En komplett guide till styrelseportaler

En styrelseportal är en specialiserad styrningsprogramvara som möjliggör säker och effektiv leverans av digitala styrelsematerial. Styrelseportaler erbjuder en säker miljö där styrelseledamöter och deras organisations sekretariat kan få tillgång till styrelse- och utskottsmötesmaterial. Dessutom kan de via styrelseportalen kommunicera med varandra och utföra sina ledningsuppgifter. Genom att ersätta utskrifter, budleveranser och e-post förenklar detta styrelsemötesprocessen, vilket gör det möjligt för både styrelseledamöter och ledningspersonal att fokusera mer på det som är viktigt.

Idag är styrelseportaler vanliga, vare sig det är i styrelserummen hos FTSE 100-företag, små och medelstora företag, NHS-stiftelser, universitet eller skolor. Men vad är egentligen syftet med en styrelseportal? Vad kan du förvänta dig av leverantören och när blir det värt att investera i en styrelseportal för din organisation? I den här guiden får du svar på dessa frågor och mycket mer.

Vilka funktioner ska en styrelseportal erbjuda?

En komplett styrelseportal ska göra det snabbt och enkelt för bolagssekreteraren att sammanställa och skicka ut dokument och agendor, göra det möjligt för styrelseledamöterna att komma åt, läsa och kommentera sina dokument när som helst och var som helst, samt hjälpa rapportförfattarna att producera bättre rapporter. Med andra ord ska den spara tid för bolagssekreterare och styrelseledamöter samtidigt som den förbättrar kvaliteten och säkerheten för dina styrelsemöten och ditt material.

Håll utkik efter viktiga funktioner som:

• Agendaplanerare —  för att organisera ert kommande år och se över var ni lägger er tid.
• Briefingverktyg — automatiserar processen att få tillbaka dokument från era rapportförfattare och gör det möjligt för dem att nå upp till målen.
• Verktyg för intressenthantering — för att kontrollera och styrka att ni uppfyller era skyldigheter enligt exempelvis aktiebolagslagen.
• Autosparning — säkerställer att ni inte förlorar något pågående arbete.
• Skapa mötespaket genom att dra-och-släppa — för enkla och snabba ändringar.
• Anteckningar och delbara kommentarer — för att förbereda och samarbeta inför möten.
• Robust sökfunktion — för att snabbt kunna bläddra igenom allt ert tidigare styrelsematerial.
• Åtkomst offline — så att styrelseledamöterna kan förbereda sig för möten även när de är på resande fot.
• Intuitiv design — så att även de mindre tekniskt kunniga styrelseledamöterna kan komma igång.

Vad bör en styrelseportal erbjuda varje intressentgrupp?

För styrelseledamöter: enkel, säker åtkomst vart du än befinner dig

Styrelseledamöterna förväntar sig att deras styrelseportal ska erbjuda samma enkelhet som papper i kombination med teknikens alla möjligheter. För dem bör en bra portalapp vara enkel att lära sig, garantera smidig åtkomst till den senaste informationen och ha grundläggande funktioner för sökning, läsning och anteckningar – eftersom det är huvudsakligen det de kommer att använda den till inför sina möten.

Men en bra styrelseportal är mer än bara en säker Kindle för styrelseledamöter. Genom att skapa ett utrymme för att diskutera och klargöra innehållet i dokumenten före mötet, ger den styrelseledamöterna mer tid för överläggningar och strategiska diskussioner under själva mötet.

Den bästa styrelseportalen för styrelseledamöter:

• Är säker och ger omedelbar åtkomst vart du än är, oavsett om du är online eller offline.
• Meddelar styrelseledamöterna om nya dokument och uppdateringar.
• Låter styrelseledamöterna enkelt söka i hela arkivet med digitala styrelsedokument.
• Tillåter styrelseledamöterna att göra anteckningar och behålla dessa när ett dokument uppdateras – även om sidnumren ändras.
• Ger support dygnet runt, året om, från riktiga människor – inte chattbotar.

För bolagssekreterare: minskad administrativ börda

Det främsta syftet med en styrelseportal är att förenkla förberedelserna inför möten så att själva mötet blir mer effektivt. Därför förväntar sig bolagssekreterare att portalen ska automatisera eller effektivisera de flesta administrativa uppgifterna så att de kan ägna sig åt de områden där de kan tillföra mest värde.

För dem bör en bra portal erbjuda enkelt skapande av dokument och hantering av dagordningar med hjälp av dra-och-släpp-verktyg – två funktioner som bland annat kan ge upp till 80 % tidsbesparing vid sammanställning och uppdelning av styrelsematerial. Och även om ingen styrelseportal kan förhindra att rapportförfattare gör ändringar i sista minuten i sina dokument, erbjuder de mer avancerade styrelseportalerna revisionshantering, vilket säkerställer att alla har tillgång till rätt information.

