skolor och sjukhus till fotbollsarenor och tunnelbanor. Bolaget ingår i FTSE 250-indexet.

Vad ville Keller uppnå?

Keller har mer än fördubblats i storlek under de senaste 10 åren och har 10000 anställda inom 19 affärsenheter i 40 länder.

I takt med att koncernen har vuxit och blivit mer komplex har även mötespaketen blivit det, vilket har gjort det allt svårare för styrelse- och utskottsmedlemmar att förstå resultatdrivande faktorer och tillföra värde.

Våra mötesdokument beskrev inte utmaningarna och möjligheterna på bästa sätt och svarade inte heller på de frågor som våra styrelseledamöter ställde. Vi behövde hjälp med att göra saker tydligare och mer konkreta, så att styrelsen kunde arbeta mer effektivt.

~ Kerry Porritt, hållbarhetsdirektör och bolagssekreterare, Keller Group

Eftersom koncernen fortfarande växte var det nödvändigt att ändra på detta. Styrelse- och utskottsmedlemmar behövde dokument som kunde skära igenom komplexiteten, ge dem en helhetsförståelse av resultatet och stimulera till mer strategiska diskussioner.

Styrgruppen insåg också att skrivandet av styrelseunderlag och ledningsdokument tog alldeles för mycket av ledningens tid i anspråk och att resultatet var ineffektivt. Detta var en viktig möjlighet att frigöra värdefull tid och arbeta mer effektivt.

När vi räknade ut hur många timmar vi lade på att skriva och redigera dokument varje år var det chockerande. Då var det ingen tvekan om att vi behövde göra något radikalt annorlunda.

~ Kerry Porritt, hållbarhetsdirektör och bolagssekreterare, Keller Group

Hur hjälpte vi dem?

Efter att ha gjort flera försök att ta itu med frågan internt ville ledningsgruppen prova ett annat tillvägagångssätt.

Under årens lopp har vi försökt förbättra kvaliteten på våra styrelseunderlag, men det finns en gräns för hur långt man kan komma med en intern övning.

~ Kerry Porritt, hållbarhetsdirektör och bolagssekreterare, Keller Group

De ville åstadkomma en långvarig förändring med en växande och geografiskt spridd grupp rapportförfattare och valde att implementera Lucia, Board Intelligences plattform för att skriva rapporter.

Lucia nyttjar styrkan i teknologi och AI för att tillämpa QDI-principen (Question-Driven Insight) i rapportarbetet. Det är en metod för att höja ledningens kompetens och leverera tydliga, koncisa och övertygande dokument som är fulla av insikter och fokuserade på det som är viktigt.

Lucia och QDI-principen introducerades i Kellers ledningsgrupp och deras direktrapporterande chefer.

När de nu skriver en rapport för styrelsen eller verkställande utskottet kan de dra nytta av Lucia för att göra det. Med sina AI-drivna anvisningar och prompter hjälper den dem att måla upp en holistisk och balanserad bild av resultatet , som ger framåtblickande insikter och som svarar på de frågor som är viktigast för styrelsen och verkställande utskottet.

Det är fantastiskt att ha ett verktyg som ger dig konsekventa påminnelser, som tar fram en mall för bästa praxis och en uppsättning frågor som baseras på den typ av rapport du vill skriva.

~ Kerry Porritt, hållbarhetsdirektör och bolagssekreterare, Keller Group

Vilket resultat uppnådde vi?

Lucia har hjälpt rapportförfattarna att ta fram kortare och mer slagkraftiga styrelseunderlag som hjälper styrelsen att föra mer fokuserade och strategiska samtal.

Det förbättrar också kommunikationen inom hela koncernen, vilket gör att informationen kan flöda mer effektivt och att välgrundade beslut kan fattas snabbare.

Och det har hjälpt styrelsen att klargöra vad som är viktigast för dem: en tydligare och mer välformulerad syn på vilken information de behöver, varför de behöver den och vilka frågor den hjälper dem att besvara.

När personer använder Lucia för att skriva sina styrelseunderlag har det dessutom genomslag i de rapporter de skriver på andra håll: för chefen, teamet, kunden eller tillsynsmyndigheten. Det är en möjlighet för alla att förbättra sina kunskaper om hur man skriver och kommunicerar.

~ Kerry Porritt, hållbarhetsdirektör och bolagssekreterare, Keller Group