Lever familjeföretagens mötespaket upp till förväntningarna?

Deltagarlistan för Family Business UK:s årliga konferens var något alldeles extra. På konferensen 2024 – som hade temat ”Harnessing the power of people” (Att nyttja kraften hos människor) – satt jag ena minuten och pratade med vd:n för en begravningsbyråkedja och nästa med ordföranden för ett multinationellt ingenjörsföretag, samtidigt som man värdesätter den mångfacetterade och flergenerationspräglade karaktären hos Storbritanniens familjeföretagsgemenskap.

Vi var där för att diskutera styrelseeffektivitet. Genom att dela med oss av insikter från vår forskning och vårt kundarbete undersökte vi vad företagsledare kunde göra för att få ut ännu mer värde av sin styrelse, samt den viktiga roll som tydliga dagordningar och effektiva styrelserapporter spelar.

Eftersom detta är Storbritanniens största årliga sammankomst för familjeföretag kunde vi inte motstå att göra lite extra research. Efter att ha tillbringat de senaste fem åren med att samla in data om styrelserapportering med vårt utvärderingsverktyg av mötespaket (utvecklat i samarbete med Chartered Governance Institute UK & Ireland), ville vi ta reda på vad de över 250 familjeföretagen i rummet tyckte om kvaliteten av sin styrelserapportering och om den skiljde sig från andra företag. Resultaten var tydliga.

Ledare för familjeföretag visade sig vara mycket mer nöjda med sina styrelseunderlag: sju av tio sa att de hjälpte dem att ha mer målinriktade och produktiva samtal, medan färre än tre av tio i allmänhet hade denna uppfattning. Styrelseledamöter i familjeföretag var också mindre benägna än andra att tycka att innehållet i deras styrelseunderlag var för operativt (34 % mot 69 %) eller för inriktat på det interna (24 % mot 61 %).

Men detta betyder inte att familjeföretagen alltid har ordning på sin styrelserapportering. En stor minoritet (40 %) ansåg att deras styrelseunderlag var alltför bakåtblickande och 45 % jämförde sökandet efter de viktigaste budskapen med att hitta en nål i en höstack. Sammantaget uppgav nästan hälften (44 %) av de tillfrågade styrelseledamöterna att deras styrelseunderlag behövde förbättras.

Varför är företagsledare inom familjeföretag mer nöjda med sina mötespaket än alla andra?

Vi har ett par teorier.

Det kan vara så enkelt att styrelseledamöter i familjeföretag känner sina företag bättre än andra styrelseledamöter. Om du har haft en operativ roll och varit aktieägare hela ditt liv – eller själv har grundat företaget – är du kanske mindre beroende av mötespaketen som informationskälla än andra styrelseledamöter som kanske bara är engagerade i företaget några dagar per kvartal. Ledare för familjeföretag kan ha tillgång till ett bredare nätverk av formella och informella källor för att samla in den information de behöver, och de kan också ha lättare att navigera i informationen och identifiera vilka av insikterna som är värda att agera på.

Det kan också bero på att familjeföretag är mer medvetna om vikten av att uppmärksamma sådant som beslutsunderlag och styrelserapporter med tanke på den svåra balansen mellan att hålla ihop ett familjeföretag över flera generationer och familjer.

I väletablerade familjeföretag är det inte ovanligt att familjen redan har en tydlig och välinarbetad uppdelning av roller mellan ägare, styrelseledamöter och ledning – eller att det finns ett familjeråd vid sidan av ägarnämnden och tillsynsstyrelsen.

Vissa familjemedlemmar kan tillhöra alla fyra grupper, medan andra bara ingår i de två första, men de förstår vikten av att fastställa vad som krävs av beslutsunderlag för att alla ska vara informerade och samstämmiga, och de investerar i sin förmåga att leverera detta på ett konsekvent sätt.

Det är naturligtvis inte allas erfarenhet, då många familjeföretag upplever dessa gränser som otydliga. Att lägga stor vikt på styrelsearbetet innebär inte att den trots detta kan vara bristfällig, vilket kan förklara varför så många av de ledare vi tillfrågade ansåg att deras rapportering kunde förbättras.

Hur kan familjeföretag förbättra sina mötespaket?

Bra mötespaket är inte bara en fråga för styrelsen. De formar den analys, de beslut och de åtgärder som avgör om ett företag överlever, blomstrar eller går under. Ett mötespaket lyfter också fram kritiska frågor och ger företagsledare rätt verktyg att göra något åt dem.

Och om mötespaketen är för långa, svåra att läsa eller fokuserar på fel saker kan även de mest engagerade styrelseledamöterna med de bästa av avsikter, fastna i detaljerna istället för att fokusera på helheten. Detta leder till att möjligheter går förlorade, risker ignoreras och utvecklingen står stilla. I familjeföretag, vars verksamhet kräver långsiktigt tänkande, kan detta bli extra kostsamt.

Så, hur ser bra ut i praktiken? Vi har ägnat 20 år åt att studera vad som kännetecknar riktigt bra styrelseunderlag – i privata företag, börsnoterade bolag och ideella organisationer – och vi har funnit att det i alla dessa miljöer handlar om tre saker: styrelseunderlag enligt bästa praxis som är fulla av kritiskt tänkande, effektivt kommunicerade och kompromisslöst fokuserade på det som verkligen spelar roll.

• Ett bra underlag börjar med att beskriva vad problemet handlar om, varför det har skrivits, hur det är kopplat till företagets övergripande syfte och strategi, samt vad som förväntas av läsaren.
• Därefter är underlaget noggrant strukturerat, där svåra frågor tas upp direkt och i varje steg ställs frågorna ”varför?”, ”vad innebär det?” och ”vad gör vi nu?”, för att säkerställa att författaren inte lämnar något oklart i sin jakt på insikter.
• Den är också skriven på ett kortfattat och övertygande sätt, vilket gör den lätt att läsa och ta till sig för styrelseledamöterna så att de enklare kan dra slutsatser och agera på de viktigaste budskapen.

Detta är inte nödvändigtvis färdigheter som rapportskrivande ledare har fått utbildning i, varken inom familjeföretaget eller på annat håll. Och även när utbildning erbjuds tar det dig bara en bit på vägen.

Därför har vi utvecklat vår AI-drivna programvara för styrelse- och ledningsrapportering, Lucia som hjälper dig att skapa högkvalitativa styrelserapporteringar utan ansträngning och på ett sätt som ledningen kan leverera på ett konsekvent sätt. Lucia fungerar som en kritisk kompanjon och redaktör för ledningen och hjälper dem att skärpa sitt fokus, sitt kritiska tänkande och sina kunskaper i kommunikation. Varje gång de skriver en rapport till styrelsen.

Med anpassningsbara mallar baserade på våra beprövade QDI-ramverk vägleder Lucia dig till att skriva tydligt, påminner dig när du blir för beskrivande eller detaljerad och pekar ut det du har utelämnat. Resultatet är en plattform för bra tänkande på högsta nivå i ditt företag och styrelseunderlag som hjälper din styrelse att skapa större värde.