Vad är en styrelseportal ?
En vägledning för att välja rätt lösning för styrelser och ledningsgrupper.
En styrelseportal är en specialutvecklad programvara för bolagsstyrning som används av ledningsgrupper och styrelseledamöter för att säkerställa ett effektivt och välfungerande styrelsearbete.
Styrelseportaler gör det möjligt för bolagssekreterare, governance-specialister och deras team att samla, distribuera och hantera styrelse- och utskottsmaterial digitalt. De ger styrelseordförande och styrelseledamöter en säker och papperslös tillgång till viktig information såsom resultatrapporter, strategidokument samt policy- och referensdokument. Styrelseportaler kan också användas för säker styrelsekommunikation och för att stödja styrelsen i utförandet av vissa efterlevnadsansvar.
Styrelseportaler gör det möjligt för styrelser och styrningsgrupper att göra allt detta utan den logistiska bördan och säkerhetsrisker som är förknippade med användning av papper, e-post eller generiska dokumenthanteringssystem. Rätt verktyg kan spara styrningsgrupper tid, arbete och pengar samtidigt som styrelsens arbete förbättras.
Vad kan du göra i en styrelseportal?
Styrelseportaler är ett värdefullt verktyg för effektiv och ändamålsenlig styrning. De skapar ett centralt arkiv för styrelseinformation som är sökbart, säkert och tillgängligt dygnet runt. De ger också styrelseledamöter och governance-specialister nödvändiga verktyg för att utföra vissa uppgifter enklare, såsom att underteckna dokument elektroniskt.
Användningsområden för styrelseportaler
Styrelseportalen har olika användningsområden, som alla förbättrar effektiviteten och säkerheten i styrelsens arbete. Dessa inkluderar:
- Dokumenthantering: Styrelseportaler fungerar som en säker, central lagringsplats för viktiga dokument som agendor, protokoll, verksamhetsrapporter, business case, policydokument och referensmaterial.
- Samarbeten i samband med möten: Styrelseportaler kan hjälpa till med att organisera och hantera möten. Funktionerna ger styrningsgrupper möjlighet att enkelt planera agendor, begära dokument från ledningen och dela information med mötesdeltagarna. Styrelseledamöterna kan enkelt granska innehållet före och efter mötena.
- Godkännanden: Styrelseportaler kan underlätta pappersfria godkännandeprocesser i styrelsen, till exempel med digital signering av dokument.
- Efterlevnad och granskning: Styrelseportalprogramvara erbjuder säkra, granskningsbara register som kan användas för intern rapportering och för att styrka efterlevnad av regler och föreskrifter.
- Kommunikation och samarbeten: Säkra meddelandefunktioner gör det möjligt för styrelseledamöter att kommunicera med varandra, genom att exempelvis ställa klargörande frågor utanför möten så att mötestiden kan nyttjas mer effektivt.
- Uppgiftshantering: Styrelseportaler kan hjälpa styrningsgrupper att följa upp åtgärder och uppgiftsägare, vilket säkerställer ansvarsskyldighet och transparens i styrelsens verksamhet.
Dessa användningsområden gör styrelseportaler till ett viktigt verktyg för god styrning. De gör det enklare för styrelseledamöter att utföra sina uppgifter, säkerställer en smidig och säker styrelseverksamhet och minskar det administrativa arbetet för styrningsgrupper.
Vilka är de primära användarna av styrelseportalprogramvara?
Styrelseportaler är vanligt förekommande inom alla sektorer och inom börsnoterade, privatägda, statliga och ideella organisationer.
De flesta användarna av styrelseportalprogramvara är styrelseledamöter, bolagssekreterare och governance-specialister, utskott och ledningsgrupper samt IT- och informationssäkerhetsteam.
- Styrelseledamöter använder styrelseportaler för att få tillgång till dokument, söka information, kommunicera med varandra och samarbeta runt styrelseuppgifter.
