Vad är en styrelseportal?

En styrelseportal är en specialutvecklad programvara för bolagsstyrning som används av ledningsgrupper och styrelseledamöter för att säkerställa ett effektivt och välfungerande styrelsearbete.

Styrelseportaler gör det möjligt för bolagssekreterare, governance-specialister och deras team att samla, distribuera och hantera styrelse- och utskottsmaterial digitalt. De ger styrelseordförande och styrelseledamöter en säker och papperslös tillgång till viktig information såsom resultatrapporter, strategidokument samt policy- och referensdokument. Styrelseportaler kan också användas för säker styrelsekommunikation och för att stödja styrelsen i utförandet av vissa efterlevnadsansvar.

Styrelseportaler gör det möjligt för styrelser och styrningsgrupper att göra allt detta utan den logistiska bördan och säkerhetsrisker som är förknippade med användning av papper, e-post eller generiska dokumenthanteringssystem. Rätt verktyg kan spara styrningsgrupper tid, arbete och pengar samtidigt som styrelsens arbete förbättras.

Vilka är de primära användarna av styrelseportalprogramvara?

Styrelseportaler är vanligt förekommande inom alla sektorer och inom börsnoterade, privatägda, statliga och ideella organisationer.

De flesta användarna av styrelseportalprogramvara är styrelseledamöter, bolagssekreterare och governance-specialister, utskott och ledningsgrupper samt IT- och informationssäkerhetsteam.

• Styrelseledamöter använder styrelseportaler för att få tillgång till dokument, söka information, kommunicera med varandra och samarbeta runt styrelseuppgifter.
• Bolagssekreterare och governance-specialister använder styrelseportaler för att effektivisera administrativa uppgifter, hantera informationsflödet till styrelseledamöterna, organisera styrelsemöten och säkerställa efterlevnad.
• Utskott och ledningsgruppsmedlemmar använder styrelseportaler för att dela information med styrelsen. De kan också använda styrelseportaler för att stödja sina egna möten och för att dela information med varandra.
• IT- och informationssäkerhetsteam använder styrelseportaler för att hantera informationssäkerhetsrisker kring styrelse- och utskottsmaterial och för att erbjuda en modernare arbetsmiljö för styrelseledamöter.

Hur säkra är styrelseportalprogram?

Informationen som delas i en digital styrelseportal är ofta konfidentiell, och därför tar seriösa leverantörer av styrelseportaler säkerheten och stabiliteten på största allvar.

När du jämför leverantörer av styrelseportaler är det viktigt att ta hänsyn till hur de krypterar dina data och vilken infrastruktur de använder för att leverera sina tjänster. Det är också viktigt att se över deras inställning till penetrationstestning, extern revision och ackrediteringar.

• Kryptering: Det finns två typer av kryptering att ta hänsyn till när du utvärderar en styrelseportal. Den första är hur data lagras när de inte används (kryptering i vila) och den andra är hur data krypteras när de skickas från servern till en enhet (kryptering under överföring). Den krypteringsnivå du bör eftersträva är RSA 4096-bitars standardkryptering under överföring och AES-256 i vila.
• Infrastruktur och molnsäkerhet: Infrastrukturen som levererar data via molnet är en integrerad del av din säkerhet. I allmänhet bygger styrelseportalsleverantörer sin programvara på en stor molnleverantör som Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) eller skapar och hostar egna säkra datacenter för att lagra sina kunders information
• Penetrationstestning: Leverantörer av styrelseportaler som regelbundet genomför penetrationstestning eller etisk hackning för att säkerställa att deras system och data är säkra och visar att man prioriterar sina kunders säkerhet.
• Externa revisioner och efterlevnad: När du väljer en leverantör av en styrelseportal bör du kontrollera att de har genomgått omfattande externa revisioner som noggrant granskat deras rutiner, kontroller och säkerhetsrutiner. Dessa revisioner fokuserar på tillgänglighet, säkerhet, integritet, sekretess och systemintegritet. Utvärdera dessutom om en potentiell leverantör uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna (t.ex. ISO 27001), eftersom dessa är viktiga indikatorer på hur säkert din information förvaras.

Ytterligare säkerhetsfunktioner att hålla utkik efter är:

• Tvåfaktorsautentisering
• Detaljerad behörighetshantering
• Fjärradering av enheter
• Biometrisk säkerhet
• Granskningslogg
• Kontinuitets- och katastrofåterställningsplaner

Läs mer om hur programvara för styrelsearbete skyddar din mest känsliga och affärskritiska information i vår guide till cybersäkerhet för styrelseportaler.

Vilka frågor bör du ställa till en leverantör av styrelseportaler?

När du utvärderar en leverantör av styrelseportaler bör du överväga att ställa följande frågor:

• Säkerhet: Vilka säkerhetsåtgärder finns för att skydda dina data?
• Regelefterlevnad: Uppfyller styrelseportalen relevanta bestämmelser, exempelvis GDPR?
• Användarupplevelse: Hur lätt är det för styrelseledamöter och governance-specialister att använda portalen?
• Support: Vilken typ av kundsupport erbjuds och finns det utbildning för användarna?
• Prissättning: Vilken prismodell som används och vad som ingår och inte i avgiften?
• Granskningsloggar: Ger portalen en tydlig granskningslogg för dokumentåtkomst och ändringar för att säkerställa transparens och regelefterlevnad?

