Den kompletta guiden till AI för mötespaket

Artificiell intelligens (AI) har utvecklats snabbt. De senaste åren har det som kändes som sci-fi förvandlats till programvara. En programvara som är lättillgänglig, prisvärd och redan i bruk i styrelserum runt om i världen.

Om du är styrelseledamot med begränsad tid och en fullspäckad agenda kan det vara svårt att avgöra vad som är en hype, vilka riskerna egentligen är och vad som verkligen är användbart.

Den här guiden ger en klar bild av var generativ AI befinner sig idag och hur det kan användas för att förbereda mötespaket som ger styrelseledamöterna de bästa förutsättningarna att lyckas.

Vad är generativ AI?

Innan vi djupdyker i hur AI kan användas för att förbättra mötespaket, låt oss reda ut grunderna. Vad är egentligen generativ AI?

Generativ AI syftar på en kategori av artificiell intelligens som kan skapa eget innehåll utifrån en given instruktion – en så kallad prompt. Det kan handla om allt från text och bilder till kod, kalkylblad, presentationer och till och med musik. Den hämtar inte bara information, utan skapar nytt material baserat på vad den har lärt sig från sin träningsdata.

Den mest välkända formen av detta är de så kallade stora språkmodellerna, eller Large Language Models (LLM). Dessa modeller – som OpenAI:s GPT-4, Anthropics Claude och Googles Gemini – tränas på enorma mängder offentligt tillgänglig text. De lär sig att förutsäga nästa ord i en sekvens, vilket gör det möjligt för dem att generera förvånansvärt sammanhängande och kontextmedvetet innehåll. Till exempel kan du be en språkmodell att sammanfatta en lång rapport eller formulera om tungläst innehåll för att göra det tydligare. Resultatet är inte alltid perfekt, men ofta tillräckligt bra för att ge ett värdefullt försprång.

Moderna modeller som GPT-4o och Claude 3 tar det hela ett steg längre. De har multimodal kapacitet, vilket innebär att de kan bearbeta och resonera kring bilder, diagram, PDF-filer, kalkylark och till och med ljud. De kan nu hantera hundratals sidor med text samtidigt, vilket gör det möjligt att ställa frågor om ett helt mötespaket. Dessutom erbjuder de flytande konversationer. Du kan nu interagera med dem på ett naturligt sätt, ställa följdfrågor, förbättra resultatet och klargöra dina avsikter.

Dessa uppgraderingar gör generativ AI till mer än bara en nyfikenhet. De gör den praktisk. För styrelseledamöter och företagsledare som snabbt måste ta till sig komplext styrelsematerial och tillämpa informationen i ett sammanhang där mycket står på spel blir dessa verktyg alltmer en del av arbetsflödet.

Tips: Läs vår guide "Hur generativ AI fungerar och vad det innebär för styrelser" för en djupare förklaring.

Vad skiljer dagens AI från tidigare verktyg?

Det kan vara svårt att hålla jämna steg med den snabba utvecklingen inom AI-branschen. Under de senaste åren är det främst tre stora förändringar som sticker ut:

1. Skala: Modeller som GPT-4 Turbo kan nu bearbeta över 300 sidor text i ett enda svep. Det innebär att du kan mata in ett helt mötespaket och be om en översiktlig sammanfattning.
2. Format: GPT-4o och andra nya modeller kan inte bara förstå och analysera text, utan även tabeller, diagram, PDF-filer och ljud. Det gör dem mer användbara för att hantera de olika format som finns i mötespaket och annat styrelsematerial.
3. Kostnad och tillgänglighet: Att driva AI-modeller var tidigare dyrt. Nu är verktygen snabba, molnbaserade och alltmer inbäddade i de plattformar som styrelserna redan använder, till exempel Board Intelligences styrelseportal.

Kort sagt är dessa modeller nu redo för praktisk användning i verksamheter, och AI-landskapet utvecklas i snabb takt. För styrelser innebär det:

• Uppgraderingar av modeller: Nya modeller har högre prestanda och möjlighet att utföra mer komplexa uppgifter.
• Verkliga exempel: Styrelser använder redan AI-verktyg som Board Intelligences "Insight Driver" för att minska förberedelsetiden och identifiera brister i rapporteringen. Genom att göra det – och genom att dela med sig av sina lärdomar – minskar de oron och främjar en bredare användning.
• Bättre integration: Leverantörer av programvara för bolagsstyrning integrerar nu AI i funktioner som är pålitliga, anpassningsbara och särskilt utformade för att stötta styrelsearbetet och stärka bolagsstyrningen.

