De dolda kostnaderna för styrelsemöten

Finns det styrelsemöten som verkligen är värda över tre miljoner kronor och över 100 dagars förberedelser?

Man skulle kunna tycka att svaret på den frågan är nej. Ändå är det den typiska kostnaden för ett enda styrelsemöte för ett stort börsnoterat företag i en reglerad sektor, som exempelvis finanssektorn.

Det må vara ett extremt exempel, men kostnaden för att förbereda underlag för styrelsemöten är hög för alla organisationer, oavsett storlek eller bransch. Även små välgörenhetsorganisationer lägger vanligtvis 20–25 dagar åt arbetet inför varje styrelsemöte.

Detta är några av de häpnadsväckande resultat som framkommit via Board Reporting Calculator, ett nytt verktyg utvecklat av Board Intelligence och ICSA: The Governance Institute. Verktyget har tagits fram för att hjälpa organisationer att uppskatta den tid och det arbete de lägger på att förse styrelsen med underlag.

Beräkna kostnaderna för era styrelsemöten

Kostnadskalkylatorn är uppbyggd kring de viktigaste processerna som krävs för att ta fram och granska mötespaket, vilka är gemensamma för alla organisationer. Bland annat rör det sig om att skriva styrelse- och utskottsunderlag, inklusive att informera författarna och granska utkast, sammanställa och dela ut dessa underlag, samt den tid som styrelseledamöterna lägger på att läsa dessa handlingar.

Användare av kalkylatorn ombeds att ange viss grundläggande information om sin organisation:

• Antalet styrelser och utskott och hur ofta de sammanträder, vilket påverkar alla tre aspekter ovan.
• Antalet ledamöter i styrelser och utskott, vilket påverkar tiden och kostnaden för att fördela och läsa underlagen.
• Organisationens storlek, vilket påverkar mötespaketens längd och komplexitet, samt den tid och de kostnader som är förknippade med att skriva och granska underlagen.
• Huruvida organisationen är hårt reglerad, vilket har ett liknande inflytande som storleken.
• Vilken sektor organisationen tillhör, vilket tillsammans med storleken påverkar lönerna och andra kostnader för de personer som deltar i processen.
• Metoden för distribution av underlagen, vilket påverkar kostnaderna för den delen av processen.

Efter att informationen har matats in gör kostnadskalkylatorn en rad beräkningar och ger två siffror: en som visar totalt antal dagar som krävs och en som visar kostnaderna (i antingen pund eller euro). Båda dessa siffror presenteras i form av ett intervall. Även om de antaganden som ligger till grund för siffrorna har undersökts och testats noggrant, skulle det vara missvisande att påstå att de är exakta in i minsta detalj.

Vad gäller för stora organisationer?

När vi testade kalkylatorn på några ICSA-medlemmar – och andra frivilliga – upptäckte vi att både tiden och kostnaderna för styrelseförberedelserna var mycket högre för stora eller mer reglerade organisationer.

Detta är knappast någon överraskning. Vanligtvis har de längre mötespaket som innehåller fler enskilda underlag än mindre och lättreglerade organisationer, och en större andel av dokumenten är komplexa och tar längre tid att förbereda. Dessutom tar det oftast längre tid att producera dokumenten eftersom fler personer är involverade i processen, samt att det finns fler granskningssteg. Löner och andra kostnader för att involvera den högsta ledningen i att skriva och granska dokument kan också ha en stor effekt på de totala kostnaderna, särskilt i större börsnoterade företag.

Även om de totala siffrorna för stora organisationer överstiger dem för mindre organisationer, är det inte bara en fråga för stora företag. Om vi använder det tidigare givna exemplet, kan 20–25 dagar och över 50 000 kronor per styrelsemöte utgöra en betydande utgift för en liten välgörenhetsorganisation som är beroende av volontärers och gåvogivares välvilja.

Naturligtvis kan man hävda att det är väl investerad tid och pengar om det säkerställer att styrelsen får relevant rådgivning och information som gör det möjligt att fatta bättre beslut och som säkrar organisationen långsiktiga framtid.

Men alltför ofta verkar detta inte vara fallet.

Utmaningen med styrelseeffektivitet

En undersökning av ICSA och Board Intelligence om effektiviteten i styrelserapporteringen, som publicerades december förra året, visade att majoriteten av organisationer av alla storlekar och inom alla sektorer ansåg att deras mötespaket var för långa, inte tillräckligt långsiktiga och alltför inriktade på det operativa snarare än på strategiska frågor och intern utveckling.

Samtidigt har tidigare forskning från Board Intelligence visat att styrelseledamöter lägger mellan tre och fyra timmar på att läsa styrelseunderlag, oavsett hur omfattande mötespaketet är.

Om man sammanställer uppgifterna om mötespaketens kvantitet och kvalitet framgår det att många organisationer idag lägger alldeles för mycket tid och pengar på något onödigt.

Genom att synliggöra de dolda kostnader som är förknippade med att ta fram styrelseunderlag, hoppas vi att bevisen från kostnadskalkylatorn kan bidra till att skapa ett mandat för förändring där det behövs. Senare under året kommer vi att följa upp med vägledning och ett självskattningsverktyg som hjälper organisationer att genomföra denna förändring.

Vill du se vad den dolda kostnaden för styrelserapportering är i din organisation? Använd länken nedan.