3 sätt du kan använda AI för att skriva ditt nästa styrelseunderlag

Verktyg med artificiell intelligens (AI) är inte längre något som bara teknikentusiaster använder. Med 75 % av alla yrkesverksamma inom kunskapsdrivna verksamheter som nu använder generativ AI i arbetet är det snarare en självklar del av vardagen.

Det innebär att många av oss nu använder AI-verktyg för uppgifter som vi för bara några månader sedan aldrig skulle ha ansett vara möjliga eller lämpliga. Ta att skriva styrelseunderlag som exempel. Nästan en av fem (19 %) av deltagarna vid ett nyligt Board Intelligence-evenemang berättade att de redan använde AI i styrelserapporteringen, och ytterligare 23 % undersökte aktivt möjligheterna. Av dem som använde eller utforskade AI-verktyg för styrelserapportering använde hälften generiska generativa AI-verktyg som CoPilot och ChatGPT.

Och de kan vara något på spåren. Med AI-verktyg som kan analysera och omformulera text med en knapptryckning kan de avsevärt förbättra både kvaliteten och genomslagskraften av dina verksamhetsrapporter och business cases. Men om du använder fel verktyg eller tillämpar dem på fel uppgifter kan du utsätta dig själv och din organisation för risker. Genom att lämna ut era känsligaste uppgifter till andra användare och få ”AI-hallucinationer” invävda i några av dina viktigaste interna kommunikationer.

Under de senaste 18 månaderna har vårt team varit djupt engagerat i den här utmaningen medan vi har byggt in AI-funktioner i Lucia, vår plattform för styrelse- och ledningsrapportering. Under den tiden har vi identifierat tre specifika användningsområden för AI som kan hjälpa rapportförfattare – och deras organisationer – att få ut det mesta av den här möjligheten att förbättra mötespaket.

Läs den kompletta guiden till AI för mötespaket för att ta reda på mer om hur AI fungerar, de potentiella fallgroparna med att använda AI för mötespaket och hur du undviker dem.

1. Lyft fram det viktigaste först: använd AI för att finslipa din sammanfattning

Tänk dig att en kollega är på väg mellan två möten när du dyker upp i korridoren. De vill att du ska ge dem de viktigaste rubrikerna från ditt styrelseunderlag. Vad skulle du då säga? Det är vad som ska stå i din sammanfattning.

Sammanfattningen för ledningen är en av de viktigaste beståndsdelarna i genomslagskraftiga styrelseunderlag. Genom att sammanfatta de centrala budskapen i rapporten till kortfattade, relevanta och handlingsinriktade punkter hjälper du dina läsare att fokusera på det som är viktigt samtidigt som du visar att du också kan se den större bilden.

AI-verktyg, som är utmärkta på att sammanfatta texter, ger en möjlighet att göra denna svåra uppgift enklare. Men de kommer att göra fel. De förstår inte sammanhanget, er marknadsmiljö, er organisationskultur eller er målgrupp. Därför vore det oansvarigt att helt automatisera processen med hjälp av AI, eftersom du då överlåter din expertis till tekniken och det omdöme som styrelsen förväntar sig att du själv står för.

Istället kan du använda AI för att se till så att du har rätt nyckelbudskap i din sammanfattning. Så här gör du:

1. Skriv ditt styrelseunderlag. För vägledning om vad som ska ingå i ditt styrelsematerial, se vår videoserie “Så gör du”, där vi delar med oss av mallar och bästa praxis för styrelserapportering.
2. Använd ett AI-verktyg som Lucias Auto-Summarisation för att generera en sammanfattning av de viktigaste punkterna, som baseras på en analys av innehållet i ditt styrelseunderlag. Sammanfattningen bör vara högst 300 ord lång.
3. Granska den AI-genererade sammanfattningen. Saknar den något som du tyckte var viktigt, har den gjort några fel eller innehåller den detaljer som inte är väsentliga? AI-verktyget fungerar i det här fallet som en spegel som hjälper dig att upptäcka och korrigera brister eller motstridigheter i din rapport. Om AI-verktyget till exempel inte tog upp något i sammanfattningen kan det bero på att du inte har uttryckt dig så kortfattat eller tydligt som du trodde, eller att du har gått för djupt in på andra mindre viktiga punkter. Det här ger dig möjlighet att redigera innehållet i ditt underlag för att säkerställa att du har rätt budskap och balans, innan du redigerar din sammanfattning.
4. Förfina den AI-genererade sammanfattningen för att skapa en version som du är säker på är korrekt och relevant för styrelsen. Du kan läsa vår kompletta guide till att skriva en sammanfattning för styrelsen för att få en detaljerad ”Så gör du”-guide

Fördelen med att använda AI på det här sättet är att du kan testa din egen analys av den information du har delat med dig av och ta fram en kort och koncis sammanfattning för styrelsen, samtidigt som du aldrig lämnar förarsätet.

