Om ni har funderat på att byta styrelseportal har ni förmodligen sökt på Google efter ”hur man byter” och fått upp nästan 500 miljoner sökresultat och därefter stängt ner datorn igen. Vi klandrar dig inte för det. Att byta till en annan leverantör av styrelseprogramvara kan verka överväldigande, men det behöver det inte vara. Med detta i åtanke, här är våra bästa tips för ett sömlöst byte av styrelseportal:
1. Skapa ett business case (och be om hjälp)
Uttryck din frustration över din befintliga leverantör och drivkraften bakom ett byte. Skälet till byte kan handla om överlägsen teknik, dygnet runt-service eller bättre valuta för pengarna. Oavsett vad, måste du förklara på ett enkelt sätt hur ett nytt program för styrelsehantering kommer att gynna styrelsen, sekretariatet och organisationen i stort. Det betyder dock inte att du ska bli en säljare för din nya portalleverantör.
Vi hjälper våra kunder att bygga upp ett business case som visar varför det är bättre att byta till Board Intelligences styrelseportal än att behålla status quo. Vårt informationssäkerhetsteam kommer också att finnas till hands för att täcka alla frågor om due diligence som dina kollegor kan ha och vi till och med kan bevisa att liknande organisationer har sparat både tid och pengar genom att byta till oss. Vi hjälpte till exempel Nationwide att byta till Board Intelligence och de räknade ut att de sparar 45 % av sin arbetstid vid mötesförberedelser jämfört med när de använde sin gamla styrelseportal.
"Ni gjorde det väldigt enkelt för oss att byta leverantör av styrelseportal, det var helt klart värt det. Vi är så glada att vi tog steget."
~ Jason Wright, föreningssekreterare, Nationwide
2. Kartlägg er övergångsplan och kom överens om ett utbildningsprogram för er styrelse och ert sekretariat
Det finns logistik och tidsramar att ta hänsyn till vid alla portalbyten. Och även om vi tekniskt sett gör det snabbt och enkelt att byta portal – det kan ta så lite som 24 timmar – skräddarsyr vi ofta en plan efter våra kunders behov. Vanligtvis skulle en övergångsplan till Board Intelligences styrelseportal se ut ungefär så här:
- Vi kundanpassar er portal. I samarbete med ert administrativa team optimerar vi plattformens layout och konfiguration så att den återspeglar er organisation och dess prioriteringar.
- Överföring av historiska paket. Om ni bestämmer er för att överföra tidigare paket och agendor arbetar vi med ert administrativa team för att överföra dem till vår plattform, som fungerar som ett säkert dokumentförvar för historiska data.
- Utbildning. Vi levererar skräddarsydd utbildning för era användare, med särskilda sessioner för läsare och chefer. Utbildningen kan ordnas på plats eller virtuellt, individuellt eller i grupp - beroende på vad som passar er bäst. Läsarna lär sig att använda plattformens alla funktioner medan cheferna lär sig att hantera administratörssidan av plattformen samt Agenda Planner och vårt briefingverktyg. Dock säger våra kunder att vår portal inte kunde vara enklare att använda och vi uppskattas för vår intuitiva användarupplevelse.
- Löpande support. Som kund hos Board Intelligence kommer ni att ha regelbundna avstämningar med er account manager för att säkerställa att vår plattform levererar för er. Vi genomför även regelbundna drop-in-utbildningssessioner för chefer och läsare, så det finns ingen anledning att oroa sig för att nya användare är osäkra på hur man frigör plattformens potential. Och om du behöver ytterligare stöd finns vårt team av produktexperter tillgängliga dygnet runt, så att du alltid kan få hjälp.
"Det här är den bästa digitala plattform jag har använt. Den är så intuitiv , lätt att navigera i och göra anteckningar i."
~ Chris Baker, ordförande, Nisa
3. Leta efter ett pålitligt partnerskap i stället för en transaktion
Det tekniska bytet av styrelseportal och användarutbildningen är bara början. En bra portalleverantör kommer att utse en dedikerad kontoansvarig som har klart för sig vilka mål du har och som regelbundet hör av sig för att se till att du får ut så mycket som möjligt av partnerskapet.
Våra kundansvariga håller till exempel kontakt med sina kunder och delar med sig av relevant forskning om styrelsearbete och vägledning om bolagsstyrning. Våra kunder får också exklusiva inbjudningar till våra nätverksevenemang och rundabordssamtal om tankeledarskap.
"Vår kontakt på Board Intelligence är alltid tillgänglig för att svara på frågor. De svarar dygnet runt."
Keith Hawkins, bolagssekreterare, TSB
Överväger ni att byta styrelseportal?
Ta reda på vad som gör vår styrelseprogramvara till den mest intuitiva på marknaden och hur snabbt och enkelt ni kan byta till Board Intelligence.
Om er styrelseportal har gjort er besvikna vill vi gärna utforska om ett byte till Board Intelligence kan vara rätt steg för er. Kontakta vårt team genom att boka en demo.
Vanliga frågor och svar
När är den bästa tidpunkten att byta styrelseportal?
Vill ni till exempel att den nya portalen ska vara igång i lagom tid till ett visst möte? Och skulle ni vilja köra ett styrelsemöte på den gamla och den nya portalen samtidgt, bara för att få extra sinnesro? Vi föreslår att ni väljer ett önskat mötesdatum och arbetar er tillbaka därifrån.
När måste du meddela din nuvarande styrelseportalleverantör?
Ni har sannolikt 30 dagars uppsägningstid, men kolla upp det. Det är värt att notera att när ni byter till Board Intelligence kommer vi att fakturera flexibelt runt ert nuvarande kontrakt så att ni inte betalar för två portaler samtidigt.
Hur många mötespaket ska jag flytta till min nya portal?
Det finns ingen lagringsgräns när du byter styrelseportal till Board Intelligence och våra kunder använder ofta ett byte som en möjlighet att omstrukturera hur deras dokument sparas för att hjälpa sina läsare att hitta dem enkelt med hjälp av vår bokhyllestruktur. Vanligtvis laddar kunderna upp de senaste 1–2 åren av mötespaket för styrelser och utskott, samt styrelseinformation, referensvillkor och andra referensdokument som är användbara för läsaren.