Den bästa styrelseportalen för sekretariatet erbjuder:

• Är snabba och enkla att använda, vilket sparar tid och minskar den administrativa bördan.
• Kan snabbt publicera mötespaket, uppdateringar och sena dokument.
• Kan dra-och-släppa agendapunkter och enkelt omberäkna tider och sektionsnummer.
• Ordnar enkelt filer i alla format, med dra-och-släpp-funktionen.
• Erbjuder ett enkelt sätt att kontrollera vem som har tillgång till känsliga dokument.
• Hanterar versionskontroll och håller koll på revisionsspår.
• Effektiviserar processen för att informera rapportförfattare, fastställa deadlines och ge feedback.
• Erbjuder support dygnet runt från utbildad, intern supportpersonal.

För rapportförfattare: tydlighet

En bra styrelseportal eliminerar behovet av otaliga mejl fram och tillbaka med dina rapportförfattare, vilket minskar både belastningen på din inkorg och säkerhetsrisken med att bifoga känsliga filer. Den fungerar också som en plattform för att utbilda dina författare och främja en kontinuerlig förbättring av dina styrelserapporter.

De bästa styrelseportalerna för rapportförfattare:

• Kan hantera genomgångar, deadlines för uppgifter och versionshantering på ett smidigt sätt, från ett och samma ställe.
• Tillhandahåller en enkel mekanism för feedback på dokument mellan rapportförfattare och bolagssekretariatet.
• Förser rapportförfattarna med mallar, bästa metoder, vägledning och utbildning för att skapa mer effektiva rapporter.

För IT-teamet: trygghet

IT-team har den viktiga uppgiften att se till att styrelsen har rätt teknik, och att den också är säker. Varje organisation har sina egna kriterier och leverantörer av styrelseportaler bör gärna samarbeta direkt med ditt IT-team för att tillgodose dessa.

De bästa styrelseportalerna för IT-team:

• Ger full support dygnet runt från utbildad intern personal.
• Krypterar under överföring och lagring.
• Ger detaljerad kontroll över autentisering och åtkomsträttigheter, inklusive tvåfaktorsinloggning.
• Erbjuder fjärradering för att skydda mot förlorade enheter.
• Ger en fullständig verifieringskedja för aktivitet.
• Erbjuder regelbundna penetrationstester och säkerhetsrevisioner av tredje part, såsom ISO 27001.
• Har stabila beredskapsplaner för driftskontinuitet och katastrofåterställning, inklusive en garanti för drifttid.

Säkerhet för styrelseportaler

Oavsett om det handlar om e-postintrång eller nätfiskeattacker så finns det många sårbarheter i den dagliga verksamheten som inte tas på allvar förrän det är för sent, och säkerheten för styrelsematerial förbises ofta av organisationer. Styrelseledamöter kan underskatta hur riskabelt det kan vara att dela dokument via e-post eller att fysiskt skriva ut och lagra dem, särskilt när det gäller dokument som innehåller känslig information. Alla hot mot ett företags säkerhet är ett hot mot dess rykte som kan få negativa konsekvenser på organisationens finansiella ställning och varumärke.

Styrelseportalplattformar, även i sin enklaste form, tillför en extra säkerhetsnivå genom att ge en säker centraliserad plattform för lagring och delning av känsliga dokument. En bra styrelseportal bör dock uppfylla mer än bara minimikraven när det gäller säkerhet, och det finns flera viktiga frågor att ställa till leverantörer när det gäller deras infrastruktur, dataintegritet, externa revisioner och säkerhetsteam.

När du granskar säkerheten hos styrelseportaler bör du överväga:

• Kryptering. Det finns två typer av kryptering att tänka på när det gäller styrelseportaler: hur data lagras när de inte används (kryptering i vila) och hur data krypteras när de skickas från servern till en enhet (kryptering under överföring). Den krypteringsnivå du bör söka efter hos din styrelseportalsleverantör är data som krypteras med RSA 4096-bitars standard under överföring och AES-256 i vila.
• Infrastruktur och molnsäkerhet. Infrastrukturen som levererar data via molnet är en integrerad del av din säkerhet. Generellt sett bygger leverantören av styrelseportalen antingen sin programvara på en stor molnleverantör som Microsoft Azure eller Amazon Web Services (AWS) eller skapar och hostar sina egna säkra datacenter för att lagra kundernas styrelseinformation.
• Penetrationstestning. Leverantörer av styrelseportaler som regelbundet genomför penetrationstestning eller etisk hackning för att säkerställa att deras system och data är säkra visar sitt engagemang för kundernas säkerhet.
• Externa revisioner och efterlevnad. När du väljer styrelseportalens leverantör är det viktigt att du kontrollerar att de har genomgått omfattande externa revisioner där leverantörens rutiner, kontroller och säkerhetsrutiner granskas noggrant. Dessa revisioner fokuserar på tillgänglighet, säkerhet, integritet, konfidentialitet och systemintegritet. Utvärdera dessutom om en potentiell leverantör uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna (såsom ISO 27001), eftersom dessa är viktiga indikatorer på hur säkert din information förvaras.