- Bolagssekreterare och governance-specialister använder styrelseportaler för att effektivisera administrativa uppgifter, hantera informationsflödet till styrelseledamöterna, organisera styrelsemöten och säkerställa efterlevnad.
- Utskott och ledningsgruppsmedlemmar använder styrelseportaler för att dela information med styrelsen. De kan också använda styrelseportaler för att stödja sina egna möten och för att dela information med varandra.
- IT- och informationssäkerhetsteam använder styrelseportaler för att hantera informationssäkerhetsrisker kring styrelse- och utskottsmaterial och för att erbjuda en modernare arbetsmiljö för styrelseledamöter.
Vilka är de viktigaste funktionerna i styrelseportalprogramvara?
En bra styrelseportal effektiviserar skapandet av styrelse- och utskottsmaterial och ger styrelseledamöter säker åtkomst till viktiga dokument. Den bör också hjälpa till att göra styrelse- och utskottsmöten smidigare.
För att uppnå dessa resultat erbjuder styrelseportaler ett brett utbud av funktioner:
- Dokumenthantering
- Möteshantering, exempelvis: schemaläggning och kalenderintegration
- Agendaskapande
- Samarbete i realtid, exempelvis: e-signering, anteckningar och säker meddelandehantering
- Uppgiftshantering, exempelvis: dokumentbegäran från ledningen
- Säker åtkomst med detaljerade åtkomstbehörigheter
- Mobil åtkomst
- Sökfunktionalitet
- Granskningsloggar, analyser och rapportering
- Service och support dygnet runt
Hur säkra är styrelseportalprogram?
Informationen som delas i en digital styrelseportal är ofta konfidentiell, och därför tar seriösa leverantörer av styrelseportaler säkerheten och stabiliteten på största allvar.
När du jämför leverantörer av styrelseportaler är det viktigt att ta hänsyn till hur de krypterar dina data och vilken infrastruktur de använder för att leverera sina tjänster. Det är också viktigt att se över deras inställning till penetrationstestning, extern revision och ackrediteringar.
- Kryptering: Det finns två typer av kryptering att ta hänsyn till när du utvärderar en styrelseportal. Den första är hur data lagras när de inte används (kryptering i vila) och den andra är hur data krypteras när de skickas från servern till en enhet (kryptering under överföring). Den krypteringsnivå du bör eftersträva är RSA 4096-bitars standardkryptering under överföring och AES-256 i vila.
- Infrastruktur och molnsäkerhet: Infrastrukturen som levererar data via molnet är en integrerad del av din säkerhet. I allmänhet bygger styrelseportalsleverantörer sin programvara på en stor molnleverantör som Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) eller skapar och hostar egna säkra datacenter för att lagra sina kunders information
- Penetrationstestning: Leverantörer av styrelseportaler som regelbundet genomför penetrationstestning eller etisk hackning för att säkerställa att deras system och data är säkra och visar att man prioriterar sina kunders säkerhet.
- Externa revisioner och efterlevnad: När du väljer en leverantör av en styrelseportal bör du kontrollera att de har genomgått omfattande externa revisioner som noggrant granskat deras rutiner, kontroller och säkerhetsrutiner. Dessa revisioner fokuserar på tillgänglighet, säkerhet, integritet, sekretess och systemintegritet. Utvärdera dessutom om en potentiell leverantör uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna (t.ex. ISO 27001), eftersom dessa är viktiga indikatorer på hur säkert din information förvaras.
Ytterligare säkerhetsfunktioner att hålla utkik efter är:
- Tvåfaktorsautentisering
- Detaljerad behörighetshantering
- Fjärradering av enheter
- Biometrisk säkerhet
- Granskningslogg
- Kontinuitets- och katastrofåterställningsplaner
Läs mer om hur programvara för styrelsearbete skyddar din mest känsliga och affärskritiska information i vå guide till cybersäkerhet för styrelseportaler.
Hur mycket kostar styrelseportaler och hur ser prissättningen ut?