2. Ta ansvar för budskapet: använd AI för att få in uppriktighet och balans i ditt styrelseunderlag

Uppriktighet är viktigt för att bygga förtroende mellan styrelse och ledning, men saknas ofta i styrelsematerial. Enligt vår undersökning tillsammans med Chartered Governance Institute UK & Ireland anser nästan två femtedelar av styrelseledamöterna att deras styrelseunderlag inte är tillräckligt uppriktiga när det gäller dåliga nyheter.

Det kan vara frestande att försköna bilden, särskilt om du försöker få styrelsens godkännande för en affärsplan eller en investering. Men det finns alltid dåliga nyheter och ingen affärsplan kommer utan risk eller utmaning. Om antingen de dåliga nyheterna eller riskerna saknas i ditt styrelseunderlag kommer läsarna att undra varför. Som en styrelseledamot en gång sa till oss: ”Innan jag får höra de dåliga nyheterna lyssnar jag inte riktigt.” Att undvika de obekväma sanningarna leder ofta bara till att styrelsens uppmärksamhet riktas mot dem. De kommer att ifrågasätta om du kan se riskerna och utmaningarna eller undra om du försöker dölja något och föra dem bakom ljuset.

Å andra sidan visar du öppenhet och ansvarstagande när du lyfter fram risker eller delar med dig av dina farhågor. Det ger dig också en möjlighet att göra något åt saken och uppmärksamma dem som kan hjälpa dig att ta itu med problemen.

Det är i balansen mellan goda och dåliga nyheter – och i att dela de ärliga, ofiltrerade insikter som styrelsen behöver – som AI kan vara till hjälp. Lucias funktion "Candid Analysis" granskar till exempel ditt underlag medan du skriver, analyserar graden av öppenhet i texten och ger dig en realtidssammanfattning så att du kan jämföra ”positivitetsnivån” i din rapport med en bästa praxis-standard. Det ger dig möjlighet att både bedöma om du har hittat rätt balans och göra nödvändiga justeringar.

3. Tillbaka till framtiden: använd AI för att balansera tillbakablickande med framåtblickande

Du kan inte köra bil genom att titta i backspegeln. Inte heller kan man driva ett företag på det sättet.

Ditt styrelsematerial bör återspegla detta genom att blicka framåt och hjälpa styrelseledamöterna att se vad som ligger framför dem. Det innebär att du måste fundera över framtidsutsikterna och konsekvenserna av det aktuella ämnet.

När du gör det blir skrivandet av ditt styrelsematerial en möjlighet att fundera över den förändring som behövs och att konkretisera starkare förslag. Det är din chans att påverka hur organisationen använder sina resurser. Det visar också din potential som ledare. Genom att skriva en rapport som både blickar bakåt och framåt, framstår du som någon som kan hantera dagens affärer samtidigt som du formar morgondagens verksamhet.

Trots det, när vi granskar mötespaket, är de vanligtvis mycket inriktade på det förflutna. Nästan hälften (43 %) av de styrelseledamöter som vi har tillfrågat sedan vi började samla in data om mötespaket 2019 säger att deras styrelseunderlag är för bakåtblickande.

Så, hur kan AI hjälpa till? Ett relativt välkänt alternativ är att använda AI-verktyg för att sålla igenom stora datamängder, identifiera trender och mönster samt kartlägga olika tänkbara scenarier som kan bidra till din analys av resultat och utvecklingen av framtida planer.

När det gäller att kommunicera dessa insikter kan AI-verktyg ge värdefull feedback om ditt skrivande i realtid. Lucias "Forward Analysis"-funktion mäter till exempel i vilken utsträckning dina rapporter innehåller framåtblickande eller bakåtblickande formuleringar och jämför sedan detta med en bästa praxis-standard, vilket hjälper dig att avgöra om du har hittat rätt balans – och ger dig sedan möjlighet att korrigera.

Vår undersökning under de senaste 18 månaderna har identifierat tre sätt som AI kan förändra processen att skriva styrelseunderlag: att hjälpa till att formulera sammanfattningar, påpeka var texten kan förbättras för att bli mer framåtblickande och ge uppriktiga insikter. Oavsett om du bara är nyfiken på AI eller redan fullt ut har tagit den till dig, står det klart att denna teknik är här för att stanna. Och i kombination med ledningens omdöme och erfarenhet kan den bli ett värdefullt nytt verktyg för att ta itu med gamla, välkända problem med mötespaket.