Varför skulle grundaren av detta enormt framgångsrika AI-verktyg lägga en sådan varning kring sitt arbete? Vad säger detta oss om att använda AI för att skapa ett mötespaket – potentiellt det viktigaste dokumentet inom en organisation, och något som kräver genomtänkt input från författarna?
Har AI en roll i skapandet av mötespaket?
Moderna AI-verktyg visar sig definitivt vara användbara: över 100 miljoner människor världen över har nu använt ChatGPT och framväxten av många nya AI-assistenter verkar ha potential att infiltrera nästan alla områden i arbetslivet.
Men för att citera Bill Gates om AI: ”Företag kommer att utmärka sig genom hur väl de använder den.”
De som kommer att lyckas bäst är de som använder de nya möjligheterna på ett klokt sätt. Det börjar med att inse att verktyg som ChatGPT – som bygger på ”stora språkmodeller” – bara ger en illusion av intelligens och i själva verket är mycket svagare än de flesta tror. Ja, de kanske är bra på att sätta ihop ord, men de har inget medvetet resonemang, moralisk kompass eller ens ett sätt att skilja mellan sanningar och lögner. Allt de faktiskt gör är att lägga ihop ord på ett sätt som statistiskt sett är troligt att de är korrekta.
Det skulle därför vara missriktat att förlita sig på AI för att automatisera och författa ditt mötespaket. Först och främst skulle det bryta mot de flesta organisationers informationssäkerhetspolicy att be ChatGPT att skriva dina dokument och dessutom skulle AI inte känna till sammanhanget, förstå de frågor som står på spel eller kunna verifiera riktigheten i det innehåll som det producerar. Det här är inte ett hypotetiskt scenario. Två advokater i New York har nyligen dömts till böter för att ha förlitat sig på falska fallcitat som ChatGPT hittat på i ett personskadeärende. När AI gör fel får det konsekvenser i verkliga livet.
Hur kan du använda AI för styrelserapportering på ett säkert och smart sätt?
Så om du inte kan lita på att AI skapar något från grunden bör du hellre använda det för att utöka och förbättra det som redan finns. Även om AI inte kan vara en författare kan den spela rollen som en kritisk vän och redaktör.
Använd AI som redaktör för styrelserapporten, men inte som författare
Du kan inte bara klistra in känslig företagsinformation i offentliga verktyg som ChatGPT (som vanligtvis har 30 dagars datalagringspolicy och kan dela dina uppgifter med andra användare) och be dem om råd. Men Lucia, vår plattform för styrelserapporter och verksamhetsrapporter, delar eller återanvänder aldrig dina uppgifter. Det är det enda AI-drivna verktyget som är specialbyggt för styrelserapporter och verksamhetsrapporter som inte gör det. Lucia använder AI för att hjälpa författare att konsekvent skriva slagkraftiga, intelligenta och strategiska rapporter. Det bygger på QDI-principen (Question Driven Insight), en metodik som bygger in tre viktiga egenskaper i dina dokument:
- Fokusera på det som är viktigt: ställ och besvara de mest relevanta frågorna.
- Förankring i kritiskt tänkande: försäkra läsaren om att en gedigen och intelligent analys har gjorts.
- Kommunicera tydligt och koncist: dela med dig av de viktigaste punkterna på ett sätt som är lätt för läsaren att ta till sig.
Få feedback i realtid från AI-rapporteringsverktyg medan du skriver
Lucia hjälper skribenter att integrera QDI-principen i sina styrelserapporter och verksamhetsrapporter i stor skala, vilket systematiserar tillvägagångssättet och kvaliteten på dokumenten i hela organisationen. Live-analyspanelen granskar din kopia medan du skriver och ger dig en realtidsuppdatering om hur rapporten står sig och hur den kan förbättras.
Det kan till exempel vara svårt att hitta rätt balans mellan att dela med sig av tillräckligt med information utan att överväldiga styrelsen med detaljer. För att lösa detta kan Lucias AI-verktyg flagga för potentiella problem som till exempel:
- Innehåller ett stycke mycket information men lite insikt?
- Är det för bakåtblickande eller alltför fokuserat på de goda nyheterna?
- Är texten för lång och ordrik?
Lucia kan identifiera styrkor och svagheter i ett dokument och hjälpa skribenten att skapa en bättre och mer begriplig styrelse- eller verksamhetsrapport.
Få feedback och prompter i realtid.
Sammanfatta dina styrelserapporter automatiskt
Bra styrelseunderlag börjar med en stark sammanfattning som ger svar på de viktigaste frågorna direkt. Lucia kan hjälpa dig även här. Med Lucia kan skribenter automatiskt skapa en sammanfattning som de sedan kan redigera för att se till att den korrekt återspeglar rapporten och alla dess komplexiteter.
Skapa din sammanfattning med bara några få klick.
Lucia och dess AI-verktyg kan inte skapa det perfekta styrelsedokumentet från grunden, men det kan kritisera och vägleda skribenter i att förbereda högkvalitativa rapporter. Det kan skapa ett systematiserat, organisationsövergripande förhållningssätt till styrelserapporter som är svårt att uppnå enbart genom utbildning och mallar. Detta ger i sin tur styrelsen goda förutsättningar att lyckas och gör det möjligt för styrelseledamöterna att snabbare identifiera vad som är viktigt, tillföra mer värde och fullgöra sina uppgifter på bästa sätt.
Är du nyfiken på hur Lucias AI-verktyg kan stödja dig i att leverera bättre styrelsedokument eller ledningsdokument? Ta reda på mer här.
En plattform för reflektion och skrivande som gör det enklare att skapa skarpa, insiktsfulla och välformulerade rapporter – med kraft att inspirera och driva förändring i din organisation.
Läs mer