Kostnaden för programvara för styrelseportaler varierar beroende på faktorer som funktioner, antal användare och anpassningsgrad.
Vanligtvis är prissättningen abonnemangsbaserad och varierar från cirka 120 000 kronor per år för medelstora organisationer, till 600 000 kronor per år och uppåt för stora företag. Vissa leverantörer erbjuder stegvisa prisnivåer, medan andra tar betalt per användare. Ytterligare kostnader kan tillkomma för avancerade funktioner eller viss typ av support. Du bör ha en klar bild av din organisations behov för att kunna välja en leverantör som passar din budget och dina mål bäst.
Vilka frågor bör du ställa till en leverantör av styrelseportaler?
När du utvärderar en leverantör av styrelseportaler bör du överväga att ställa följande frågor:
- Säkerhet: Vilka säkerhetsåtgärder finns för att skydda dina data?
- Regelefterlevnad: Uppfyller styrelseportalen relevanta bestämmelser, exempelvis GDPR?
- Användarupplevelse: Hur lätt är det för styrelseledamöter och governance-specialister att använda portalen?
- Support: Vilken typ av kundsupport erbjuds och finns det utbildning för användarna?
- Prissättning: Vilken prismodell som används och vad som ingår och inte i avgiften?
- Granskningsloggar: Ger portalen en tydlig granskningslogg för dokumentåtkomst och ändringar för att säkerställa transparens och regelefterlevnad?
Dessa frågor hjälper dig att utvärdera portalens funktionalitet, säkerhet och kompatibilitet baserat på din organisations behov.
Vilka är fördelarna med att införa en styrelseportal?
När du använder en digital styrelseportal förbättrar du effektiviteten i agendaplaneringen och framställning av styrelsematerial, vilket sparar tid och pengar för styrningsgrupperna. Styrelseportaler minskar också informationssäkerhetsriskerna genom att ge dig större kontroll över åtkomst och distribution av viktiga dokument.
För styrelseledamöter gör styrelseportalen det enklare att förbereda sig för styrelse- och utskottsmöten och att utföra vissa regelefterlevnadsaspekter. Det bidrar också till att styrelsemötena flyter på smidigare.
För att sätta detta i perspektiv uppskattade den medlemsägda banken Nationwide att övergången till Board Intelligence minskade den tid de lade på att förbereda styrelsemöten med 45 %.
Med andra ord kommer en bra styrelseportal att spara enormt mycket tid för ditt styrningsteam.
Hur förbättrar styrelseportalprogramvara styrelsens effektivitet?
Styrelseportalprogramvara effektiviserar styrelseprocesserna inom följande områden:
- Förberedelser inför styrelsemöten
- Sammanställning och distribution av mötespaket
- Dokumentåtkomst
- Styrelsemöten
Effektiva förberedelser inför styrelsemöten
Styrelseportalen kan effektivisera några av de mest tidskrävande uppgifterna i samband med förberedelser inför styrelsemöten, via exempelvis:
- Skapa agendor från en mall eller kopiera en befintlig agenda.
- Lägga till, ta bort eller ändra dagordningspunkter genom att dra och släppa, med automatisk uppdatering av tider.
- Dela plats och/eller inloggningsuppgifter för fysiska, hybrid- och virtuella möten.
Board Intelligences verktyg Agenda Planner tar detta ett steg längre med integrerad vägledning för bästa praxis vid agendaplanering i mötesförberedelseprocessen. Du kan också notera agendapunkter efter intressentgrupp och få en samlad bild av var styrelsen lägger sin tid, data som är avgörande för styrelsens prestationsgranskningar och lagstadgade rapporteringar.
Problemfri sammanställning och distribution av mötespaket
En styrelseportal kan automatisera viktiga steg i mötespaketprocessen, vilket hjälper governance-team att spara tid vid beställning, sammanställning och distribution av styrelsepaket. Till exempel:
- Kombinera olika filformat såsom PDF-filer, presentationsmaterial och skriftliga rapporter, till ett samlat dokument.
