Om mallar och utbildning inte löser mötespaketen, vad återstår då?

Under de senaste fem åren har Board Intelligence och Chartered Governance Institute UK & Ireland undersökt företags mötespaket. Vi har bett styrelseledamöter och andra experter inom bolagsstyrning att bedöma dess styrkor och svagheter och vi har noterat trender rörande såväl innehåll som kvalitet i styrelserapporterna.

Under den tiden har mötespaketen blivit längre, men också mindre insiktsfulla. Och när hälften av styrelseledamöterna jämför mötespaketets nyckelbudskap med ”nålar i en höstack” är det tydligt att uppblåsta styrelsematerial gör ett redan utmanande jobb ännu svårare – genom att skymma insikter, få diskussioner att spåra ur och försena beslut.

Många bolagsstyrningsansvariga tar modigt på sig att åtgärda problemet genom att noggrant granska och redigera enskilda dokument innan de delas med styrelsen. Men att hålla i rödpennan är kostsamt, distraherande och ohållbart.

Och det är ineffektivt, eftersom det endast lindrar symptomen utan att ta itu med grundorsaken till problemet: att ledningen inte har rätt verktyg för jobbet.

Så vad kan du göra för att förbättra din organisations styrelsedokument utan att själv behöva bära bördan?

Förbättrar mallar och utbildning styrelsedokumentens kvalitet?

De flesta ledningsgrupper kommer till slut att lägga ned rödpennan och försöka ta itu med problemet med styrelserapporter genom att erbjuda ledningen utbildning eller tillhandahålla rapportmallar. Men 2023 var det endast 27 % av dem som hade erbjudit utbildning internt som bedömde att mötespaketen var ”bra” eller ”utmärkta och 81 % av de organisationer som använde mallar för sina styrelsedokument bedömde att mötespaketen var “dåliga” eller ”svaga".

Det är knappast ett gott betyg, men det är inte helt förvånande. Forskning visar att vi glömmer bort cirka 75 % av ny information inom sex dagar om den inte tillämpas på rätt sätt. Så även om utbildning kan vara användbart för att uppmuntra ledningen att engagera sig i principerna för effektiv rapportskrivning, är det osannolikt att det kommer att förändra hur människor arbetar dagligen – särskilt om utbildningen avser något som de bara gör en gång i månaden. Dessutom är det en utmaning att genomföra och bevara effekterna när man arbetar med stora team av rapportförfattare och en rollbesättning som ofta förändras.

Hur är det med mallar? Till skillnad från utbildning är de ett relativt billigt alternativ som är lätt att sprida i ett stort team. De kan uppmuntra rapportförfattare att använda ett visst teckensnitt, följa en viss layout eller att inkludera en sammanfattning, vilket alla kan bidra till att släta ut de grova bitarna av mötespaketet. Men de kan inte tvinga ledningen att skriva kortfattat eller besvara alla frågor som styrelsen har på hjärtat. Och de kommer bara att göra ett stort avtryck på mötespaketet om alla som skriver styrelserapporter använder dem på det sätt som ledningsgruppen har tänkt sig – och det är ett stort ”om”.

How do you solve the board pack problem for the long term?

För att kunna leverera ett bättre mötespaket som står emot tidens tand, storskalighet och personalförändringar måste du först ha klart för dig hur ett bra styrelsedokument ser ut.

Och det vi har kommit fram till är att en riktigt bra styrelserapport är full av kritiskt tänkande som kommuniceras med genomslagskraft och fokuserar på det som är viktigast för organisationen:

• Kritiskt tänkande är vad du behöver för att få fram insikter, utforma handlingsbara idéer och ta fram hållbara planer som styrelsen kan ställa sig bakom.
• God kommunikation hjälper detta tänkande på traven – det gör att ledningens insikter och idéer kommer ut i ljuset och ger styrelsen möjlighet att testa, förfina och agera utifrån dem.
• Fokus innebär att dessa ansträngningar ger resultat, eftersom de är inriktade på organisationens mest angelägna utmaningar och spännande möjligheter.

Tre pelare för att ladda styrelserapporterna med skarpsinnigt tänkande och omvandla insikter till handling.

Dessa förmågor är vad vi letar efter när vi granskar styrelsedokument. De är kärnan i vår metodik, QDI-principen (Question-Driven Insight) och alla insatser i mötespaket bör syfta till att införliva dem.

Du vet att det har fungerat när du är säker på att dina rapportförfattare tänker på ett djupt och strukturerat sätt om sitt ämne och tar fram insikter som styrelsen kan agera på, varje gång de skriver ett styrelsedokument.

Hur kan teknik förbättra styrelsedokumenten?

Det är en sak att ha en metod som hjälper ledningen att tänka bra, men det är en annan sak att få dem att använda den konsekvent. Alla som någonsin har försökt (och misslyckats) med ett nyårslöfte vet att gamla vanor är svåra att bryta.

För att förankra bästa praxis måste du göra det enkelt för människor att följa den nya metodiken genom att integrera den i deras arbetssätt. Och det är här som tekniken kan bidra till förändring. Den kan fylla de luckor som utbildning och mallar lämnar efter sig, genom att försiktigt uppmana rapportförfattarna att följa bästa praxis och genom att integrera nya beteenden som enkla steg i en process.

Detta har sina rötter i det japanska begreppet poka-yoke (“mistake-proofing”), där man utformar en produkt eller process på ett sådant sätt att det är svårt att göra fel. Begreppet uppstod i tillverkningsindustrin på 1960-talet, men är idag allmänt utbrett – det finns allt från säkerhetsbågar till gräsklippare till arkivskåp som inte låter dig öppna mer än en låda åt gången.

Det gäller även moderna programvaruverktyg som med hjälp av de senaste framstegen inom AI kan hjälpa dig att komma in på rätt väg och försiktigt guida dig tillbaka till den när du avviker.

Lucia, Board Intelligences AI-drivna plattform för verksamhetsrapporter, gör just detta. Den fungerar som en kritisk vän och redaktör som alltid är på plats och som med hjälp av smarta tips hjälper personer att skriva bättre och tänka på ett djupt och strukturerat sätt om det aktuella ämnet och i stället fokusera sin hjärnkapacitet på det som är viktigast för organisationen.

Exempelvis, säger Lucia till när du har ägnat mer uppmärksamhet åt möjligheterna än riskerna, glömt att svara på viktiga frågor eller fastnat i backspegeln. Den kan också varna dig när du är alltför ordrik och påpekar om du har glömt att placera slutsatsen allra först.

Realtidspuffar som dessa hjälper till att se till att dokumenten träffar rätt och skapar förutsättningar för ett bra styrelsemöte – långt innan styrelseteamet börjar sammanställa mötespaketet.

Med Lucia som hjälper ledningen att konsekvent tillämpa bästa praxis får styrelseledamöterna vad de behöver. Och styrelseteamen kan äntligen lägga ner rödpennan och fokusera sin energi där de kan tillföra mest värde.