Mötespaket fortsätter att bli längre och mer kostsamma att producera. Det är huvudbudskapet i en analys av data från över 1 500 användare av vår "Board Reporting Calculator".
Board Reporting Calculator är ett av flera verktyg som har utvecklats av Board Intelligence och ICSA: The Governance Institute efter en gemensam undersökning som publicerades december 2017. Den undersökningen var den första som satte siffror på hur mycket tid och pengar organisationer faktiskt lägger på att förbereda och distribuera mötespaket.
Resultaten från kalkylatorn visar att kostnaderna skjuter i höjden och att mötespaketen blir allt längre i en oroande snabb takt. I vår analys delades organisationerna in efter omsättningsstorlek, och inom varje kategori är det genomsnittliga mötespaketet minst 50 sidor längre än för ett år sedan. Mötespaket för organisationer med en omsättning över 6, miljarder kronor är nu över 300 sidor långa, och till och med de minsta organisationernas mötespaket omfattar hela 180 sidor.
Analysen visar också att resurserna som går åt till att förbereda, distribuera och läsa mötespaketen fortfarande är höga. Den genomsnittliga kostnaden för företagen är ungefär 38,7 MSEK per år, vilket stiger till i genomsnitt 96,9 MSEK för de största företagen. I andra sektorer är den tid som krävs kanske ännu mer oroväckande än själva kostnaden. Små välgörenhetsorganisationer ägnar i genomsnitt 525 dagar per år åt mötespaketen, vilket är en stor del av deras resurser. För stora aktörer inom den offentliga sektorn kan det ta upp till hela 4 000 dagar per år.
Det handlar om betydande mängder tid och pengar. Men ger den här investeringen utdelning – i form av högre kvalitet på styrelsematerialet och ökad styrelseeffektivitet?
Att döma av den data som samlats in via det webbaserade verktyget "Assess Your Board Pack" – utvecklat av Board Intelligence och ICSA – tyder det på motsatsen. Nästan två tredjedelar av organisationerna bedömde sina mötespaket som ”svaga” eller ”dåliga” i helhet.
Eftersom det primära syftet med styrelserapportering är att ge styrelsen möjlighet att föra fokuserade samtal om de viktigaste frågorna, är det oroande att 64 % av användarna upplever att deras eget material inte uppfyller det syftet, och att över hälften anser att de viktigaste budskapen inte framträder tydligt.
Verktyget "Assess Your Board Pack" frågar användarna om deras organisation tillämpar olika arbetssätt kopplade till mötespaketet. Svaren tyder på att det finns delar av processen kring framtagandet av mötespaket som styrelser kan behöva rikta särskild uppmärksamhet mot.
Färre än hälften av de organisationer som deltog i undersökningen ger någon formell återkoppling om huruvida deras agendor träffar rätt. Att göra det vore en enkel förbättring. Dessutom uppger en tredjedel av respondenterna att de inte får någon briefing om vad styrelsen vill att deras rapport ska ta upp. Det är en av de vanligaste synpunkterna vi hör från ledningen, och ofta en grundorsak till tidskrävande omskrivningar i sista stund.
De ledningsgrupper och styrelser vi pratar med är angelägna om att ta fram högkvalitativa underlag som hjälper styrelsen att fullgöra sitt uppdrag. Ändå erbjuder nästan 60 % av organisationerna ingen formell utbildning i hur man skriver effektiva styrelserapporter. Dessutom saknar nära 30 % mallar som skulle kunna säkerställa att centrala frågor tas upp.
Mer information om resultaten finns i den senaste utgåvan av ICSA:s Governance & Compliance magazine. Du hittar också alla resurser om effektiv styrelserapportering på ICSA:s hemsida.