- Skapa avsnitt, flikar och sidnummer med bara några enkla klick.
- Snabbt och enkelt distribuera färdiga paket inom en säker plattform.
- Skicka anpassade styrelseaviseringar när du publicerar paketet.
- Återpublicera försenade dokument eller sista minuten-ändringar utan att styrelseledamöternas frågor eller anteckningar går förlorade.
Dessutom, med Board Intelligences Briefing Tool (tillgängligt i styrelseportalen) kan du dela gemensamma sammanfattningar med skaparna av styrelsedokumenten, så att de från början har klarhet över vad de behöver inkludera i sina rapporter. Briefing Tool hjälper dig också att hantera dessa dokumentförfrågningar enkelt, så att du inte behöver jaga efter försenade inlämningar och dokument.
Säker och smidig åtkomst till dokument
Viktiga dokument, konversationer och länkar lagras på en och samma säkra plattform som styrelseledamöterna enkelt kan komma åt och navigera i.
- Styrelsedokument är tillgängliga på alla enheter, både online och offline, så att styrelseledamöterna kan komma åt dem var de än befinner sig i världen och när som helst på dygnet.
- Kombinera dokument i rätt ordning, med konsekvent sidnumrering och utan problem med olika versionskontroller.
- Kontrollera vem som har behörighet att redigera och visa dokument eller enskilda delar av dokumentet.
- Aviseringar informerar styrelseledamöterna när nya dokument laddas upp.
- Snabb och enkel sökfunktion, även tillgängligt offline-läge.
- Dela länkar till specifika sidor med andra styrelsemedlemmar.
Produktivitet vid styrelsemöten
Styrelseportalen kan göra styrelse- och utskottsmöten mer produktiva. De kan också hjälpa ordföranden att hantera möten mer effektivt. Till exempel:
- Navigera till fjärrmöten direkt från styrelsepaketet.
- Jämföra dokument eller se mötespaket och den virtuella mötesappen sida vid sida med funktionen för delad skärm.
- Ställa klargörande frågor och lösa detaljer före mötet via inbyggda verktyg för delning av anteckningar och kommunikation.
- Dela frågor eller diskussionspunkter med ordföranden i förväg, så att ordföranden kan styra samtalet och involvera deltagarna vid rätt tillfälle under mötet.
- Snabb och enkel sökfunktion, tillgänglig även offline.
- Nyttja mötestiden för samtal, inte för det administrativa. Dela, kommentera och godkänn till exempel protokoll, rösta eller samla in e-signaturer (med säkra granskningsloggar) innan mötet börjar.
Finns det några utmaningar och risker med att använda en styrelseportal?
För organisationer som ännu inte använder en styrelseportal är den största utmaningen att ändra vanor och arbetsflöden hos styrelseledamöter och medlemmar i styrningsgruppen. Det kommer att finnas en inlärningskurva i samband med implementeringen av den nya programvaran och vissa användare kommer att navigera i den snabbare än andra.
Säkerheten är också mycket viktigt att tänka på. Styrelseinformation och konversationer kan innehålla känslig information och organisationer måste därför kunna lita på att den portal de väljer är tillräckligt säker för att skydda deras data.
Fallstudier och kundberättelser
Fler än 80 000 styrelseledamöter, chefer och styrningsproffs över hela världen litar på Board Intelligence. Allt från välgörenhetsorganisationer och skolor till ledande aktörer inom företagstjänster som Waystone och globala ingenjörsföretag som Keller.
Ta reda på varför nästan två tredjedelar av våra intäkter kommer från rekommendationer och ta del av några av våra kunders framgångshistorier här.
Learn more
Hur du väljer rätt styrelseportal för din organisation
Följ dessa fyra steg för att välja rätt styrelseportal för din organisation:
- Utvärdera din organisations behov och kartlägg din beslutsprocess. Ta reda på hur många användare du behöver och vilken säkerhetsnivå som krävs, vilken budget du har tillgänglig och vilken process du behöver följa för att få utgifterna godkända.
