Hur man presenterar juridisk rådgivning för styrelsen

Som chefsjurist är din roll i styrelserummet att överbrygga den juridiska världen och affärsvärlden för din styrelse – ofta när tiden är knapp och mycket står på spel. Kanske har företaget utsatts för en cyberattack, kanske överväger man ett förvärv eller kanske vill man göra ett aggressivt drag som kan medföra såväl juridiska risker som fördelar.

I situationer som dessa förlitar sig styrelsen på chefsjuristen, inte bara för att tolka lagen utan också för att ge vägledning om beslut, risker, möjligheter och långsiktig strategi. Du är där för att skydda bolagets intressen utan att kväva det.

För att göra ett bra jobb krävs mer än juridisk kunskap, det krävs också god kommunikation. I den här guiden delar vi med oss av våra bästa tips för att hjälpa dig att nå fram med ditt budskap.

Det är lätt att anta att ”god” kommunikation innebär att man presenterar med bravur. När det gäller att kommunicera med styrelser är detta dock inte hela sanningen. Du behöver också ett välskrivet briefingdokument.

Förhandsmaterial är ett mycket effektivt sätt att ge styrelseledamöterna förutsättningar för en produktiv diskussion. När styrelseledamöter inte är juridiska experter och endast har en deltidstjänst i företaget kan du inte utgå från att de förstår detaljerna i en juridisk fråga eller omedelbart minns viktiga detaljer från tidigare samtal. Du måste ge dem en snabb och omfattande uppdatering före styrelsemötet. Ett välskrivet briefingdokument gör just detta - det beskriver sammanhanget, viktiga frågor, konsekvenser och alternativ som styrelseledamöterna kan läsa och smälta före diskussionen och säkerställer att värdefull mötestid används till mer produktiva uppgifter, som att föra ärendet framåt.

Så hur ser ett bra briefingdokument ut? Vår forskning som baseras på studier av tusentals sådana under de senaste 20 åren inom alla möjliga juridiska ämnen, visar att de har tre gemensamma egenskaper: en kärnfull sammanfattning, strukturerade och handlingsinriktade insikter samt ett koncist och engagerande språk.

En slagkraftig och kärnfull sammanfattning kokar ner ditt dokument till en handfull nyckelbudskap. Den hjälper styrelseledamöterna att engagera sig i detaljerna i briefingdokumentet genom att rikta deras uppmärksamhet mot de frågor som du tycker är viktigast och tydliggör vad de ska göra med den information som tillhandahålls.

Detta kan vara en av de svåraste delarna av briefingdokumentet att få till, men eftersom fler än hälften av styrelseledamöterna säger att det är för svårt att hitta nyckelbudskapen i styrelsedokumenten kommer din styrelse att tacka dig för det.

Läs även vår kompletta guide till hur man skriver en sammanfattning för att ta reda på hur du ska strukturera din egen.

Att presentera juridisk rådgivning för styrelsen handlar inte om att erbjuda de ”rätta” svaren eller att utbilda styrelsen i komplexa juridiska begrepp; det handlar om att hjälpa styrelseledamöterna att göra rätt val genom att väga riskerna och fördelarna med de olika alternativ som de har framför sig.

Ditt briefingdokument bör därför fokusera på att leverera handlingsbara insikter – tydliga, praktiska råd och informerade, välgrundade rekommendationer.

Det bästa sättet att göra detta på är att ställa dig själv två enkla frågor när du förbereder ditt briefingdokument: “Så vad?” och “Vad nu?”. Genom att fråga dig själv ”Så vad?” om den information du har lämnat, hjälper dig att fokusera på att ge konsekvenserna och organisationens prioriteringar, så att dina insikter förblir styrelserelevanta. Frågan ”Vad nu?” leder till handling genom att klargöra vad nästa steg bör vara.

Sedan måste du strukturera innehållet i briefingdokumentet så att styrelsen lätt kan ta till sig det. Det innebär att du presenterar frågorna du tar upp i en tydlig, välstrukturerad och logisk ordning. Detta hjälper inte bara styrelsen att följa ditt tänkande - vilket gör det mer sannolikt att de kommer att dra samma slutsatser som du - utan det försäkrar också styrelsen om att tänkandet har gjorts på ett bra sätt och det är viktigt om styrelsen ska kunna agera på dina rekommendationer med tillit.