Viktiga säkerhetsfunktioner att hålla utkik efter är bland annat:

• Molnsäkerhet.
• Tvåfaktorsautentisering.
• Detaljerade behörigheter.
• Kryptering.
• Fjärradering.
• Biometrisk säkerhet.
• Revisionsspår.
• ISO 27001 och ISO 9001-certifierad.
• Att GDPR-krav uppfylls.

Hur du hittar rätt styrelseportal för din organisation

När du överväger att byta till en ny styrelseportal or eller ingå ett långsiktigt avtal finns det flera saker att tänka på.

Först och främst bör du, innan du lämnar över din mest känsliga information till en tredje part, undersöka programvarans tidigare meriter och leverantörens erfarenhet för att se om den är rätt för din styrelse samt att de samarbetar med ditt IT-team för att säkerställa att potentiella leverantörer uppfyller dina förväntningar på säkerhet och tillförlitlighet. Leverantörer som har långsiktiga partnerskap med ett flertal organisationer i olika branscher har under flera år byggt upp sin kompetens för att kunna leverera support och utbildning och är i allmänhet de mest trovärdiga och eftersökta lösningarna.

Du bör också fråga om deras tekniska supportalternativ och utbildningsmaterial för att säkerställa att dina styrelseledamöter kan maximera de fördelar som styrelseportalen kan erbjuda. Leta särskilt efter professionell support dygnet runt då förberedelserna inför styrelsemötena är stressiga nog utan att man dessutom ska behöva oroa sig för att tekniken ska ställa till det. Med tillgång till ett team av specialiserad supportpersonal dygnet runt, kan du förbereda dina styrelsemöten tryggt i vetskapen om att hjälp finns tillgänglig när du behöver det. Fråga även om du kommer att få en specifik kontaktperson som kan fungera som den huvudsakliga kontakten för att stötta din styrelse.

Nu bör ditt företag se en påtaglig avkastning på investeringen. Inte bara genom tidsbesparingar, kraftigt minskade tryck- och fraktkostnader och besparingar på arbetskraft, utan också genom mer välinformerade diskussionsunderlag i styrelsen. Genom att minska belastningen av operativa arbetsuppgifter för styrelserna och underlätta strategiska diskussioner bör du se en omedelbar tillämpning av effektivitet i förbättrat beslutsfattande. Du kan använda vårt verktyg Board Reporting Calculator för att se hur mycket pengar du lägger på din nuvarande arbetsprocess för produktion, sammanställning och utskick av styrelsehandlingar, samt vårt verktyg Board Reporting Assessment för att följa upp hur kvaliteten på din styrelseinformation och dina styrelsemöten utvecklas.

Även om dessa kriterier inte är lätta att uppfylla bör din leverantör av styrelseportal ha en dokumenterad meritlista och en historik av nöjda kunder för att säkerställa att din styrelse har alla verktyg till sitt förfogande för att fatta de bästa besluten för verksamheten. Och se till att be om en demonstration, som kan ge dig en detaljerad inblick i hur en plattform skulle passa in i dina arbetsflöden.

Styrelseportal från Board Intelligence

Board Intelligences styrelseportal är en mycket säker plattform som gör det möjligt för styrelseledamöter att se, kommentera och samarbeta på styrelsens dokument i realtid på vilken enhet som helst, och erbjuder en hög grad av automatisering för att säkerställa att förberedelserna inför styrelsemöten blir så effektiva som möjligt.

Board Intelligence är den enda styrelseportalen med huvudkontor i Storbritannien. Den är utformad för att effektivisera förberedelserna inför möten och ge styrelseledamöterna värdefull tid tillbaka så att de kan fokusera på att göra styrelsemötet så effektivt som möjligt. Du kan själv se varför 80 000+ styrelseledamöter och företagsledare använder vår plattform för att driva sina bolag effektivt och säkert genom att boka en demo.