- Granska din önskelista över funktioner. Identifiera vilka specifika funktioner du behöver och bestäm vilka som är ”ett måste” och vilka som är ”bra att ha”.
- Undersök vilka alternativ som finns och leta efter ett användarvänligt gränssnitt som minimerar utbildningsbehovet och samtidigt erbjuder stabil säkerhet och effektiv kundsupport. Utvärdera också hur skalbar plattformen är och vad befintliga användare har att säga om den.
Jämför olika prisplaner för att hitta en som passar er budget och samtidigt erbjuder de nödvändiga funktioner som du behöver.
Vad händer om du byter styrelseportal?
Om din styrelseportal inte erbjuder de funktioner du behöver, om du är missnöjd med programvarans prestanda eller om du vill ha bättre support, kan det vara dags att överväga att byta till en ny styrelseportal.
Att byta leverantör kan verka svårt, men med rätt styrelseportal och rätt support behöver det inte alls vara det.
Läs vår guide för att byta styrelseportal för att lära dig hur Board Intelligence kan hjälpa dig med övergången.
Hur kan du få ut det mesta av din styrelseportal?
De bästa styrelseportalerna erbjuder inte bara fördelar som förenklar jobbet, utan också funktioner som hjälper till att förbättra styrelsens effektivitet, exempelvis med hjälp av verktyg för styrelseutvärdering. Leverantörer kan också erbjuda ytterligare support kring saker som planering av agendor och styrelserapportering.
Det är viktigt att komma ihåg att en styrelseportal inte i sig leder till en väsentligt mer effektiv styrelse – det krävs också rätt arbetssätt. Detta sker när den kompletteras med andra verktyg och tjänster, och när styrningsgrupperna använder den tid de sparar till strategiska projekt, exempelvis till att stödja ledningen i att leverera högkvalitativa styrelserapporter.
När är det dags att börja använda en styrelseportal?
Det första du bör tänka på är säkerheten. Oavsett om det handlar om ett e-postintrång eller en phishingattack, är säkerheten för styrelsematerial ofta något som förbises tills det är för sent. Alla hot mot ett företags säkerhet är ett hot mot dess rykte, vilket kan påverka dess finansiella ställning. Styrelseledamöter som arbetar utanför företagets IT-infrastruktur utgör en risk i detta avseende, så det är värt att skaffa en portal så snart du har en professionell styrelse. Styrelseportalplattformar erbjuder en säker, central plattform för delning, lagring och arbete med känsliga dokument.
Många styrelseledamöter som idag ansluter sig till styrelser förväntar sig att det finns en portal, och styrelseportaler betraktas i allt högre grad som något man bör ha av både investerare och tillsynsmyndigheter. Om du anställer nya styrelseledamöter, förbereder dig för nästa investeringsrunda eller gör dig redo för börsintroduktion bör du därför skaffa en styrelseportal. Potentiella investerare och styrelseledamöter förväntar sig att du tar styrning och säkerhet på allvar och detta är ett av de bästa sätten att visa att du har en professionell inställning.
Vad gör Board Intelligence annorlunda?
Det finns styrelseportaler och så finns det styrelseportaler. Board Intelligences programvara för bolagsstyrning är rankad som nummer 1 i EMEA av både styrelseledamöter och styrningsgrupper* eftersom den erbjuder:
- Support dygnet runt: Med kundsupport från BI24, vårt specialiserade supportteam. De finns där för att hjälpa dig att få ut det mesta av din styrelseportal, dygnet runt.
- Värdehöjande funktioner: Vi satt i styrelserummet långt innan vi kom in i teknikbranschen. Vi har bakat in 20 års erfarenhet från styrelserummet i vår styrelseportal och utformat verktyg och funktioner som ger styrelseledamöter och styrningsproffs det de behöver, utan distraktioner.
- Säkerhet i enterprise-klass: Board Intelligences styrelseportal använder datacenter av högsta kvalitet och branschledande säkerhetsstandarder. Läs mer om vårt säkerhetsarbete .