En sådan snabb utveckling innebär spännande möjligheter för styrelser och styrelseledamöter, men likaså risker. Så vad bör styrelser vara särskilt observanta på?

Vilka risker med AI är mest relevanta för styrelser?

AI är inte perfekt och att använda det utan tydlig övervakning kan medföra stora risker för bolagsstyrningen. Det finns tre huvudfrågor som styrelser bör ha i åtanke när de utvärderar eller fattar beslut om AI-användning: fördomar och rättvisa, hallucinationer och dataläckage.

1. Fördomar och rättvisa: AI återskapar de fördomar som den har tränats på

AI-modeller återspeglar den data som de har tränats på och om den data innehåller fördomar kommer även resultatet att göra det. Detta är särskilt riskabelt i beslut som rör människor, risker eller kundpolicy.

Som ett tydligt exempel på problemet fann Oxfordforskare att ett populärt AI-verktyg för bildgenerering kunde skapa bilder av vita läkare som gav vård till svarta barn, men inte av svarta läkare som gjorde motsvarande för vita barn.

Vad en fördomsfull AI genererar när den promptas till bilder av en ”svart afrikansk läkare som hjälper fattiga och sjuka vita barn”. © Alenichev, Kingori, Grietens; University of Oxford

År 2023 uppmanade Storbritanniens Centre for Data Ethics and Innovation styrelser att sätta rättvisa och transparens i centrum för styrningen av AI. Styrelser bör kräva konsekvensanalyser för högrisktillämpningar och begära dokumentation över hur fördomar i modeller hanteras.

2. Hallucinationer: AI hittar på fakta

AI-modeller genererar ibland falskt eller vilseledande innehåll med total självsäkerhet. Som Dr Haomiao Huang, investerare på det välkända riskkapitalbolaget Kleiner Perkins i Silicon Valley, uttrycker det: “Generativ AI lever inte i en kontext av ‘rätt och fel’ utan snarare ‘mer och mindre sannolikt’.”

Ofta räcker det för att generera ett svar som är tillräckligt bra. Men ibland leder det till helt påhittade fakta. Och ironisk nog kan AI ha särskilt svårt för grundläggande matematik.

Ett felaktigt svar som ChatGPT självsäkert gav. © Ars Technica

Detta kan få konsekvenser i praktiken. År 2023 lämnade till exempel en advokat i USA in en juridisk redogörelse som innehöll fiktiv rättspraxis som ChatGPT hade hittat på (läs mer här).

I styrelsesammanhang kan hallucinerade siffror eller felaktigt tillskrivna citat leda till dåligt beslutsfattande och försätta styrelseledamöter och ledare i svåra juridiska situationer. Det är därför AI-genererade sammanfattningar eller rekommendationer alltid måste granskas av en människa.

3. Dataläckage: AI läcker information

Att ladda upp konfidentiellt material i publika AI-verktyg (som gratisversionen av ChatGPT) kan av misstag exponera känslig företagsinformation, genom att den återanvänds i svar till andra användares frågor. Tänk dig att din CFO skriver: ”Vi vill förvärva konkurrent X, vad behöver jag veta om dem?” och att den informationen senare visas för någon som frågar ”Vad händer med bolag X?”.

Detta är inte bara en teoretisk risk. År 2023 förbjöd Samsung personalen från att använda generativa AI-verktyg efter att ingenjörer laddat upp konfidentiell kod till ChatGPT (läs mer här).

Att använda en sluten modell inom din organisation eliminerar inte heller denna risk helt, eftersom det bara skulle stoppa läckor mellan din organisation och utomstående, inte mellan personer inom organisationen. Föreställ dig att en av dina kollegor – som inte sitter i styrelsen – frågar: ”Vad ska jag ta med i min rapport för att imponera på vår CFO?” och att AI:n svarar: ”CFO:n funderar på att förvärva bolag X, du borde undersöka det företaget.”

Styrelser bör kräva att AI-plattformar i företagsklass används, med säkerhetskontroller som dataisolering, krypterad lagring och revisionsloggning.

Hur ser det ut med lagstiftning?

Att hantera dessa risker innebär inte att undvika AI – utan att använda den ansvarsfullt. Men det är inget som styrelser kan göra i ett vakuum. För att lyckas behöver de också förstå det föränderliga regulatoriska landskapet.

