Ett bra mötespaket är både samtalsstimulerande i styrelserummet och ett bevis på god bolagsstyrning. I den här artikeln ger vi praktiska tips på hur ett mötespaket både kan främja och bekräfta effektivt styrelsearbete.
1. Fokuserade styrelseinsatser
Alltför många styrelser fastnar i samma gamla ämnen utan att fundera över vad organisationen behöver just nu. Och alltför ofta ser ledningen styrelsen mer som en gummistämpel än som en rikedom av kompetens och erfarenhet att dra nytta av.
Effektiva styrelser är fokuserade styrelser. De identifierar sina prioriteringar varje år, med hänsyn till den bredd som deras roll innebär och organisationens behov. I styrelsens kalender avsätts tid för dessa prioriteringar, liksom för rutinfrågor och oförutsedda frågor. På samma sätt bör styrelseunderlag tydligt ange vilka synpunkter som krävs från styrelsen. En kryssruta för om ett styrelseunderlag ska noteras, diskuteras eller beslutas är en början - men ledningen kan gå längre, till exempel genom att begära styrelsens råd om ett specifikt tillvägagångssätt eller beskriva konsekvenserna av att skjuta upp ett beslut.
2. Inled med nyckelbudskapen
Många styrelserapporter börjar med en allmän introduktion till ämnet, vilket innebär att läsaren måste gå igenom flera sidor innan styrelseunderlagets syfte och ledningens fråga eller rekommendation blir tydlig. Detta är inte till hjälp för den tidsfattiga styrelseledamoten som rör sig mellan olika ämnen när denne navigerar genom mötespaketet.
Vi rekommenderar att varje styrelserapport inleds med en sammanfattning som ger en ögonblicksbild av hela rapporten. Detta säkerställer att läsaren inte missar de viktigaste budskapen och gör det lättare för dem att ta till sig resten av rapporten, vilket också gör det lättare för dem att förbereda sig inför styrelsemötet. Vi rekommenderar en enkel struktur för detta, med en eller två meningar för varje avsnitt:
- Sammanhang – varför styrelseunderlaget kommer just nu och hur det är kopplat till organisationens mål.
- Berörda frågor – de övergripande frågor som underlaget syftar till att besvara.
- Slutsatser – en sammanfattning av svaret på var och en av de ställda frågorna.
- Insatser som efterfrågas – en sammanfattning av eventuella beslut och/eller råd som efterfrågas från styrelsen.
3. Tydliga resultat från diskussionerna
Styrelseprotokoll är inte det enda stället där man kan dokumentera resultatet av styrelsens diskussioner. Protokoll är inte heller särskilt bra för att spåra utvecklingen av styrelsens åtgärder eller delegeringar.
Mötespaket bör ha en regelbunden “Action Tracker” för att registrera utvecklingen av överenskomna åtgärder och skilja de utestående från de pågående och avslutade åtgärderna. Om styrelsen har delegerat diskussioner till utskott är det på samma sätt viktigt med en uppdatering av resultaten av dessa. I stället för utskottsprotokoll kan en kortfattad uppdateringsrapport användas. Den kan helt enkelt lyfta fram agendan för mötet, viktiga diskussionspunkter och eventuella överenskomna åtgärder.
Är du intresserad av att veta mer eller tillämpa dessa tips på din styrelse? Hör av dig till oss.