* Enligt programvarurecensionssajten G2.
Vill du se Board Intelligences mjukvaruverktyg i aktion eller utforska hur våra experter på brädvetenskap kan hjälpa till att överta din styrelse?
Kom igångVanliga frågor och svar
-
Can board members access materials offline using a board portal?
Yes, materials are accessible and searchable offline, once they have been downloaded within your portal app.
-
What kind of board portal training and support do you provide?
We provide onboarding and training support for all users and offer round-the-clock, concierge-level service and support. Our BI24 team of product specialists are available 24/7/365.
-
How long does it typically take to implement board portal software?
The implementation of board portal software can takes from as little as a few days to several weeks, depending on the complexity of the platform and the organization’s specific needs.
-
Can board portals be accessed on mobile devices?
Yes. The Board Intelligence board portal is available via apps for Windows 10 and above, MacOS, iPad and iPhone.
-
Are board portals suitable for smaller organizations?
Yes, board portals can be suitable for smaller organizations, though it depends on your specific needs and budget. Many board portal providers offer scalable solutions, with basic plans designed for smaller teams or organizations.
What is board effectiveness?
Board effectiveness refers to how well a board of directors fulfils its responsibilities. These responsibilities are set out in company law and supplemented by corporate governance codes and guidelines, which vary by country and sector.
Beyond compliance with relevant laws and regulations, board effectiveness also relates to how well a board performs its supervisory and steering roles.
The board’s supervisory role is focused on monitoring the delivery of short-term performance. When performing this role, directors are seeking assurance and managing risk. They are concerned with the organisation’s near-term outlook and whether the business will deliver its operational and financial goals.
The board’s steering role is focused on enabling sustainable, long-term value creation. The board is in steering mode when considering strategy and making significant investment decisions. When fulfilling this role, directors must be strategic, forward-looking, and consider a wide range of external factors, so that they can shape management's thinking and make high-quality decisions in alignment with the organisation’s purpose and values.
The most effective boards excel in both roles to deliver short-term goals and long-term vision.
Why does board effectiveness matter?
Boards impact the key drivers of organisational performance, from CEO succession planning and financial strategy to sustainability and culture. By setting the organisation’s strategy and goals, they define the parameters within which decisions are made throughout the organisation. This shapes how resources are allocated and outcomes are achieved far beyond the boardroom. They also ensure the organisation maintains its license to operate by proactively monitoring and responding to risks and complying with relevant laws and regulations.
Many academic studies have explored the link between effective boards and successful organisations. The most powerful reminder of the importance of board effectiveness, however, comes from a different source: the government-led inquiries and lawsuits that follow in the wake of corporate scandals. Their conclusions, and the evidence that emerges through them, highlight the importance of an engaged and effective board in preventing corporate failure, with boards having been implicated in high-profile collapses from Enron and Blockbuster in the US to Carillion and BHS in the UK.
As the Institute of Directors found in their analysis of the UK Post Office scandal, “the root causes were failures in human decision-making, organisational culture and business ethics. Post Office governance – and specifically the board of directors – proved unequal to the task of addressing these issues.”
What are the three pillars of board effectiveness?
Effective boards are built on three pillars: individuals, infrastructure, and information. These pillars form the backbone of how a board functions and delivers impact.
Individuals
Having the right people around the table, and ensuring those people behave in the right way — as individuals and as a group — is essential. Boards with diverse skills, relevant experience, and a culture of collaboration are more likely to be able to navigate complexity, think creatively, and make high-quality decisions.
Infrastructure
Having appropriate policies, tools, and processes in place creates a strong framework for ethical and compliant decision-making. It also ensures board operations are efficient, so that the board delivers satisfactory value-add in return for the resources required to support it.
Information
Accurate, timely, and well-presented information ensures directors understand the drivers of performance while enabling them to think creatively and make high-quality decisions. They need information that covers the relevant topics in appropriate detail to enhance their knowledge and stimulate productive discussions.