Den globala regleringen av AI håller på att utformas och styrelserna måste vara medvetna om nya skyldigheter:

• EU:s AI-förordning: EU:s AI Act som nu har trätt i kraft, är världens första omfattande AI-lagstiftning. Den innehåller tydliga regler för högrisk-system (sådana som påverkar anställningar, lån eller säkerhet) och inför regler om transparens för allmänna AI-modeller som ChatGPT. Vissa skyldigheter har redan införts.
• Storbritanniens förhållningssätt: Storbritannien har intagit ett mindre restriktivt förhållningssätt. I stället för att omedelbart lagstifta har regeringen utfärdat riktlinjer som ber befintliga tillsynsmyndigheter (som Financial Conduct Authority) att bedöma AI-risker inom sina egna verksamhetsområden. Kraven på striktare regler växer dock, särskilt inom finansiella tjänster och kritisk infrastruktur.
• Lagar i amerikanska delstater: I avsaknad av federal reglering antar amerikanska delstater sina egna AI-lagar. Colorado’s SB 24-205, som antogs i maj 2024, kräver att organisationer gör riskbedömningar, informerar konsumenter om AI-användning och vidtar åtgärder för att förhindra algoritmisk diskriminering.
• Sveriges regelverk: I Sverige har regeringen beslutat att tillsätta en utredning för att se över behovet av nationella anpassningar till följd av EU:s AI Act. Slutredovisning av uppdraget ska ske senast den 30 september 2025.

Styrelser bör se över sina tekniska riskregister, identifiera var AI används och säkerställa att relevanta ramverk följs. För riskfyllda användningsområden bör man överväga att genomföra en konsekvensbedömning av grundläggande rättigheter (Fundamental Rights Impact Assessment, FRIA), ett verktyg som används i Europa för att utvärdera hur AI-system kan påverka individers rättigheter och frihet. Europarådet erbjuder en användbar guide.

Hur kan AI användas av styrelseledamöter?

Med tanke på att tillsynsmyndigheterna riktar allt större uppmärksamhet mot AI – och de begränsningar och risker vi lyft fram ovan – kanske du tänker att AI är oförenligt med styrelsearbete och inte hör hemma i vare sig styrelserummet eller mötespaketet. Det är bara delvis sant.

Kruxet är att generativ AI ännu inte kan anförtros rollen som författare  av styrelsematerial eller förväntas utöva det omdöme som krävs av en styrelseledamot. Däremot kan AI briljera som en partner i kritiskt tänkande och som redaktör – där dess imponerande förmåga att analysera och omformulera text kan hjälpa styrelseledamöter och rapportförfattare att tänka klarare och fungera som ett bollplank vid behov.

Ur en styrelseledamots perspektiv kan AI till exempel hjälpa till med följande:

1. Sammanfatta långa rapporter

Det här är kanske det mest självklara användningsområdet för styrelser: mata in en lång styrelserapport eller ett policydokument och be AI:n ta fram en sammanfattning. Om verktyget är utvecklat av ingenjörer som förstår hur styrelser arbetar och vad de behöver, kan du även be det att lyfta fram sådant som kräver styrelsens uppmärksamhet, eller identifiera punkter som rör ett visst tema eller en prioriterad fråga för styrelsen.

2. Upptäcka brister eller partiskhet

Om ditt AI-verktyg vet vad som kännetecknar ett effektivt mötespaket och vilka insikter styrelseledamöterna behöver, kan det identifiera brister i analysen och rekommendationerna. Till exempel om ett förslag inte redovisar alternativa lösningar eller inte beaktar hur en plan påverkar viktiga intressenter.

3. Skanna efter risker och möjligheter

Använd AI i mötespaket (och även externa data) för att lyfta fram nya risker eller möjligheter. AI kan kategorisera dem efter relevans för utskottet och lyfta fram problem innan de blir akuta.

4. Producera protokoll och åtgärder

Efter styrelsemötet kan du använda AI för att ta fram åtgärdslistor och skapa ett gediget första utkast till mötesprotokollet, vilket ökar tillförlitligheten och sparar värdefull tid för ledningsgruppen.

Hur kan AI användas för mötespaket?

Dessa exempel är bara en utgångspunkt. Förutom att spara tid och underlätta förberedelserna för styrelseledamöter och ledningsgrupper, kan AI också användas för att förbättra kvaliteten på beslutsunderlag och se till att den information som presenteras för styrelseledamöterna innehåller relevanta insikter. Detta är något som styrelserna är i desperat behov av. Endast 36 % av styrelseledamöterna anser att deras mötespaket tillför värde och hela 68 % bedömer att deras styrelsematerial är ”svagt” eller ”dåligt”.