En gedigen struktur hjälper dig dessutom att hitta rätt balans mellan detaljer, vilket kan vara svårt att göra. Om du tar med för mycket riskerar du att viktiga punkter går förlorade. Om du däremot tar med för lite detaljer, misslyckas du med att ge styrelsen den fullständiga och balanserade bild de behöver.

Läs vår guide till kritiskt tänkande för fler tips om hur du strukturerar ditt tänkande och skrivande för att ge maximal insikt.

Att skriva koncist och engagerande i ett formellt affärssammanhang är alltid en utmaning. Det är kanske mest påtagligt för jurister när de går från att skriva långa juridiska råd till att ta fram kärnfulla styrelsedokument för personer som inte är experter inom samma område.

Som chefsjurist behöver du båda färdigheterna i din verktygslåda. Att skriva kortfattat och engagerande gör det lättare för styrelsen att läsa dina briefingdokument och mer sannolikt att de tar till sig det du säger. Särskilt med tanke på att ditt dokument kommer att vara ett av upp till 20 som de går igenom i ett mötespaket på över 200 sidor.

Att använda enklare språk gör också att du låter smartare. Studier i olika länder och kulturer, från Princeton till University of Tokyo, har visat att om man ber någon att bedöma en författares intelligens utifrån en textpassage, är det de författare som använder kortare ord och meningar som hamnar i topp.

Läs vår guide till att skriva för styrelsen för fler tips. Du kan också kolla in vårt AI-drivna verktyg för rapportskrivning, Lucia, som finjusterar ditt skrivande under tiden du skriver.

Att skriva ett gediget, koncist och engagerande briefingdokument för styrelsen är det första steget. Nästa steg är att presentera för styrelsen – att bygga vidare på de insikter och rekommendationer som du har lagt fram, vägleda styrelsen till handling och hjälpa dem att väga alternativen mot varandra för att komma fram till ett beslut.

Här är våra bästa tips för att öka din inverkan när du är i rummet.

Det är troligt att styrelseledamöterna kommer att ställa tuffa frågor, så fundera på vad de kan tänkas fråga och förbered svaren i förväg (ännu bättre är att försöka ta upp dessa frågor i briefingdokumentet i stället för att vänta tills du är i styrelserummet). Du bör också vara beredd på att gå djupare, exempelvis genom att överväga alternativa möjligheter och utmana dina antaganden. Din förmåga att besvara svåra frågor på ett genomtänkt och självsäkert sätt kommer att stärka din trovärdighet.

Att använda juridiskt språk kan vara ett hinder. Även om du är expert på juridik är styrelseledamöterna vanligtvis inte det och om du använder för mycket juridisk jargong kan du stöta bort din publik och förvirra budskapet. Förklara komplicerade frågor i klarspråk, med analogier där det är möjligt. Visuella hjälpmedel kan också bidra till att klargöra komplicerade frågor.

Att säga saker som ”Det här kan bli ett problem” eller ”Vi måste vänta och se vad som händer” är inte till någon hjälp. Ge i stället styrelsen en konkret bedömning av riskerna och föreslå nästa steg som går att genomföra. De vill inte ha en rad förbehåll och försiktighetsåtgärder, det framstår som undvikande och obeslutsamt. Att använda den aktiva förstapersonsrösten (”jag” eller ”vi”) kan också vara till hjälp. När du talar och skriver på det här sättet kommer styrelsen att uppskatta att du visar att du äger och tar ansvar för ämnet.

Styrelsemöten är ofta fullspäckade med punkter på agendan, så det finns begränsat med tid och mycket att göra för styrelsen. Du är inte där för att läsa upp briefingdokumentet eller för att återge det i bildform, så ge dina råd kortfattat och håll presentationerna så korta som möjligt. Fokusera på de punkter som är viktiga och på att föra samtalet framåt.

Dina råd bör alltid sättas in i ett bredare affärssammanhang. Om du till exempel ger råd om ett potentiellt förvärv bör du inte bara ta hänsyn till det juridiska ramverket, utan också till hur transaktionen passar in i företagets strategi, mål och riskprofil. Det är viktigt att förstå det stora sammanhanget och vad som är viktigt för styrelsen.