What do top-quartile boards do differently?
The three pillars of board effectiveness are key to building a well-rounded board that fulfils its various responsibilities. The most successful boards, however, demonstrate two additional characteristics that enable them to deliver even greater value: they are impact-focused and have an “innovation mindset”.
Impact-focused
Highly effective boards actively contribute to organisational strategy, testing the viability of current business models and building alignment at all levels. When boards are focused on impact, they inject momentum and agility into the organisation’s decision-making, enabling it to go further, faster.
Innovation mindset
High-performing boards are future-focused, lean into emerging trends, and invite external perspectives to ensure the organisation stays ahead of the innovation curve. They value disruptive thinking and encourage a culture of rapid experimentation.
What are the key factors affecting board effectiveness?
A wide range of factors can impact board effectiveness. That is, in part, because boards are not homogeneous; the average public company board has between 9 and 11 directors, all of whom bring a different set of skills, experiences, and personality traits into the group.
Some of the key board effectiveness factors to consider include:
- Composition: The board’s performance will be heavily influenced by its size and shape — for example, the number of members, balance of executive and non-executive members, and the knowledge, expertise, and backgrounds of individuals. A more diverse group will analyse situations from a wider range of angles and bring more ideas to the table, and this ultimately drives better outcomes. A 2023 McKinsey study, for example, found that companies in the top quartile for board-gender diversity were 27% more likely to outperform financially than those in the bottom quartile.
- Culture: A collaborative, open-minded culture that encourages challenge, debate, and the expression of ideas will enable the organisation to tap into the knowledge and expertise of board members. It will also support the board in understanding performance and shaping robust decisions. Research shows that simply giving people “permission to debate” drives better outcomes.
- Mandate: It’s important that the board is clear on its roles and responsibilities, and that the wider organisation understands its role too. This focus and alignment ensures directors can engage with the right issues in the right way, at the right time, and that its performance can be more easily assessed.
- Strategy: The organisation’s strategy shapes what is required from the board. If the business is pursuing an M&A strategy, its board will need a different set of skills and experiences to shape and execute this strategy compared with a turnaround or restructuring situation, for example.
What are the common challenges affecting board effectiveness?
Only 30% of executives rate their boards as “good” or “excellent”. Meanwhile, 62% of CEOs want to replace one or more of their directors. This research by PwC suggests there is significant room for improvement in how boards operate and that some of the factors listed above can be difficult to influence without appropriate tools and resources.
Common challenges include a lack of diversity, inadequate training, crowded meeting agendas, and limited access to timely information. These issues can hinder the board’s ability to address complex issues and make timely and informed decisions.
For example, research by Board Intelligence shows that fewer than half (48%) of directors and governance professions get value from their board papers and the average agenda item gets only 21 minutes of discussion time.
By offering targeted education and professional development opportunities, taking a strategic approach to agenda planning, and providing best practice report-writing guidance to management, boards can overcome these obstacles and improve their performance.
How do you measure board effectiveness?
Measuring board effectiveness generates valuable insights that can help to improve the board’s performance and enhance its contribution to organisational success.
Through regular board evaluations, whether self-assessments or facilitated external board performance reviews, boards can identify their strengths and weaknesses and benchmark their performance against best practice and regulatory standards. This allows the chair and company secretary to identify gaps and take proactive steps to improve the board’s effectiveness. Technology tools can also gather and analyse data on board processes, activity, and impact, to help the board develop a continuous improvement mindset.
According to research conducted by Board Intelligence in December 2024, only 17% of executives believe their boards are set up to harness the opportunity around AI. To navigate new challenges and risks and exploit emerging opportunities, boards need to regularly reflect on their performance. By identifying gaps, boards can take proactive steps to stay ahead of industry demands and deliver forward-looking guidance that helps their organisations to thrive in the long term.
How can you improve board effectiveness?
