Vill du imponera på styrelsen med bättre beslutsunderlag? Prova det här.

Har du någonsin sett den där scenen i BBC 1-sitcomserien ”Fleabag” där Fleabags syster Claire kommer tillbaka från frisören med en ny frisyr? ”Jag ser ut som en blyertspenna!” klagar hon till Fleabag och de tågar ner till salongen för att konfrontera hennes frisör. Claires upprörda frisör visar dem bilden som Claire sagt åt honom att använda som ”inspiration” för att klippa hennes hår. Mycket riktigt föreställer bilden en modell med en mycket liknande frisyr.

Visst, en bättre frisör hade kanske ställt några fler frågor innan han började klippa. Men skulle du hålla med om att Claire främst har sig själv att skylla? Om hon hade varit tydligare med vad hon ville ha, hade hon mycket väl kunnat slippa sin skrivbordsinspirerade frisyr och lämnat salongen med något mer passande.

Detsamma gäller när du får ett nedslående beslutsunderlag tillbaka från dina skribenter. Visst, rapportförfattaren kan ha förbättringsområden och kanske kunde de ha kommit tillbaka med fler klargörande frågor. Men kan du verkligen säga att du gav dem den tydligaste möjliga informationen om vad de behövde inkludera?

”Kvaliteten på dina dokument kan inte bara vara rapportförfattarnas ansvar – du behöver en struktur som gör det oundvikligt att de lyckas.”

~ Graham Donoghue, vd, Sykes Cottages

Vikten av briefing för bättre beslutsunderlag

Utan en bra briefingprocess får rapportförfattaren helt enkelt gissa sig till vad som ska ingå i beslutsunderlaget. Vilket innebär att du sannolikt kommer att få för mycket av fel information eller för lite av rätt information. Innan du vet ordet av är du antingen:

1. i tidsnöd och tvingas bolla fram och tillbaka med rapportförfattaren, eller ännu värre,
2. tvungen att presentea ett beslutsunderlag för styrelsen som inte håller måttet.

Med andra ord – du ser ut som en blyertspenna.

Så hur kan du skapa tydlighet redan från början och hjälpa rapportförfattarna att leverera den information som styrelsen efterfrågar?

En snabbguide till bättre briefing

Vi har arbetat med tusentals styrelseledamöter och chefer för att få fram högkvalitativa beslutsunderlag genom bättre genomgångar. Den första åtgärden vi rekommenderar är att avsätta tid tillsammans med styrelseordföranden eller personalchefen för att gå igenom de föreslagna frågorna i briefen. För det andra bör du se till att din brief:

1. Be artikelförfattaren att beskriva vad det är de ber styrelsen om i underlaget.
   • Behöver styrelsen fatta ett beslut?
   • Behöver de ge input till en diskussion kring ett beslut?
   • Eller behöver de bara vara medvetna om ett beslut som kommer att fattas i framtiden?
2. Ställer frågor som syftar till att få ett öppet och balanserat svar, där både det goda, det dåliga och det osäkra tas upp.
3. Uppmanar skribenten att inkludera ”så vad?” kring denna information – det vill säga, vad är deras insikt?

När du har skickat in din brief, låt briefingprocessen bli en dialog – uppmuntra rapportförfattaren att återkomma med frågor och ge tillräckligt med tid för att omformulera din brief om det behövs.

En komplett guide till bättre beslutsunderlag

Om du vill ha bättre underlag från dina skribenter är det i första hand du som måste klargöra vad du vill ha ut av dem. Men det betyder inte att dina skribenter inte kan vidareutbilda sig samtidigt. Vår kompletta guide till bra beslutsunderlag innehåller några praktiska tips för att strukturera styrelseförslag, med en omfattande checklista som hjälper till att förbättra kvaliteten på deras skrivande. Ladda ned din kopia och dela den med ditt team idag.