Därför behöver din styrelse en styrelseportal – inte ännu ett samarbetsverktyg

Beslut som fattas på styrelsenivå väger tungt för såväl organisationer som dess aktieägare, anställda och tillsynsmyndigheter. Det gör högkvalitativ styrelsekommunikation till en icke förhandlingsbar förutsättning för effektitivt styrelsearbete.

Ändå förlitar sig många styrelser fortfarande på verktyg som inte har utformats för dem eller deras specifika behov, såsom e-post, kurir, molnlagring och generiska samarbetsplattformar. De här verktygen kan ha fungerat tidigare, men idag utsätter de styrelserna för risker och upprätthåller ineffektiva arbetsmetoder. Styrelser som använder dem går också miste om värdefulla möjligheter att förbättra sina resultat och öka sitt avtryck.

En styrelseportal erbjuder ett bättre sätt – ett sätt som är utformat specifikt för det sätt som styrelser arbetar på. Läs vidare för att ta reda på hur styrelseportaler står sig jämfört med alternativen och hur du, din styrelse och din organisation kan dra nytta av att använda en styrelseportal.

Här är de viktigaste processerna som en styrelseportal levererar för att stödja din styrelse och hjälpa dem att hålla fokus på det som är viktigast under kristider.

En styrelseportal är en säker digital plattform som är utformad för att stödja hela livscykeln för styrelseaktiviteter, från att förbereda och distribuera styrelseunderlag till att hantera godkännanden.

Till skillnad från Teams eller Dropbox är det inte ett allmänt fildelnings- eller samarbetsverktyg. Och till skillnad från e-post är det inte en enkelriktad sändning. Det är en lösning som är skräddarsydd för styrelsens och ledningens behov, som möjliggör samarbete, ger struktur och erbjuder inbyggda skyddsåtgärder för efterlevnad.

Vill du lära dig mer om programvara för styrelsehantering? Läs vår artikel "Vad är en styrelseportal?" för mer information.

Om din styrelse inte använder en portal är chansen stor att du använder ett eller flera av dessa verktyg:

• E-post: bekvämt men osäkert, eftersom det är omöjligt att kontrollera eller spåra dokument när de väl har skickats; versionskontroll är en mardröm.
• Kurir: föråldrat, tidskrävande och riskfyllt under transport; versionshantering är en ännu större utmaning på grund av den tid det tar att skriva ut och leverera dokument.
• Samarbetsplattformar (t.ex. Microsoft Teams, SharePoint, Dropbox): flexibla, men inte byggda för styrelsearbete; verktygen saknar verifieringskedjor och rollspecifika åtkomstkontroller.

Vår analys visar att 52 % av styrelserna nu använder en säker styrelseportal för att distribuera sitt styrelsematerial, jämfört med bara 40 % år 2020. Detta baseras på svaren i vårt självutvärderingsverktyg för styrelserapporter – och det visar på en tydlig övergång från äldre verktyg.

Dessa verktyg har sin plats i ett affärssammanhang, men de faller kort när det kommer till styrelsekommunikation.

Jämfört med e-post och generiska samarbetsverktyg erbjuder styrelseportaler betydande fördelar. De minskar risken för att konfidentiellt styrelsematerial hamnar i orätta händer, gör förberedelserna inför styrelsemötena snabbare och effektivare och höjer kvaliteten på styrelseinteraktionerna.

En överblick: varför styrelseportaler överträffar andra verktyg

1. Byggd för styrning: utformad för styrelseledamöters och styrelseteams behov.
2. Tidsbesparande automatisering: strömlinjeformade arbetsflöden och administration.
3. Säker design: säkerhet i företagsklass med rollbaserad åtkomst och verifieringskedjor.
4. En version av sanningen: centralt lagrade, uppdaterade dokument - inte flera versioner i inkorgar eller mappar.
5. En bättre styrelseupplevelse: intuitivt, användarvänligt gränssnitt, tillgängligt på ett säkert sätt på dator och mobil.
6. Stödjer hybrid- och distansstyrning: tillgängligt var som helst och anpassat för mobilt och heltäckande distansarbete.
7. Hjälper dig att visa prov på god styrning: ett professionellt förhållningssätt som underlättar styrelserekrytering samt data och analyser som stöder efterlevnad av regelverk.

Låt oss titta på varje fördel mer i detalj.

