Hur MPS revolutionerade sin styrelserapportering med Board Intelligence

MPS – bättre insikter genom fokus och disciplin

Medical Protection Society (MPS) är världens ledande medlemsägda och icke vinstdrivande skyddsorganisation för vårdpersonal, med 300 000 medlemmar världen över.

Frustrerad av det tidigare styrelseverktyget ville MPS vd, Simon Kayll, hitta en lösning som inte bara gjorde det mer effektivt att dela styrelsematerial, utan också höjde kvaliteten på innehållet och skapade bättre förutsättningar för strategiska diskussioner i styrelserummet.

Vad ville MPS förbättra med sin styrelserapportering?

Efter att ha deltagit i ett Board Intelligence seminarium om bästa praxis för vd-rapporter kontaktade Simon vårt team. Vi granskade MPS mötespaket och jämförde det med branschkollegor. Eftersom rapportförfattarna var osäkra på vad de skulle tas med eller utelämnas blev rapporterna tiotals sidor långa, vilket gjorde det svårt för styrelsen att ta till sig nyckelbudskapen och fokusera på det som verkligen var viktigt.

Att planera agendor för hela årscykeln och hantera de oundvikliga ändringarna i sista stund tog alldeles för mycket tid – tid som MPS hellre ville lägga på att höja kvaliteten på agendorna.

Att ta fram och dela styrelsematerial via MPS tidigare styrelseportal var manuellt och tidsödande. Ledamöterna blev dessutom frustrerade när de behövde komma åt aktuellt eller tidigare material, eftersom tekniken var långsam och sökfunktionen alltför enkel.

Vad blev resultatet av samarbetet med Board Intelligence?

Med hjälp av Board Intelligence har MPS fått smartare och mer koncentrerade mötespaket, bättre förberedda möten och mer strategiska och fokuserade diskussioner.

MPS bytte till vår styrelseportal och kan nu skapa och dela mötespaket på några minuter, lägga till och ta bort användare med ett par klick samt automatisera påminnelser för deadlines och uppdateringar av material.

Styrelseledamöterna uppskattar särskilt den kraftfulla sökfunktionen för nyckelord – både inom och mellan styrelsematerial – samt möjligheten att dela anteckningar och samarbeta kring mötespaketen inför styrelsemötena.

Med Board Intelligences Agenda Planner kan MPS se och hantera sin framtida kalender med agendor på ett ställe, utan att behöva växla mellan flikar, dokument och filer. Bolagssekretariatet kan enkelt göra ändringar med drag-och-släpp, och agendans tidsangivelser uppdateras automatiskt. De kan också tagga agendapunkter utifrån intressentgrupper och få direkt analys över hur styrelsen och utskotten spenderar sin tid – en nyckelfunktion för att visa att kraven i ABL uppfylls i årsredovisningen.

En kombination av utbildning i rapportskrivande, best practice-mallar och betygsättning av material har gett MPS rapportförfattare de verktyg och färdigheter som behövs för att ta fram underlag med enbart den mest kritiska informationen – och i en konsekvent struktur. Resultatet är smartare och mer koncentrerade mötespaket, bättre förberedda möten samt mer strategiska och fokuserade diskussioner.