För att utforska vad som är möjligt – och se var AI kan göra nytta – låt oss titta närmare på de två kärnkomponenterna i arbetet med att ta fram ett mötespaket: kritiskt tänkande och tydligt, välformulerat skrivande.

1. Stimulera kritiskt tänkande med AI

Bra styrelseunderlag innehåller inte bara information, de lyfter fram banbrytande insikter och idéer, och stimulerar både författarens och läsarens tänkande.

AI kan vägleda dina rapportförfattare att leverera just detta genom att tala om ifall de håller på att falla i vanliga fallgropar inom styrelserapportering och kritiskt tänkande, och leda dem mot mer handlingsbara insikter och strategier. Till exempel:

• Kopplas innehållet i din rapport till organisationens helhetsbild?
• Ger du insikter eller bara information?
• Är du tillräckligt framåtblickande i din analys?
• Delar du med dig av information på ett uppriktigt sätt eller förskönar du budskapet?

När problem flaggas är det upp till rapportförfattaren att besluta hur man ska agera på denna feedback. Till exempel kanske de dåliga nyheterna inte har utelämnats och anledningen till att rapporten ser optimistisk ut, helt enkelt beror på att förra kvartalet var fantastiskt. Som expert på ämnet vet rapportförfattaren bättre än AI:n. Det viktiga är att AI:s utmanar tankeprocessen och påtalar potentiella luckor i författarens tänkande, vilket bidrar till ett mer gediget underlag och vassare insikter som styrelsen kan agera på.

2. Vägledning för bra skrivande med AI

Men gediget tänkande är bara halva jobbet och bra information gör liten nytta om läsaren har svårt att ta till sig den. Även här kan AI hjälpa till, genom att ställa frågor som leder till tydligare och mer effektiv intern kommunikation:

• Har en sammanfattning inkluderats?
• Är meningarna kortfattade eller långa och spretiga?
• Är ordvalen enkla eller alltför långa och fulla av fackspråk?

Eftersom generativ AI är utmärkt på att modifiera befintlig text och ”översätta” den från en framställning till en annan, kan den hjälpa till att lösa de problem den upptäcker med ett knapptryck. Den kan till exempel extrahera rapportens viktigaste punkter och sammanställa dem i en sammanfattning enligt bästa praxis.

Frågor som alla styrelser bör ställa om AI

För att kunna använda AI på ett effektivt och ansvarsfullt sätt måste styrelserna ställa rätt frågor. Vi rekommenderar att ni ställer följande fem frågor:

1. Använder vi AI i vår styrelserapportering? Om så är fallet, var använder vi det och vad försöker vi uppnå?
2. Hur kontrollerar vi resultaten?
3. Vem är ansvarig för misstag eller felaktig användning?
4. Vad är vår plan för övervakning och träning av AI-modeller?
5. För vi ett register över prompter och resultat för granskningsändamål?

Styrning här är viktigt. AI kan hjälpa styrelsen att fatta bättre beslut, men bara om det används med transparens och tillsyn.

Nästa steg: kom igång med AI för era mötespaket

För att börja använda AI för era mötespaket behöver ni inte göra om hela processen. Börja i liten skala:

• Välj ett eller två områden där AI kan spara tid, exempelvis genom att sammanfatta rapporter eller skriva mötesprotokoll.
• Använd verktyg som är specialbyggda för mötespaket, med rätt säkerhets- och revisionskontroller.
• Se till att mänsklig granskning förblir en del av processen för att fånga upp problem i tidigt skede och skapa förtroende för resultaten.

Board Intelligences AI-verktyg är skapade just för detta. Ta till exempel Lucia – vårt AI-drivna verktyg för rapportskrivning. Det är utformat med utgångspunkt i beprövad rapporteringsmetodik, QDI-principen, vilket innebär att det hjälper ledningen att ta fram styrelsematerial som verkligen träffar rätt. Och det är byggt med de kontrollmekanismer som styrelser förväntar sig – så att det levererar de insikter ledamöterna behöver, i ett format som är lätt att ta till sig, arbeta med och som är säkert.

Vill du prova själv?

Lär dig mer om våra AI-verktyg eller boka en demo för att se hur Board Intelligences AI-drivna verktyg för styrelsearbete och styrelserapportering kan ge din styrelse rätt förutsättningar att lyckas.