En styrelseportal stödjer styrelsers och ledningsteams unika ansvarsområden och arbetsmetoder, från att registrera beslut och hantera godkännanden till att bevisa god bolagsstyrning och compliance. Verktyg som Teams och SharePoint byggdes inte med detta i åtanke.

Med Board Intelligence kan du ange åtkomstbehörigheter på dokumentnivå, återkalla åtkomst direkt och skapa en robust verifieringskedja. Du kan hantera möten och godkännanden digitalt, med arbetsflöden som återspeglar hur din styrelse och dina utskott arbetar och vad som är viktigt för dem.

Du kan också dra nytta av ytterligare AI-drivna funktioner som underlättar mycket specifika utmaningar för styrelsen och styrelseteamet. Till exempel har Board Intelligences styrelseportals-kunder tillgång till en rad effektivitetshöjande funktioner:

• Agenda Planner som gör det enkelt att hantera styrelsens kalender och planera agendor för möten.
• Report Briefer som automatiserar utskick av styrelseunderlag och påminnelser i pappersform och hjälper yrkesverksamma inom bolagsstyrning att hantera mötespaket i en särskild arbetsyta (inte i inkorgen).
• Insight Driver som hjälper styrelseledamöter att hantera informationsöverflöd och engagera sig kritiskt i mötesmaterial.
• Minute Writer som effektiviserar processen med att skriva styrelse- och utskottsmötesprotokoll.

För att undvika att skaffa funktioner för funktionernas skull bör du välja en styrelseportalpartner som förstår vad styrelser och ledningsgrupper behöver och som sätter detta i centrum när de utvecklar nya AI-drivna funktioner och verktyg. Som en av våra kunder (Sarah Dobson, Head of Executive Support på Cambridge Building Society) uttryckte det:

”Generiska AI-verktyg fungerar bra för översiktliga sammanfattningar, men för styrelse- och utskottsmöten är detaljerna viktiga och det är det vi får från AI:n i Board Intelligence.”

Att organisera styrelse- och utskottsmöten och förbereda styrelsematerial kan vara en krånglig, långsam och tidskrävande process. Med en styrelseportal kan du automatisera rutinuppgifter, exempelvis: skicka kalenderinbjudningar till styrelse- och utskottsmöten, skicka påminnelser om kommande deadlines för inlämning av styrelseunderlag, samla in dokument till mötespaketet och meddela styrelseledamöterna om uppdateringar av materialet.

Med en styrelseportal kan du:

• Skapa agendor från mallar eller kopiera tidigare mötesagendor.
• Snabbt ändra ordning på agendans punkter genom att dra-och-släppa.
• Lägga till och uppdatera mötestider automatiskt.
• Skicka kalenderinbjudningar till möten och spåra mötesdeltagare.
• Skapa avsnitt, flikar och sidnummer med bara några klick.
• Kombinera PDF-filer, bildspel och andra filer till ett enda dokument.
• Snabbt och enkelt distribuera slutliga paket till rätt personer.
• Samla anteckningar och kommentarer om paketet genom att exportera alla anteckningar till en separat fil.

Tidsbesparingarna kan vara betydande. Tjänsteleverantören JTC uppnådde en tidsbesparing på 20–25 % när de skapade mötespaket med Board Intelligence-portalen.

Det är mer än bara en produktivitetsökning. Det ger styrelseteamet det utrymme de behöver för att fokusera på strategiskt, värdeskapande arbete i stället för logistik.

Med en styrelseportal kan du:

• Centralt styra vem som får ladda ner dokument, vilket begränsar risken för att filer hamnar i fel händer.
• Ge säker tillgång till dina möten genom att dela kalenderinbjudningar och länkar till distans-/hybridmöten via din styrelseportal.
• Enkelt övervaka vilka dokument varje styrelsemedlem har tillgång till.
• Få tillgång till en verifieringskedja med uppgifter om vem som har loggat in och vad de har sett.
• Ta bort enskilda användares åtkomst till specifika paket vid behov.
• Eliminera risken för att dokument delas i fel kanaler.

Du undviker också kaoset med versionskontroll och obehörig delning – frågor som kan få stora juridiska konsekvenser eller konsekvenser för anseendet.

Ta reda på mer om hur Board Intelligence håller din information trygg och säker med vår säkerhetsguide.

När mötespaket och styrelserapporter skickas runt via e-post eller ligger i flera olika mappar på en delad hårddisk sker misstag. Styrelseledamöter slösar bort värdefull förberedelsetid på att leta efter den senaste versionen. Människor baserar sina förberedelser, diskussionspunkter och idéer på föråldrade versioner av dokument. Kommentarer begravs i versionshistoriken och faller mellan stolarna.