Dessa frågor hjälper dig att utvärdera portalens funktionalitet, säkerhet och kompatibilitet baserat på din organisations behov.

Hur förbättrar styrelseportalprogramvara styrelsens effektivitet?

Styrelseportalprogramvara effektiviserar styrelseprocesserna inom följande områden:

• Förberedelser inför styrelsemöten
• Sammanställning och distribution av mötespaket
• Dokumentåtkomst
• Styrelsemöten

Effektiva förberedelser inför styrelsemöten

Styrelseportalen kan effektivisera några av de mest tidskrävande uppgifterna i samband med förberedelser inför styrelsemöten, via exempelvis:

• Skapa agendor från en mall eller kopiera en befintlig agenda.
• Lägga till, ta bort eller ändra dagordningspunkter genom att dra och släppa, med automatisk uppdatering av tider.
• Dela plats och/eller inloggningsuppgifter för fysiska, hybrid- och virtuella möten.

Board Intelligences verktyg Agenda Planner tar detta ett steg längre med integrerad vägledning för bästa praxis vid agendaplanering i mötesförberedelseprocessen. Du kan också notera agendapunkter efter intressentgrupp och få en samlad bild av var styrelsen lägger sin tid, data som är avgörande för styrelsens prestationsgranskningar och lagstadgade rapporteringar.

Problemfri sammanställning och distribution av mötespaket

En styrelseportal kan automatisera viktiga steg i mötespaketprocessen, vilket hjälper governance-team att spara tid vid beställning, sammanställning och distribution av styrelsepaket. Till exempel:

• Kombinera olika filformat såsom PDF-filer, presentationsmaterial och skriftliga rapporter, till ett samlat dokument.
• Skapa avsnitt, flikar och sidnummer med bara några enkla klick.
• Snabbt och enkelt distribuera färdiga paket inom en säker plattform.
• Skicka anpassade styrelseaviseringar när du publicerar paketet.
• Återpublicera försenade dokument eller sista minuten-ändringar utan att styrelseledamöternas frågor eller anteckningar går förlorade.

Dessutom, med Board Intelligences Briefing Tool (tillgängligt i styrelseportalen) kan du dela gemensamma sammanfattningar med skaparna av styrelsedokumenten, så att de från början har klarhet över vad de behöver inkludera i sina rapporter. Briefing Tool hjälper dig också att hantera dessa dokumentförfrågningar enkelt, så att du inte behöver jaga efter försenade inlämningar och dokument.

Säker och smidig åtkomst till dokument

Viktiga dokument, konversationer och länkar lagras på en och samma säkra plattform som styrelseledamöterna enkelt kan komma åt och navigera i.

• Styrelsedokument är tillgängliga på alla enheter, både online och offline, så att styrelseledamöterna kan komma åt dem var de än befinner sig i världen och när som helst på dygnet.
• Kombinera dokument i rätt ordning, med konsekvent sidnumrering och utan problem med olika versionskontroller.
• Kontrollera vem som har behörighet att redigera och visa dokument eller enskilda delar av dokumentet.
• Aviseringar informerar styrelseledamöterna när nya dokument laddas upp.
• Snabb och enkel sökfunktion, även tillgängligt offline-läge.
• Dela länkar till specifika sidor med andra styrelsemedlemmar.

Produktivitet vid styrelsemöten

Styrelseportalen kan göra styrelse- och utskottsmöten mer produktiva. De kan också hjälpa ordföranden att hantera möten mer effektivt. Till exempel:

• Navigera till fjärrmöten direkt från styrelsepaketet.
• Jämföra dokument eller se mötespaket och den virtuella mötesappen sida vid sida med funktionen för delad skärm.
• Ställa klargörande frågor och lösa detaljer före mötet via inbyggda verktyg för delning av anteckningar och kommunikation.
• Dela frågor eller diskussionspunkter med ordföranden i förväg, så att ordföranden kan styra samtalet och involvera deltagarna vid rätt tillfälle under mötet.
• Snabb och enkel sökfunktion, tillgänglig även offline.
• Nyttja mötestiden för samtal, inte för det administrativa. Dela, kommentera och godkänn till exempel protokoll, rösta eller samla in e-signaturer (med säkra granskningsloggar) innan mötet börjar.

Fallstudier och kundberättelser

Fler än 85 000 styrelseledamöter, chefer och styrningsproffs över hela världen litar på Board Intelligence. Allt från välgörenhetsorganisationer och skolor till ledande aktörer inom företagstjänster som Waystone och globala ingenjörsföretag som Keller.

Ta reda på varför nästan två tredjedelar av våra intäkter kommer från rekommendationer och ta del av några av våra kunders framgångshistorier här.