Improving board effectiveness is crucial for achieving long-term business success. The most effective boards have optimised their processes and practices in the following ways:
- Board composition and culture: A diverse board with directors who have a wide range of relevant skills, expertise, and experiences can significantly impact board effectiveness. You can strengthen your board by conducting regular skills audits, recruiting for diversity, and offering continuous learning.
- Board collaboration and communication: Effective communication and collaboration are essential for a high-performing board. Planning effective meeting agendas, providing directors with high-quality board reports which include insightful KPI dashboards, and distributing materials early, for example, will ensure that board members are well-informed. This drives more productive discussions and more impactful decisions.
- Board focus and priorities: Having a clear sense of priorities, role, and responsibilities helps boards to invest their time and effort where it’s likely to have greatest impact. You can make it easier for the board to focus on what matters by clarifying the board’s mandate, mapping out individual directors’ roles and responsibilities, and engaging in an annual prioritisation and planning process.
- Meeting management: Effective meetings are the hallmark of effective boards. To improve the productivity of meetings, you should clarify meeting objectives, review materials and ask clarification questions in advance, and use technology tools such as a board portal or agenda planning software to streamline processes.
How do you manage a board effectively?
Managing a board isn’t easy; that’s why the most effective boards are led by highly effective chairs and supported by skilled governance professionals.
Effective board management requires a careful balance of soft and hard skills – from a thorough understanding of the applicable laws and regulations to active listening and delicate diplomacy. It also requires:
- Rules of engagement: The chair and company secretary should set clear expectations for both management and board members — for example, around preparation requirements and meeting behaviour.
- Priorities: Boards have a vast remit and limited time. Understanding what matters, and building agendas and meeting materials around these priorities, is crucial for using board meeting time effectively.
- Accountability: A sense of accountability can be achieved by setting and monitoring appropriate key performance indicators (KPIs) for the board that align with its role and responsibilities and the organisation’s overall objectives.
- High-impact reporting: A thorough briefing process for management, a structured approach, high-quality writing and effective data visualisation will ensure board papers are easy to engage with, insightful, and actionable.
- Open communication: Information should be shared with the board on a regular basis. The chair should also encourage an open exchange of information and views by building an inquiring culture and recruiting directors with strong critical thinking
- Continuous improvement: A continuous improvement approach is commonplace in high-performing teams and should also be applied to boards. It’s made easier if the board has a clear mandate, relevant KPIs, and the tools with which to monitor its performance on an ongoing basis.
Delivering these requirements and building a diverse board with relevant skills and experience will enable the board to deliver value consistently and confidently.
Trusted by 70,000+ directors and executives across the Fortune 500, FTSE 100, and OMX 30.
Board evaluations rooted in science, not convention
Board effectiveness reviews that go beyond governance requirements and focus on the value and impact of your board.
- Board performance framework shaped by 20 years’ experience across thousands of boards.
- Analytics, data-driven insights and actionable recommendations.
- Custom reviews for different committees and subsidiaries across all governance structures, from mutuals to listed companies.
Team diagnostics that drive deeper insight
Don’t wait for a formal board or executive team evaluation; get real-time feedback for continuous improvement.
- Digital tools, analytics, and deep-dive assesssments led by our team of experts.
- Evaluate board and executive team performance drivers not typically covered by board evaluations — from agenda analytics and meeting materials to decision-making agility and innovation quotient.
See how your board pack stacks up
Find out if your board information is setting your board up to succeed — or getting in its way.
- Benchmark board and committee materials against best practice and your peers, with a framework shaped by our work on thousands of board packs.
- Identify strengths and opportunities for improvement with expert, data-driven analysis.
- Enhance board pack quality and impact with a bespoke transformation plan.
Put analytics at the heart of board agenda planning & reporting
Expert analysis and benchmarking of board and committee agendas to support effectiveness reviews and stakeholder (and UK s172) reporting.
- Analyse where and how effectively your board spends its time.
- Identify actions you can take to deliver more focused, forward-looking, and strategic board meetings.