En styrelseportal löser detta genom att centralisera allt på ett ställe och se till att dokumenten är uppdaterade, lättnavigerade och enkla att kommentera.

I praktiken innebär det följande:

• Du kan enkelt uppdatera paketet med sena, reviderade eller kompletterade dokument, utan att behöva formatera om filen.
• Återpublicera sena dokument eller ändringar utan att förlora anteckningar, kommentarer och noteringar som gjorts av styrelseledamöterna.
• Styrelseledamöterna ser alltid den mest aktuella, tidsstämplade versionen av styrelseunderlaget - vilket eliminerar risken för att tidigare versioner av mötespaketet är i omlopp och att styrelseledamöterna ser fel information.
• Meddela styrelseledamöterna om att ett nytt styrelseunderlag har laddats upp med ett enkelt klick.

Styrelseledamöter är upptagna. De vill inte leta igenom inkorgen efter kalenderinbjudningar och möteshandlingar eller försöka kommentera PDF-filer när de är på språng. En styrelseportal ger ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt som är säkert tillgängligt på både dator och mobil och stödjer hur styrelser verkligen arbetar.

Sammanfattningsvis:

• Alla viktiga dokument, konversationer och länkar lagras på en enda plattform som alla styrelseledamöter enkelt kan komma åt.
• Styrelseunderlag finns tillgängliga på alla enheter, både online och offline.
• Styrelseledamöterna kan snabbt och enkelt hitta information genom en snabb och enkel sökfunktion.
• Support är anpassat till styrelseledamöternas arbetsmönster och finns tillgängligt dygnet runt, 365 dagar om året.

Board Intelligences styrelseportal är utformad för att göra upplevelsen av att läsa och kommentera styrelseunderlag enkel och problemfri, även för de mest teknikovana styrelseledamöterna. Vår styrelseportal behåller allt vi tycker om med att arbeta med papper och kombinerar det med smarta samarbetsverktyg, så att även de största förespråkarna för mötespaket av papper blir stora fans.

Moderna styrelser är sällan på samma plats. Med styrelseledamöter utspridda på olika platser och i olika tidszoner är möjligheten att få tillgång till material och samarbeta var som helst avgörande.

Styrelseportaler är byggda med denna verklighet i åtanke. De erbjuder offlineåtkomst, uppdateringar i realtid och en konsekvent användarupplevelse på alla enheter. Till exempel:

• Navigera till fjärrmöten direkt från mötespaketet genom en knapptryck.
• Använd de anteckningar som deltagarna gjorde före mötet för att be om deras synpunkter vid rätt tidpunkt under mötet.
• Använd den delade skärmvyn för att jämföra dokument eller visa en agenda tillsammans med ditt paket under ditt distansmöte.
• Rösta, samla in e-signaturer och spara en verifieringskedja av röster som enkelt kan exporteras.

Det räcker inte att göra det rätta. Du måste kunna bevisa det.

En styrelseportal skapar ett tydligt digitalt register över engagemang, godkännanden och beslut. Detta gör det lättare att visa att man följer styrkoder och regulatoriska förväntningar och att snabbt svara på revisioner eller informationsförfrågningar.

Det underlättar också rekryteringen av styrelseledamöter. Styrelseledamöter förväntar sig i allt högre grad att organisationer ska ha en portal på plats för att hjälpa dem att göra sitt jobb och visa att de är engagerade i god bolagsstyrning. För toppkandidater är avsaknaden av en portal en varningssignal.

”Jag skulle aldrig gå tillbaka till pappersformat - Board Intelligence styrelseportal är mycket intuitiv och gör det möjligt för styrelseledamöterna att ha alla dokument nära till hands.”

~ Richard Atkinson, Clerk to the Governors, Middlesbrough College – läs fallstudien

En styrelseportal är inte bara en app. Det är ett verktyg som är utformat för det unika ansvar och de risker som styrelser står inför.

Riskerna med att hålla fast vid föråldrade eller dåligt anpassade verktyg är välkända. Fördelarna med att byta till en styrelseportal är tydliga: bättre styrning, starkare säkerhet, tidsbesparing och ökad trovärdighet.

Board Intelligences programvara för bolagsstyrning ger dig ett smartare, säkrare och mer strategiskt sätt att stödja din styrelse. För att se det i praktiken eller för att lära dig mer om våra program, kontakta vårt team via boka en demo.