Mötespaket är den viktigaste källan till inspiration för diskussionerna i styrelserummet. Om du upplever att diskussionerna i styrelsen inte är så fokuserade eller produktiva som de kunde vara, kan problemet ligga i styrelsedokumenten.
Vad är ett mötespaket?
Mötespaket innehåller de dokument, rapporter och den information som styrelser använder för att förbereda sig inför kommande styrelsemöten. Det innehåller all information som styrelsen behöver om organisationens hälsa och ger detaljer om eventuella uppdateringar sedan det senaste mötet. Ett bra mötespaket är en viktig faktor för en sund styrning av organisationen och spelar en viktig roll för att hålla styrelseledamöterna informerade och engagerade, samtidigt som det säkerställer att ledningsgruppen är ansvarig.
Historiskt sett har organisationer använt tryckta mötespaket. Under de senaste åren har dock allt fler organisationer börjat utnyttja fördelarna med styrelseportaler för att förbättra säkerheten för känslig information och förbättra samarbetet mellan styrelseledamöterna.
Vad kännetecknar ett effektivt mötespaket?
När vi granskar kvaliteten på ett mötespaket tar vi hänsyn till fyra viktiga områden:
1. Omfattning – finns det några brister i ditt mötespaket?
Styrelser finns till för att styra och övervaka verksamheten. Mötespaketet ska stödja styrelseledamöterna i att fullgöra dessa uppgifter, men alltför ofta är mötespaket bakåtblickande och nästan uteslutande inriktade på finansiella frågor, med sällan någon insikt i externa händelser. Till exempel, när fick styrelsen senast en uppdatering om innovationer hos konkurrenter? På samma sätt kan det finnas brister i enskilda dokument – till exempel dokument som endast fokuserar på det föredragna alternativet istället för att utvärdera andra alternativ.
2. Tillgänglighet – hur lätt kan styrelsen få tillgång till den information de behöver?
Eftersom styrelseledamöter vanligtvis är mycket upptagna är det viktigt att alla har tillräckligt med tid att läsa och ta till sig den information de får. För att säkerställa detta är styrelseportaler oumbärliga, eftersom de gör det möjligt för styrelseledamöterna att få tillgång till sina mötespaket så snart de publiceras och ger dem smidig tillgång till den senaste informationen när ett paket uppdateras. Styrelseportaler gör det också möjligt för styrelseledamöterna att få tillgång till styrelsematerialet när som helst, var de än befinner sig, oavsett om de är online eller offline.
3. Stil – är ditt mötespaket lättläst och lätt att ta till sig?
George Bernard Shaw sa en gång: ”Det största problemet med kommunikation är illusionen att den har ägt rum.” Mötespaket måste vara lättlästa och lätta att ta till sig, så att läsaren kan behålla de viktigaste budskapen och tillföra värde till styrelsemötet. De bästa styrelsedokumenten är högst fem sidor långa och har en logisk och tydlig struktur som tydligt lyfter fram ”Så vad händer nu?” och de åtgärder som föreslås av ledningen.
Det är en utmaning att se till att styrelsedokument alltid skrivs på detta sätt, särskilt i stora organisationer där fler personer är involverade i att ta fram rapporter. Överväg att använda verktyg som driver och integrerar bästa praxis i stor skala för att höja kompetensen hos dina författare och ge styrelsen effektiva dokument.
4. Effektivitet – är dina styrelsedokument snabba och enkla att förbereda?
Styrelseledamöter har begränsad tid att läsa dokument och ledningen har begränsad tid att förbereda dem. En tydlig sammanfattning, ett enhetligt format och mallar med frågor och vägledning för författaren, möjliggör en effektiv rapporteringsprocess. Resultatet blir ett dokument som besvarar de frågor som styrelsen har och hjälper författaren att fokusera på det som verkligen är viktigt.
5. Expertis – innehåller ert mötespaket synpunkter från experter?
Insiktsfulla synpunkter från ämnesexperter är en viktig del av alla effektiva mötespaket. Se till att de som tar fram mötespaketet vet hur man presenterar information så tydligt som möjligt så att styrelseledamöterna, som inte är involverade i den dagliga verksamheten, lätt kan ta till sig dokumenten. Det är också viktigt att planera i förväg när du fastställer deadlines för inlämning av dokument, så att det finns tillräckligt med tid att granska innehållet i paketet och distribuera det till styrelseledamöterna i god tid före mötet.
6. Effekt – stimulerar ditt mötespaket värdefulla samtal?
I slutändan är det resultatet som räknas. Mötespaketet är stimulansen för diskussionen i styrelserummet – som bör vara en fokuserad och produktiv diskussion. Om du upplever att tiden används dåligt, att ni inte kommer till kärnan i frågan, att beslut inte kan fattas effektivt, är det värt att fundera över hur väl era dokument verkligen stödjer styrelsen.
Välj en styrelseportal som gör att era mötespaket uppfyller alla dessa krav och mer därtill.
Ett bra mötespaket är värdelöst om det kommer bort i posten eller glöms kvar på tåget, så för att säkerställa att styrelseledamöterna har tillgång till den senaste informationen är det viktigt att du väljer rätt styrelseportal. För att säkerställa att du gör rätt val för din organisation, läs vår kompletta guide till styrelseportaler för mer information.
En plattform för reflektion och skrivande som gör det enklare att skapa skarpa, insiktsfulla och välformulerade rapporter – med kraft att inspirera och driva förändring i din organisation.
Läs mer